Kapitel 2 - Projektakte: Teil 2¶

Zunächst…¶

Projektbezogene Dokumente können in einer Projektakte oder einem Projektmanagementinformationssystem auf einem zentralen Laufwerk im Intranet des Unternehmens oder online gespeichert werden. Alle Projektbeteiligten sollten über ein effizientes Berichtswesen informiert werden. Dieses System sollte von einer zentralen Stelle (z. B. Projektbüro oder Projektmanagementbüro) verwaltet werden. Damit wird vermieden, dass jeder Projektmanager ein selbst entwickeltes System betreibt.

Die Projektakte - auch Projekthandbuch genannt - ist ein Dokument oder eine Sammlung von Dateien, die die Grundlage für das zukünftige Projekt bilden. Zuerst wird alles notiert, was mit dem Projekt zu tun hat: der Auftraggeber, die Art des Projekts und eine Beschreibung des Projekts. Danach wird das Projekt weiter konkretisiert. Wichtig ist, dass die Projektakte immer vollständig und aktuell ist.

Mögliche Inhalte der Projektakte¶

Projektorganisation

Das Umfeld, in dem das Projekt durchgeführt wird. Es umfasst:

• Projektleitung
• Projektteam
• Lenkungsausschuss
• Auftraggeber
• Projektpartner

Projektdefinition

Die Vorbereitung der Projektplanung. Sie umfasst:

• Akquisitionsunterlagen
• Angebot
• Ziele (Leistung, Kosten, Termine)
• Ist-Analyse
• Vertrag, Auftrag, AGB
• Spezifikation
• Projektbericht (Grobgliederung, Entwurf)

Projektplanung

Die Initialisierung für das Projekt wird hier festgehalten. Sie umfasst:

• Phasenplan, Meilensteinplan
• Projektstrukturplan
• Netzplan
• Aktivitätenliste
• Vorkalkulation
• Risikoanalyse
• Projektbericht, Version 0 (intern, extern)

Projektsteuerung

Betrifft die Durchführung des Projekt. Sie umfasst:

• Aktivitätenliste (fortgeschrieben)
• Arbeitspaketbeschreibung (vereinbart, in Arbeit, abgeschlossen)
• Projektberichte (fortgeschrieben)
• Arbeitsberichte, Tätigkeitsnachweise
• Kalkulation (fortgeschrieben)

Projektabschluss

Die Bewertung des Projekts. Sie umfasst:

• Rechnungslegung
• Qualitätssicherung (Abnahme)
• Nachkalkulation
• Produktgenerierung (Routineprozess)
• Bewertung durch den Auftraggeber
• Allgemeine Erkenntnisse

Projektmaterial

Die Erfassung und Dokumentation des gesamten Projekts. Sie umfasst:

• Konzepte
• Software (CDs, USB-Sticks, Onlinelizenzen)
• Begleitmaterial (wissenschaftliches Material, Artikel, Literatur, Verweise auf Referenzprojekte, Internetrecherche, Quellen)
• Präsentationen (Charts, Handouts)

Wie die Projektakte verwaltet wird¶

Es ist wichtig, dass alle bereitgestellten Informationen zentral gespeichert werden, damit alle Beteiligten darauf zugreifen können. Die Projektakte muss immer auf dem neuesten Stand sein. Wenn Mitglieder des Projektteams krank werden, im Urlaub sind oder aus anderen Gründen das Projekt verlassen, müssen die Schritte in der Projektakte für alle im Team nachvollziehbar sein.

Weitere Dokumente und Kommunikationsmittel¶

Neben der Projektakte gibt es eine Reihe weiterer Dokumente, die im Projektmanagement eine wichtige Rolle spielen und zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Projekts und nach außen dienen.

Projektbericht¶

Der Projektbericht gibt allen Projektbeteiligten einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts. Wenn Probleme oder Abweichungen vom Plan auftreten, sollten diese in diesem Bericht angesprochen werden. Gemeinsam mit dem Team oder den anderen Stakeholdern kann eine Lösung gefunden werden. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, diesen Bericht zu erstellen.

• Cockpit-Report: Bericht mit einer Trendanalyse der Meilensteine. Enthält Informationen zur Einhaltung von Terminen und Kosten sowie zur Qualität der Projektergebnisse.
• Meilenstein-Trendanalyse (erweiterte Meilensteintechnik): Gibt einen schnellen Überblick, ob wichtige Projekttermine eingehalten werden oder nicht. Kann als abgeleitetes (vom Netzplan) oder originäres (geschätztes) Werkzeug verwendet werden.
• Ampelbericht: Dieser Bericht bietet einen vereinfachten Überblick über die Situation. Die Ampelfarben können verwendet werden, um den Projektstatus, abgeschlossene Arbeitspakete, Zwischenergebnisse, aufgetretene Probleme und Gegenmaßnahmen sowie wichtige Projektaktivitäten im folgenden Monat anzuzeigen.

Projektfortschrittsbericht¶

Der Projektfortschrittsbericht dokumentiert den Projektfortschritt seit dem letzten Bericht. Die Häufigkeit der Berichterstattung wird von Ihrem Unternehmen / Auftraggeber o. ä. festgelegt.

Protokolle¶

Es gibt zwei Arten von Protokollen:

• Chronologische Darstellung (= Verlaufsprotokoll, VP)
• Systematische Zusammenfassung (= Ergebnisprotokoll, EP)

Bei der chronologischen Darstellung schreibt der Protokollant die Situation wörtlich auf. Dies ist in sensiblen Situationen (z. B. Konflikten) sinnvoll. Die systematische Zusammenfassung hingegen protokolliert nur die Ergebnisse einer Situation.

