Kapitel 2 - Projektakte: Teil 3¶
Zusammenfassung¶
Hier finden Sie die Definitionen der wichtigsten Begrifflichkeiten aus diesem Kapitel.
Projektakte (= Projekthandbuch)
Ein Dokument oder eine Sammlung von Dokumenten, die die Grundlage für das zu planende Projekt bilden. Gilt für jeden Projektmitarbeitenden bis zum Projektabschluss.
Verwechslungsgefahr: Das Projekthandbuch ist nicht das Projektmanagementhandbuch!
Projektmanagementhandbuch
Das Projektmanagementhandbuch legt alle Projektmanagementstandards für die Basisorganisation und alle Projekte innerhalb der Organisation fest. Das Projektmanagementhandbuch enthält verbindliche Richtlinien, die das gesamte Projekt von Anfang bis Ende abdecken. Es beschreibt Prozesse und Verfahren, Aufgaben und Maßnahmen (z. B. regelt es die Kompetenzverteilung zwischen Lenkungsausschuss und Projektmanagementteam).
Projektbericht
Der Projektbericht gibt allen Projektbeteiligten einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts.
Projektfortschrittsbericht
Der Projektfortschrittsbericht dokumentiert den Projektfortschritt seit dem letzten Bericht.
Protokoll, chronologische Darstellung (= Verlaufsprotokoll)
Die Situation wird wörtlich protokolliert.
Protokoll, systematische Zusammenfassung (= Ergebnisprotokoll)
Nur die Ergebnisse einer Situation werden protokolliert.
Projektcontrolling
Laufende Erfassung aktueller Zeit-, Aufwand- / Kosten- und Leistungs- / Qualitätsdaten (zur Projektsteuerung), Auswertung von Abweichungsanalysen und ggf. Einleitung von Maßnahmen. Das Controlling kann je nach Befugnissen des Controllers sehr unterschiedliche Tätigkeiten umfassen.
Konfigurationsmanagement
Detaillierte und vollständige Erfassung und Dokumentation der Projektleistungen und deren systematische Fortschreibung bei Änderungen im Projekt.
Veränderungsmanagement
Bewertung aller Änderungswünsche, insbesondere wenn sie die Projektziele betreffen. Bezieht sich auf Änderungen im Projektumfeld.
Dokumentationsmanagement
Stellt alle erforderlichen Dokumente für jede Frage zur Verfügung. Das Dokumentenmanagement ist nicht für den Inhalt der Dokumente verantwortlich.
Änderungsmanagement
Erforderlich für die Überwachung und das Management von Änderungen, die identifiziert, beschrieben, klassifiziert, bewertet, genehmigt, implementiert und verifiziert werden müssen. Bezieht sich auf Änderungen am Projekt oder Produkt.
Übungsfragen¶
Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen selbstständig. Nehmen Sie sich Zeit und überlegen Sie genau, was Sie antworten würden, bevor Sie sich die Lösungen anzeigen lassen.
Welchen Inhalt sollte ein Projektabschlussbericht haben?
- Geplante und erreichte Leistungs-, Termin- und Kostenziele
- Gründe für Abweichungen
- Informationen darüber, was für das Team gut und was schlecht gelaufen ist
- Konsequenzen für künftige Projekte
- Liste noch offener Punkte
Was ist der Unterschied zwischen einem Ergebnisprotokoll und einem Verlaufsprotokoll?
- Ergebnisprotokoll: Dokumentation der wichtigen Zwischenergebnisse
- Verlaufsprotokoll: Zitate und Verlauf der Besprechung werden wortgenau dokumentiert
Wofür wird eine Dokumentenbedarfsmatrix eingesetzt?
- Sie fasst die Informationsbedürfnisse der Stakeholder in einer Liste zusammen, regelt Berichtsart, Häufigkeit, Verdichtung und Verteiler.
- Sie sorgt dafür, dass die Adressaten die richtige Menge an Informationen erhalten – genug um sich ein Bild zu machen, wenig genug um den Überblick zu behalten.
Wie kann ein Projektbereicht dargestellt werden?
- Cockpit-Report: Bericht mit einer Trendanalyse der Meilensteine. Enthält Informationen zur Einhaltung von Terminen und Kosten sowie zur Qualität der Projektergebnisse.
- Meilenstein-Trendanalyse (erweiterte Meilensteintechnik): Gibt einen schnellen Überblick, ob wichtige Projekttermine eingehalten werden oder nicht. Kann als abgeleitetes (vom Netzplan) oder originäres (geschätztes) Werkzeug verwendet werden.
- Ampelbericht: Dieser Bericht bietet einen vereinfachten Überblick über die Situation. Die Ampelfarben können verwendet werden, um den Projektstatus, abgeschlossene Arbeitspakete, Zwischenergebnisse, aufgetretene Probleme und Gegenmaßnahmen sowie wichtige Projektaktivitäten im folgenden Monat anzuzeigen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagementhandbuch und Projekthandbuch?
- Projektmanagementhandbuch / PM-Handbuch: Alle Projektmanagementstandards des Unternehmens sind hier projektübergreifend festgelegt.
- Projekthandbuch: Alle projektrelevanten Dokumente wie Berichte, Vereinbarungen, Zeichnungen etc. werden hier gesammelt; es gibt ein Handbuch pro Projekt; um Verwechslungen vorzubeugen sollte das Projekthandbuch als Projektakte oder Projektordner bezeichnet werden.