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ERSTELLUNG DES PROJEKTSTRUKTURPLANS (PSP) IM TEAM

Manches Projekt erfordert die Planung von Arbeitspaketen (AP) oder Teilaufgaben [13]. Diese entstammen dem Projektstrukturplan (PSP).

Indizien, die für die PSP-Erstellung und die AP-Definition sprechen, sind

  • die Erkenntnis, dass im Phasenplan Überlappungen, kosten- und/ oder zeitintensive Phasen vorliegen,
  • bestehende Befürchtungen bzgl. Projektumsetzbarkeit,
  • zu erwartende, möglicherweise erhebliche Risiken.

Erstellung des PSP in Teamarbeit
Datum der PSP-Erstellung, Teilnehmerkreis (wenn möglich sind hier Mitarbeiter einzubinden, die aus ihrem Fachgebiet Wissen und Erfahrung, d. h. Kompetenz, einbringen können).

Ablauf des Workshops
Die Frage für diesen Workshop lautet, „Was ist zu tun, um die Aufgabe zu lösen?“. Achtung: Die Antworten geben zunächst keine Aufschlüsse über zu erwartende Kosten bzw. erforderliche Zeiten. Dafür wird das im Folgenden auszuarbeitende Arbeitspaket benötigt, dazu später mehr. Jedes Teammitglied schreibt die Antworten auf, wobei darauf geachtet werden sollte, dass nicht nur Hauptworte benannt werden, sondern die Tätigkeitsworte zugestellt werden (falsch: Aufstellungsplan, richtig: Aufstellungsplan erstellen). Es liegt hier eine klassische Kreativitätstechnik, das Brainwriting, vor. Natürlich kann der erste Arbeitsschritt z. B. mittels Mind-Mapping unterlegt werden. Alle Antworten werden nachfolgend auf MetaPlan-Karten übertragen.
Einzelarbeit: 20 min

Ein Moderator wird benannt. Dessen Aufgabe besteht nun darin, zusammen mit dem Team einzelne Antworten zu Clustern zusammenzufassen und Überschriften für die Cluster zu definieren. Sind alle Themen zusammengefasst, kann noch eine zusätzliche Überprüfung auf Erweiterbarkeit (neue Überschriften) und Vertiefungsfähigkeit (neue Aufgaben) hilfreich sein, um die Vollständigkeit zu erhöhen.
Moderierte Teamarbeit: 25 min

Bei besonders kritischen Projekten kann es hilfreich sein, den PSP in unterschiedlichen Orientierungen darzustellen (phasen-, funktions-, objektorientiert), um eventuelle Leerstellen aufzulösen.
Moderierte Teamarbeit: 25 min

Arbeitsschritte nach dem Workshop
Die Arbeitspakete werden zur Ausformulierung delegiert [14].