Projektabschlussbericht¶

Dieser Bericht bewertet das tatsächliche Projekt und vergleicht es mit den geplanten Anforderungen. Es gibt viele Vorschläge, wie Abschlussberichte strukturiert werden können. Der Mindestberichtsinhalt umfasst folgendes:

• Geplante und erreichte Leistungs-, Termin- und Kostenziele
• Gründe für Abweichungen
• Informationen darüber, was für das Team gut und was schlecht gelaufen ist
• Konsequenzen für künftige Projekte
• Liste noch offener Punkte

Dokumentenbedarfsmatrix¶

Diese Matrix ist hilfreich bei der Ermittlung des Dokumentationsbedarfs und bei der Erstellung der Übergabedokumentation. Sie basiert auf zwei Dimensionen - Dokumenteninhalt und Dokumententyp. Sie fasst die Anforderungen der Stakeholder in einer Liste zusammen und spezifiziert den Berichtstyp, die Häufigkeit, die Zusammenfassung der Anforderungen und die Verteilungsmethode. Außerdem wird sichergestellt, dass die Informationen den Empfängern in der richtigen Menge zur Verfügung gestellt werden. Die Informationen sollten umfangreich genug sein, um ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was vor sich geht, aber in zusammengefasster Form, um sicherzustellen, dass sie den Überblick behalten können.

Projektcontrolling¶

Dokumentenmanagement¶

Das Dokumentenmanagement beschreibt, wo und wie Informationen über den Projektfortschritt dokumentiert werden. Es ermöglicht die Bereitstellung aller Dokumente zu einem bestimmten Thema innerhalb eines angemessenen Zeitraums und mit einem angemessenen Aufwand. Das Dokumentenmanagementteam ist jedoch nicht für den Inhalt der Dokumente (Vollständigkeit und Richtigkeit) verantwortlich. Dokumente sind archivwürdige Aufzeichnungen, die auf verschiedenen Informationsträgern gespeichert werden. Ein Dokument ist archivwürdig, wenn es

• zukünftige Verpflichtungen beschreibt (z. B. Vertrag),
• Arbeitsabläufe definiert (z. B. Arbeitsaufträge),
• Zwischenergebnisse enthält (z. B. Statusbericht mit Freigaben), oder
• als Nachweis für erreichte Ergebnisse dient (z. B. Abschlusszertifikat).

Der Zweck der Projektdokumentation besteht darin, ein System zur Verwaltung der Projektakte einzurichten und aufrechtzuerhalten. Sie ist auch für die Erstellung der Übergabedokumentation wichtig.

Konfigurationsmanagement¶

Eine Konfiguration ist definiert als

• die Funktionen und physischen Eigenschaften eines Produkts oder einer Dienstleistung, wie sie in den unterstützenden Dokumenten beschrieben und im Produkt implementiert sind, oder als
• die detaillierte und vollständige Zusammenstellung und Dokumentation von Projektergebnissen sowie deren systematische Aktualisierung bei der Umsetzung von Projektänderungen.

Konfigurationsmanagement ist eine Managementdisziplin, die während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts angewendet wird, um Transparenz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass das Produkt die vereinbarten funktionalen und physischen Merkmale enthält.

Das Hauptziel des Konfigurationsmanagements besteht darin, die aktuelle Konfiguration eines Produkts zu dokumentieren, den Grad der Erfüllung der physischen und funktionalen Anforderungen zu bestimmen und vollständige Transparenz über diese Aspekte zu gewährleisten. Transparenz der Dokumentation bedeutet die Fähigkeit, auf jede Frage innerhalb einer angemessenen Zeit eine zufriedenstellende Antwort zu geben. In allen Phasen eines Projekts sollten alle Mitglieder eines Projektteams Zugang zu Informationen über das zu liefernde Projekt und den Erstellungsprozess haben, damit sie überprüfen können, ob die einzelnen Konfigurationen - auch als Designmerkmale bezeichnet - physisch mit ihren Schnittstellen verbunden werden können. Das Konfigurationsmanagement stellt auch sicher, dass jedes Mitglied des Projektteams in allen Phasen des Produktlebenszyklus die richtige Dokumentation verwendet.

Änderungsmanagement¶

Änderungsmanagement ist für die Überwachung und Verwaltung von Änderungen erforderlich, die identifiziert, beschrieben, klassifiziert, bewertet, genehmigt, implementiert und überprüft werden müssen. Einige Projekte erfordern kein Konfigurationsmanagement, aber das Änderungsmanagement ist ein wesentlicher Aspekt aller Projekte. Wenn Daten und Fakten nur in einem oder zwei Dokumenten enthalten sind, reicht es aus, eines oder beide Dokumente zu aktualisieren, um festzustellen, dass eine Änderung stattgefunden hat. Konfigurationsmanagement ist nur dann erforderlich, wenn Informationen in vielen verschiedenen Dokumenten geändert werden. Für das Änderungsmanagement ist es wichtig festzustellen, welcher Aspekt von wem geändert wurde.

Wie die Geschichte endet…¶

"Jetzt weißt du, wie eine gut organisierte Projektakte aussehen kann", beendet Dr. Rogers seine Ausführungen. "Nur wenn alles an seinem Platz ist, kann man später auch finden, was man sucht."