Herausforderung Mensch¶

Manche Herausforderungen im täglichen Projektgeschäft sind als "Grundrauschen" fast zu vernachlässigen, andere erfordern schon fortgeschrittene Projektkompetenz, um sie zu meistern. Und dann ist da noch die größte und am wenigsten kontrollierbare Herausforderung - der Mensch. Warum ist die Personalplanung in Projekten so schwierig - und muss das tägliche Chaos sein? Schließlich ist der Alltag im Projektmanagement oft genug zum Haare raufen. Warum sind verlässliche Planung und funktionierende Ressourcenverteilung eigentlich so schwierig? Ist es wirklich besser, wenn Projekte weniger von Menschen beeinflusst werden? Und warum ist "ungefähr" oft realistischer als "genau"?

Wir beleuchten die Herausforderungen im Projektmanagement, beschäftigen uns mit Planungen und zeigen, wie die Möglichkeit, ungenau zu planen, das Projektmanagement erheblich vereinfachen kann.

Offensichtliche Herausforderungen¶

Darunter können Aspekte verstanden werden, die jedem im Projektmanagement klar sind, wenn mit mehreren Personen koordiniert geplant werden muss.

Dazu gehören:

Es muss eine gemeinsame freie Zeit gefunden werden, in der alle ausreichend Arbeitszeit zur Verfügung haben. Das ist bei Meetings schon schwierig genug. Außerdem müssen die richtigen Personen verfügbar sein, das heißt, die Personen müssen über die notwendigen Fähigkeiten (Skills) verfügen, um die Arbeit zu erledigen.

Eine weitere wichtige Komponente ist die Abhängigkeit der Arbeiten voneinander. Einige Personen können erst mit ihrer Arbeit beginnen, wenn andere Personen ihren Arbeitsschritt beendet haben. Alles zusammen wird durch Bedingungen wie Zeit und Menge begrenzt. Man kann nicht endlos an etwas arbeiten, egal mit welchem Aufwand, sondern muss seine Arbeit zu einem bestimmten, wenn auch nicht genau festgelegten Zeitpunkt beendet haben.

Diese Zeit und / oder der Arbeitsaufwand werden oft vorgegeben, nicht selten von Menschen, die die Menge und die Zeit für eine Aufgabe gar nicht richtig einschätzen können.

Gesteigerte Herausforderungen¶

Die nächste Ebene der Einflussfaktoren ist nicht mehr so offensichtlich:

Menschen in Unternehmen sind manchmal einfach nicht da. Sie sind im Urlaub, in Elternzeit oder krank. Einige dieser Abwesenheiten sind vorhersehbar, wie zum Beispiel der Sommerurlaub. Andere sind schwer oder gar nicht vorhersehbar, wie Unfälle oder Krankheiten.

Ein weiteres Problem ist die Tatsache, dass sich zwischen dem Zeitpunkt der Planung und dem Zeitpunkt des Arbeitsbeginns die Aufgabenstellung ändern kann. Dies kann z. B. dadurch ausgelöst werden, dass ein Auftraggeber seine Meinung geändert hat. Oder durch neue Erkenntnisse, die in der Zwischenzeit gewonnen wurden und Auswirkungen auf die ursprüngliche Arbeitsplanung haben.

In solchen Fällen muss der ursprüngliche Plan angepasst werden, was dazu führen kann, dass die gesamte Arbeitskette geändert werden muss. Eine solche Planänderung kann ähnlich aufwändig sein wie die ursprüngliche Planung.

Die größte Herausforderung – der Mensch¶

Menschen sind nicht darauf "programmiert", die Zukunft genau vorhersagen zu können. Das müssen sie auch nicht und mussten es auch lange Zeit nicht.

In der Frühzeit lebten die Menschen als Jäger und Sammler quasi agil.

Später - im Zeitalter von Ackerbau und Viehzucht - waren es die Jahreszeiten, die eine sehr grobe Planung praktisch vorgaben. Temperatur und Tageslicht bestimmten die zeitliche Planung.

Im Industriezeitalter, unter dem Diktat der Uhr, der zu produzierenden Stückzahl und der Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte, wurde im Akkord gearbeitet und eben auch so geplant. Das war, auch ohne Computer, gar nicht so schwer. Denn die Zeit, die für einen Arbeitsschritt benötigt wurde, war bekannt, die Abläufe waren immer gleich und Licht gab es auch immer. Die Arbeitsfolge, die Anlieferung der Teile und die Automatisierung konnten immer weiter und immer detaillierter optimiert werden. Die Tätigkeiten waren für die einzelnen Personen monoton, aber für das Unternehmen berechenbar und messbar.

Es gab aber auch damals schon Arbeiten, die nicht diesem Modell unterlagen - nämlich Forschung und Entwicklung. Hier konnte und wurde nicht im Akkord gearbeitet. Andere Aspekte wie Kreativität und Zufall waren bei diesen "Projekten" entscheidend, womit wir bei der heutigen Zeit wären.

Auch wenn dies nicht pauschal und absolut für alle Projekte und Unternehmen gilt, so lässt sich doch feststellen, dass akkordähnliche Routine eher selten anzutreffen ist. In vielen Fällen ist jede Arbeit in einem Projekt einzigartig. Diese Arbeiten wurden noch nie zuvor durchgeführt. Das bedeutet, dass sie schwer vorhersehbar sind, sowohl was den Zeitbedarf als auch was den Arbeitsaufwand und sogar die generelle Durchführbarkeit betrifft. Hinzu kommt, dass die Menschen heute nicht mehr wie früher in der Fabrik arbeiten, in einem immer wiederkehrenden Arbeitsschritt. Sie sind weniger spezialisiert, sondern können aufgrund ihrer gestiegenen Qualifikation viele völlig unterschiedliche oder sogar völlig neue Arbeiten ausführen. Mit dieser Qualifikation und der universellen Einsetzbarkeit der Arbeitskraft tritt auch der eigentliche menschliche Faktor stärker in den Vordergrund: Die meisten Menschen wünschen sich eine stimulierende Arbeit, was in diesem Zusammenhang mit Abwechslung gleichzusetzen ist. Dieses Streben ist individuell unterschiedlich ausgeprägt und wird von außerberuflichen Interessen beeinflusst oder überlagert.

Im Informationszeitalter sind es eher geistige Tätigkeiten und Begriffe wie Kreativität, Dynamik und Ideen, die eine Arbeit wertvoll erscheinen lassen, und die Besten unter den Mitarbeitenden wollen hier gefordert und gefördert, aber nicht überfordert werden.