PROJEKTCHECK¶
Projekt oder Routinetätigkeit?¶
Sie bekommen eine neue Aufgabe gestellt und möchten qualifiziert an die Arbeit gehen. Dazu muss zunächst die Frage geklärt werden, ob es sich um ein Projekt [1], oder eine Routinetätigkeit handelt.
Dies kann mithilfe des Projektchecks anhand von sieben Fragen überprüft werden:
Kann jede Frage mit „Ja“ beantwortet werden?
In diesem Fall kann davon ausgegangen werden, dass es sich bei der neuen Aufgabe um ein Projekt handelt.
Nicht jeder Punkt kann mit „Ja“ beantwortet werden?
Das ist kein Problem, der eine oder andere Teil der Aufgabe kann durch Methoden des Projektmanagements unterstützt werden.
Die Antwort hieß des öfteren „Nein“?
Das ist auch kein Problem, bei der Aufgabe handelt es sich dann um eine Routinetätigkeit und wird als solche bearbeitet.
Anschließend sollten die einzelnen Punkte des Projektchecks reflektiert werden.
- Gibt es bereits ein Ziel, das vor Beginn der Arbeit definiert wurde?
Welches Ergebnis wird am Ende des Projekts vorliegen? Wie lange wird es dauern oder gibt es zeitliche Beschränkungen? Wie viel wird es kosten und gibt es finanzielle Einschränkungen? - Sind die Ressourcen begrenzt?
Welche Helfer, Maschinen, Anlagen etc. stehen nur begrenzt zur Verfügung? Wann wird diese Unterstützung benötigt? Was muss dafür aufgewendt werden? - Ist das Projekt interdisziplinär zu bearbeiten?
Welche Expertise müssen die Helfer einbringen? Welche Ausbildung sollten sie vorweisen können? Kommen die Helfer aus unterschiedlichen Abteilungen, Bereichen, Unternehmen, Kulturkreisen? - Gibt es bereits festgelegte Ergebnisverantwortung?
Wer ist der Auftraggeber? Wer gibt die erforderlichen Finanzmittel? Können einzelne Themengebiete des Projekts als Teilprojekt oder Arbeitspaket zusammengefasst und delegiert werden? - Handelt es sich um ein komplexes Vorhaben?
Warum ist die Aufgabe schwierig zu lösen? Sind die Helfer räumlich verteilt? Sprechen alle die gleiche Sprache? Verstehen sich die Helfer untereinander? Gibt es Abstimmungsprobleme, z. B. wegen unterschiedlicher Fachtermini? - Ist es ein neuartiges Vorhaben?
Kann u. U. auf Wissen aus ähnlichen Vorhaben zurückgegriffen werden? Lassen sich einzelne Arbeitsprozesse aus Routinetätigkeiten ableiten? - Gibt es einen definierten Anfang und Abschluss?
Wann kann mit der Zielformulierung für einen konkreten Projektvertrag begonnen werden? Wann ist die Planung und die Organisation des Projekts abgeschlossen? Wann liegt das Ergebnis des Projekts vor? Wann wird bewertet, wie viel das Projekt tatsächlich gekostet hat? Wann werden die Erkenntnisse aus dem Projekt zusammengefasst und dem Unternehmen zur Verfügung gestellt?
Nach Abschluss des Projektchecks wird die Projektakte erstellt.