ERSTELLUNG DES PROJEKTSTRUKTURPLANS (PSP) IM TEAM¶

Manches Projekt erfordert die Planung von Arbeitspaketen (AP) oder Teilaufgaben [13]. Diese entstammen dem Projektstrukturplan (PSP), der alle Aktivitäten eines Projekts darstellt und hat eine zentrale Frage: "Was ist in unserem Projekt zu tun?". Der PSP erweist sich als wertvolles Instrument, um ein Projekt in überschaubare Arbeitseinheiten und Aufgaben zu gliedern. Dadurch wird vermieden, dass wesentliche Teilaufgaben übersehen werden. In vielen komplexen Projekten ist der PSP das Herzstück und das zentrale Ordnungssystem, um eine klare Struktur zu schaffen.

Indizien, die für die PSP-Erstellung und die AP-Definition sprechen, sind¶

• die Erkenntnis, dass im Phasenplan Überlappungen, kosten- und / oder zeitintensive Phasen vorliegen,
• bestehende Befürchtungen bzgl. Projektumsetzbarkeit,
• zu erwartende, möglicherweise erhebliche Risiken.

Erstellung des PSP in Teamarbeit mit Hilfe eines Workshops¶

Datum der PSP-Erstellung, Teilnehmerkreis (wenn möglich sind hier Mitarbeiter einzubinden, die aus ihrem Fachgebiet Wissen und Erfahrung, d. h. Kompetenz, einbringen können).

Ablauf des Workshops¶

Die Frage für diesen Workshop lautet, „Was ist zu tun, um die Aufgabe zu lösen?“. Achtung: Die Antworten auf diese Frage geben zunächst keine Auskunft über die zu erwartenden Kosten oder den Zeitaufwand. Der Projektstrukturplan enthält weder Projektziele noch Prozessziele. Diese Informationen ergeben sich aus den definierten Arbeitspaketen. Jedes Teammitglied schreibt die Antworten auf die Frage auf, wobei darauf geachtet werden sollte, dass nicht nur einzelne Worte genannt werden, sondern Stichpunkte, bzw. ganze Sätze verwendet werden (falsch: Aufstellungsplan, richtig: Aufstellungsplan erstellen). Es liegt hier eine klassische Kreativitätstechnik, das Brainwriting, vor. Natürlich kann der erste Arbeitsschritt z. B. mittels Mind-Mapping unterlegt werden. Alle Antworten werden nachfolgend auf MetaPlan-Karten übertragen.
Einzelarbeit: 20 min

Ein Moderator wird benannt. Dessen Aufgabe besteht nun darin, zusammen mit dem Team einzelne Antworten zu Clustern zusammenzufassen und Überschriften für die Cluster zu definieren. Sind alle Themen zusammengefasst, kann noch eine zusätzliche Überprüfung auf Erweiterbarkeit (neue Überschriften) und Vertiefungsfähigkeit (neue Aufgaben) hilfreich sein, um die Vollständigkeit zu erhöhen. Somit sind die Arbeitspakete definiert.
Moderierte Teamarbeit: 25 min

Bei besonders kritischen Projekten kann es hilfreich sein, den PSP in unterschiedlichen Orientierungen darzustellen (phasen-, funktions-, objektorientiert), um eventuelle Leerstellen aufzulösen.
Moderierte Teamarbeit: 25 min

Arbeitsschritte nach dem Workshop¶

Die Arbeitspakete werden zur Ausformulierung delegiert [14].