Kapitel 7 - Erstellung des Phasenmodells: Teil 1¶

Geschichte¶

Unterdessen findet im Büro eine weitere hitzige Diskussion statt. "Ich habe den Verantwortlichen für das Arbeitspaket gefragt, wie lange es wohl dauern wird, und mittlerweile hat es mehr als doppelt so lange gedauert. Das erlebe ich ständig - Experten, die nicht abschätzen können, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen!", beschwert sich Harry Anson frustriert bei seiner Kollegin Karen Wilson. "Weißt du", sagt Karen, "es ist immer das Gleiche. Ich habe kürzlich eine ähnliche Erfahrung gemacht. Allerdings war ich diejenige, die sich falsch ausgedrückt und damit ein Missverständnis provoziert hat. Ich habe meiner Tochter ein neues Handy geschenkt. Ich war gerade in das Taxi gestiegen, um zum Flughafen zu fahren, als sie mir schrieb und fragte, wie lange es wohl dauern würde. Ich dachte, sie meinte den Flug, also antwortete ich: 'Etwa eine Stunde.' Später am Tag rief sie mich an und beschwerte sich, dass sie mich nicht wie versprochen erreichen konnte. 'Was war passiert? Warum war dein Handy die ganze Zeit ausgeschaltet? 'Ich dachte, dir wäre etwas passiert und ich konnte mich in der Schule nicht konzentrieren. Ich hatte Angst.‘ Meine Kleine war sehr aufgebracht", fügt Karen Wilson hinzu.

"Aber was war das Problem?", fragte Harry Anson.

"Eigentlich gab es gar kein Problem, nur ein Missverständnis. Der Flug dauerte eine Stunde, aber meine Tochter wollte wissen, wie lange ich insgesamt unterwegs sein würde, was in Wirklichkeit wesentlich länger ist". - "Natürlich", sagt Harry, "man muss zum Flughafen fahren, einchecken, durch die Passkontrolle gehen, am Gate warten und dann ins Flugzeug steigen, bevor es abhebt. Nach der Landung fährt man mit dem Shuttlebus zum Terminal, holt sein Gepäck und läuft zum Taxistand. Das dauert locker drei Stunden. - "Genau, und von drei Stunden habe ich nichts gesagt. Wir hatten nur ein Kommunikationsproblem."

"Das zeigt uns etwas Wichtiges. Viele Leute denken nur an die Umsetzungszeit - wie die reine Flugzeit - und vergessen dabei die Aktivitäten vor und nach der Arbeit, die beide sehr zeitaufwändig sein können". Harry fügt hinzu: "Das kann sich auf das gesamte Projekt auswirken - auf die Arbeitspakete, die Teilprojekte und das Projekt als Ganzes. Ja, man startet ein großes Projekt und die Projektdauer reduziert sich auf die Durchführungszeit, obwohl vor und nach der Durchführung noch viel zu tun ist".

Karen fährt fort: "Das kann man in einem Phasenmodell sehen. Wir könnten das Phasenmodell zu einem Standardverfahren in unseren Projekten machen. Zum Beispiel können alle Ideen und Bedürfnisse, Anforderungen und Konzepte, Einschränkungen und Zwänge in Projektziele umgewandelt werden. Die Projektleistung muss genauer spezifiziert werden, Kosten und Termine müssen genauer untersucht und in einen Projektplan integriert werden. Und eine Projektorganisation muss aufgebaut werden. All diese Dinge müssen getan werden, bevor mit der Umsetzung eines Projekts begonnen werden kann. Und das Projekt ist auch nicht abgeschlossen, nur weil das Ergebnis fertig ist, denn es gibt immer wieder Verbesserungen oder nachfolgende Arbeiten".

"Ja", sagt Harry enthusiastisch. "Du musst die Kostenprüfung abschließen. Und das geht erst, wenn alle Arbeiten und Leistungen erbracht wurden." Er deutet auf seine Brieftasche. "Wir haben einen ungewissen Betrag herausgenommen, aber wir wissen nicht genau, wie viel davon noch übrig ist."

"Ein Projekt, welches beinahe abgeschlossen ist, kann uns so viele Dinge verraten und uns wichtige Hinweise geben, wie wir die Projektarbeit in Zukunft verbessern können." "Es wäre so einfach. Wir müssten nur die Projektevaluation zum Abschluss des Projekts machen. Wir könnten alle Arbeitspakete dokumentieren, die wir beim nächsten Mal anders machen müssen und die, die so bleiben können, wie sie sind. Wenn wir all diese Informationen haben, können wir realistische Schätzungen des Zeitaufwands vornehmen, da unsere Bewertung den Zeitaufwand vor und nach den Arbeitspaketen berücksichtigt. Und das gilt nicht nur für Arbeitspakete, sondern auch für Teilprojekte und das gesamte Projekt", fügt Karen lächelnd hinzu.

"Eine weitere gute Sache ist, dass wir uns nicht mehr mit den Kollegen ärgern müssen, weil es keine Kommunikationsprobleme mehr gibt, so dass alles viel weniger stressig ist", sagt Harry Anson zufrieden.