Hybride Planung – das optimale Umfeld für eine KI¶

Die Projektplanung ist ein Teilbereich des Projektmanagements, in dem eine KI ihre Fähigkeiten besonders eindrucksvoll unter Beweis stellen kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Projektmanagement mit der sogenannten hybriden Planung ein optimales Umfeld für eine KI schafft. Darunter verstehen wir bei Can Do die Kombination aus Wasserfall-, rollierender und agiler Planung.

Die rollierende Planung¶

Können wir davon ausgehen, dass zukünftige Ereignisse umso schwieriger vorherzusagen sind, je weiter sie in der Zukunft liegen? Bedingt ist die Antwort ja. Wiederkehrende Ereignisse wie der Ramadan, Sonnenfinsternisse oder Weihnachten lassen sich ziemlich genau vorhersagen. Aber wann wird der Administrator mit der Installation fertig sein? Das weiß er meist selbst nicht.

Ein Blick in den Kalender hilft. Die Planung dort folgt genau diesem Prinzip: Ereignisse, die in ferner Zukunft liegen, sind schwer vorhersehbar oder derzeit unbekannt. Das Ergebnis: Der Kalender ist voll mit vielen Terminen, die für die nächsten Tage und vielleicht ein paar Wochen genau geplant sind. Dann werden die Einträge immer weniger und die konkreten Zeitangaben immer seltener. Unterbrochen wird das Ganze von genau vorhersehbaren Terminen wie Feiertagen und steuerbaren festen Terminen wie Urlaub.

Das oben genannte Prinzip lässt sich um eine Ableitung der Genauigkeit erweitern: Je weiter ein Ereignis in der Zukunft liegt, desto weniger Details sind planbar.

Daraus lässt sich (stark vereinfacht) das Planungsverfahren der rollierenden Planung ableiten: Ich plane kurzfristig genau bzw. fein und langfristig ungenau bzw. grob.

Übertragen auf das Projektmanagement bedeutet dies, dass Arbeitspakete in der nahen Zukunft (wenige Tage oder Wochen) detailliert geplant werden - aber immer noch ungenau, da sie auf dem Wissen und den Annahmen des Planenden basieren. Je weiter der Planungshorizont reicht, desto mehr Arbeiten werden zu Gruppen zusammengefasst (Gewerke, Phasen, Epics etc.). Diese Zusammenfassung wird dann in detailliertere Arbeiten zerlegt, wenn sie "näher dran" ist.

Eine Planung ist also zu Beginn grob, d. h. mit wenigen Planungsobjekten, und wird im Laufe der Zeit immer detaillierter. Beispielsweise besteht der Plan zu Beginn des Projektes aus 10 Planungsobjekten, am Ende des Projektes aus 2.000.

Bei der rollierenden Planung wird ständig eine "Detailwelle" vor sich hergeschoben, bis das Projektziel erreicht ist. Diese Vorgehensweise ist realistisch und entspricht der menschlichen Denkweise. Die Praxis zeigt: Eine Planung wird nicht realistischer, je detaillierter sie ist. Dennoch gibt es sie, die riesigen Detailpläne, die ein Projekt teilweise auf den Tag genau und über Jahre hinweg planen. Sie basieren aber nicht auf vernünftigen Annahmen, sondern entstehen oft aus der Angst des Planenden, etwas zu vergessen. Oder sie sind schlicht Wunschdenken. Bedenken Sie immer: Nur weil etwas en détail im Projektplan steht, ist es noch lange nicht garantiert, dass es auch so eintritt.

Die agile Planung¶

Die agile Planung ist eine extreme Variante der oben beschriebenen Methode. Sie ist vor allem in der IT-Branche populär. Sie entstand aus der Erkenntnis, dass die meisten IT-Projekte in der Vergangenheit verspätet abgeschlossen wurden, teurer wurden und / oder die Erwartungen nicht erfüllten. Daher wurde die Planung darauf abgestimmt, dass solche Projekte eben mit einer gewissen Unvorhersehbarkeit behaftet sind.

Wenn ein Projekt und die damit verbundenen Arbeiten nicht vorhersehbar sind, ist es logisch, "auf Sicht zu fahren". Man arbeitet von Tag zu Tag oder von Sprint zu Sprint. Man ist fertig, wenn man fertig ist - wann auch immer. Diese Methode ist nicht so schlecht, wie es hier vielleicht klingt, aber sie muss kritisch reflektiert werden. Es gibt durchaus IT-Projekte (und auch andere Projekte, z. B. im Bauwesen), die erfolgreich geplant und durchgeführt werden könnten. Und wenn es berechtigte Kritik an Projekten gibt, neigen wir alle dazu, dies auf menschliches Versagen anderer zurückzuführen. Das ist oberflächlich und falsch: Oft sind es ganz andere Einflussfaktoren, die ein Projekt oder Vorhaben scheitern lassen. Und meist ist auch vielen Beteiligten von Anfang an klar, dass das Projekt nicht wie geplant ablaufen kann und wird. Aber wirtschaftliche Zwänge, mangelnde Vorbereitungszeit und die Einflussnahme von wenig qualifizierten Personen machen eine wirklich gute und realistische Planung von Anfang an obsolet.

