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PROJEKTABSCHLUSS UND PROJEKTBEWERTUNG

Jedes Projekt muss formal beendet werden [23].

Dazu muss

  • die erbrachte Leistung durch den Auftraggeber abgenommen,
  • die Projektkosten ermittelt und das kaufmännische Controlling beendet,
  • die Lehren für das nächste Projekt gezogen und
  • für den Fall des autonomen Managements das Team auflöst und Vollmachten zurückgeben werden.

In der Praxis ist der systematische Abschluss eines Projekts von großer Bedeutung. Aufgaben und Probleme, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden sind, werden einer

  • Zielebene (z. B. Abnahmeverfahren, Tests und Überprüfungen, Auflösung der wichtigsten Beziehungen zu den Stakeholdern des Projekts) und
  • Beziehungsebene (das Team verliert allmählich seine Identität; die Mitglieder des Projektteams wollen das Projekt möglicherweise rechtzeitig verlassen, um sich einem anderen Projekt anzuschließen) zugeordnet.

Daher ist es wichtig, sowohl die Themen auf der Zielebene im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass die noch ausstehende Arbeit rechtzeitig und vollständig geliefert wird, als auch die Themen auf der Beziehungsebene. Um z. B. zu verhindern, dass Teammitglieder zu früh gehen, könnte ihnen eine neue Position zugesichert werden.

Es ist wichtig, dass Projektteam noch einmal zusammenzubringen, um sich für die Zusammenarbeit zu bedanken. Dies könnte mit einem Abschlussessen oder einer Abschlussfeier verbunden werden (je nach Größe und Bedeutung des Projekts).

Meeting zum Projektabschluss

Die Teilnehmer des Treffens analysieren und bewerten die

  • Projektergebnisse,
  • Projektabläufe und
  • Konsequenzen für die Nachprojektphase. Sie dokumentieren auch die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und weisen die noch zu erledigenden Aufgaben zu.

Anschließend kann der finale Report erstellt werden, welcher u. a. folgende Punkte enthalten sollte:

  1. Informationen über
  2. die zu Beginn geplanten und die tatsächlich erreichten Qualitätsziele,
  3. ursprünglich geplanter und tatsächlicher Abschlusstermin,
  4. geschätztes Budget und tatsächlich angefallene Kosten.
  5. Die Fragen, was
  6. im Team und in den Beziehungen zu den Projektbeteiligten besonders gut gelaufen ist,
  7. nicht so gut gelaufen ist.
  8. Informationen über
  9. Konsequenzen für zukünftige Projekte, die sich aus den Abweichungen ergeben,
  10. Aufgaben, die noch zu erledigen sind.

Arbeitsschritte nach dem Projektabschluss
Die gewonnen Erkenntnisse werden ich beim nächsten Projekt nützlich sein und können z. B. zur Anpassung bereits vorhandenee Verfahrensanweisungen, Templates und Dokumente verwendet werden.