ZEITMANAGEMENT¶

Klarheit über die Lebensziele¶

Als Projektmanager ist man in ein Team, eine Unterorganisation usw. eingebunden. Das bedeutet, dass die Entscheidungen, die getroffen werden, das Team, die Organisation, aber auch die eigene Familie und die Gesellschaft beeinflussen. Der wichtigste Schritt ist daher, sich dessen bewusst zu werden. Für ein gutes Zeitmanagement muss Klarheit über die Lebensziele herrschen. Dabei hilft:

1. Die Grabrede
   Die Grabredenmethode ist eine Reflexionstechnik, bei der man sich vorstellt, welche Ziele und Errungenschaften in einer hypothetischen Trauerrede über das eigene Leben erwähnt werden sollten.

2. Null-Null-Reflexion
   Die Null-Null-Reflexion ist eine kreative Technik zum Setzen der eigenen Lebensziele, für all diejenigen, die keine Zeit haben. Dabei werden über einen Zeitraum von zwei Wochen die Aufenthalte auf der Toilette genutzt, um alle möglichen privaten und beruflichen Ziele zu notieren und so einen besseren Überblick über die eigenen Lebensziele zu bekommen.

Die so erkannten Themengebiete geben Aufschluss über die Mission, strategische Ausrichtung, Wünsche und Lebensvorstellungen.

Zeitmanagementmethoden [32]¶

Sind diese für den Projektmanager wichtigen Themen mit Maßnahmen und Terminen hinterlegt, können weitere Aufgaben um diese Themen gruppiert, ein qualifiziertes Zeitmanagement betrieben und geeignete Methoden angewendet werden.

Die Zeit spielt beim Selbstmanagement eine zentrale Rolle. Ein effizientes Zeitmanagement schützt nicht nur die eigene Gesundheit, sondern spart auch dem Unternehmen Geld, denn ein schlecht organisierter Mitarbeiter arbeitet in der Regel ineffizient.

Die folgenden drei Erfolgsfaktoren bilden die Grundlage für ein effizientes Zeitmanagement:

Prioritäten setzen¶

Zur Priorisierung von Aufgaben kann z. B. die Eisenhower-Matrix verwendet werden. Dazu werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit in vier Kategorien eingeteilt. Anschließend wird die passende Strategie zur Bewältigung der Aufgaben ausgewählt.

Die Fähigkeit, nein zu sagen¶

Ein Projektmanager muss lernen, dem Team und auch den Vorgesetzten gegenüber Nein zu sagen und die Angst, sich unbeliebt zu machen, zu überwinden. Wenn sie nicht lernen, Nein zu sagen, werden sie irgendwann dem Burnout-Syndrom zum Opfer fallen. Körper und Geist funktionieren nicht mehr effektiv und es kann sogar zu ernsthaften körperlichen und seelischen Schäden kommen. Nein zu sagen ist nicht nur akzeptabel, sondern auch ein Zeichen persönlicher Stärke.

Die Fähigkeit zu delegieren¶

Weitere Hilfsmittel¶

Neben diesen drei Hauptmethoden des Zeitmanagements gibt es eine Vielzahl von Werkzeugen, die dabei helfen, Prioritäten zu setzen und so die Zeit zu managen:

• Terminplanung und -verfolgung
• Nutzung von Ablage-, Dokumentations- und Archivierungssystemen
• Schaffung einer ruhigen Arbeitsumgebung
• Nutzung moderner Kommunikations- und Informationsmethodik