Natürlich könnten Technik-Fachleute ein Projekt wie Stuttgart 21 oder den Berliner Flughafen theoretisch exakt vorhersagen - zumindest zu 80 bis 90 Prozent. Das würde aber einen nicht zu rechtfertigenden Planungsaufwand bedeuten. Zudem müsste mit gewissen Toleranzen geplant werden, was anderen Entscheidungsträgern und der klassischen Budgetplanung staatlicher oder kommerzieller Unternehmen widerspricht. Auf Basis eines (realistischen) Angebots "zwischen acht und zehn Millionen" wird leider kein Auftrag vergeben. Vielmehr erhält das Unternehmen mit dem billigsten Angebot den Zuschlag.

Es ist durchaus sinnvoll, nur das zu planen, was man vorhersehen kann. Schließlich soll der Plan für ein Projekt die anzunehmende Zukunft abbilden und nicht nur eine Wunschvorstellung formulieren. Zu dieser Zukunft kann aber auch gehören, dass man etwas nicht weiß und einfach ausprobieren muss, ob es funktioniert.

Diese Aufgabe kann in der IT schneller gelöst werden als in anderen Projekten. Das unterscheidet eine agile, cloud-basierte IT-Branche von den meisten anderen Branchen in "alten" Industrieländern wie Deutschland. Der angestrebte Perfektionismus in Branchen wie der Bau-, Automobil- oder Maschinenindustrie ist grundlegend verankert, da solche Probleme dort nicht vergleichsweise schnell, kostengünstig und einfach zu lösen sind. Deshalb hat sich agiles Arbeiten gerade in der IT-Branche sinnvoll entwickelt und etabliert - in anderen Branchen eben nicht.

So sinnvoll es auch sein mag: Agile Arbeit und agile Projektplanung sind manchmal nicht möglich, auch wenn das Management dies zur Darstellung der eigenen Modernität postuliert.

Ideale Kombination: Die hybride Planung¶

Wenn nun aber weder die rollierende noch die agile Planung als Standardwerkzeug für alle Projektplanungsfälle dienen kann - was dann? Einen Ausweg aus diesem Dilemma könnte der Ansatz der hybriden Planung bieten. Dabei werden zwei Planungstechniken miteinander kombiniert:

1. Auf der groben Ebene wird klassisch, also rollierend, geplant.
2. Im Detail wird agil geplant.

Kombiniert mit der Möglichkeit, auch auf grober Ebene ungenau zu planen, kommen wir einer realistischen und wahrscheinlichen Planung, die dem Wissensstand der Menschen entspricht, sehr nahe.

Diese Planungsmethode klingt zunächst kompliziert, ist es aber gar nicht. In der klassischen Langfristplanung mit ihren Meilensteinen, Phasen und Budgets wird eine - ungenaue - Wunschvorstellung aus einer groben Perspektive formuliert. Im Detail, bei der eigentlichen Umsetzung, wird auf Sicht (im Rahmen von Sprints) geplant. Der Rahmen der Grobplanung wird dabei nicht verlassen. Es wird lediglich der Faktor Mensch auf verschiedenen, quasi vertikalen und horizontalen Planungsebenen berücksichtigt. Auf der strategischen Ebene werden Wünsche, die nicht unrealistisch sind, vage beschrieben.

Beispiel: "Projektende im 4. Quartal". Auf der operativen Ebene, die einen hohen Detaillierungsgrad hat, werden die Arbeiten nur für zwei Wochen (ein Sprint) und / oder etwas länger (2 bis 3 Sprints) geplant. So kommen die unterschiedlichen Sichtweisen der "strategischen" Manager und der "im Detail lebenden" Projektmitarbeitenden zusammen und ergänzen sich zielführend. Agiles Arbeiten ist dynamisch und passt sich ständig an neue Erkenntnisse und Gegebenheiten an - alles ist im Fluss. Strategische Planung hingegen hat das "große Ganze" im Blick, geht von einem langen Zeithorizont aus und ist stark von Unschärfe geprägt. Die hybride Planungstechnik nimmt das Beste aus beiden Welten und wird damit dem Denken und Handeln aller Akteure gerecht. Sie ist auf die meisten, aber natürlich nicht auf alle Projektherausforderungen anwendbar.