Kapitel 5 - Projektauftrag: Teil 2¶
Was sind die Ziele des Projekts?¶
Die Projektziele müssen definiert werden, bevor das Projekt ausgeführt wird. Was auf den ersten Blick einfach erscheint, ist bei näherer Betrachtung etwas komplizierter. Ein Projektmanager muss mit Methoden der Zielanalyse vertraut sein und den Zusammenhang zwischen dem Projekt und den Unternehmenszielen kennen. Er sollte in der Lage sein, die Beziehungen zwischen den Projektzielen zu analysieren und widersprüchliche Ziele zu priorisieren.
Es gibt drei Hauptzielvorgaben:
- Leistungsziele: Dazu gehört die Definition der Projektergebnisse und der Qualitätsanforderungen (Designziele, Parameter usw.). Die detaillierte Version wird später in der Leistungsbeschreibung (Spezifikation) enthalten sein.
- Terminziele: Der Zeitrahmen und ggf. spezifische Meilensteine werden festgelegt. Dies beinhaltet entweder ein festes Start- und Enddatum oder einen bestimmten Zeitraum für die Erreichung der Projektziele.
- Kostenziele: Jedes Projekt hat einen Geldgeber und ist in gewisser Weise in seinen Ausgaben begrenzt. Daher wird das Budget in der Regel vor der Projektplanung vom Auftraggeber festgelegt oder muss beantragt werden.
Neben den drei Hauptzielvorgaben gibt es die qualitativen und quantitativen Ergebnis- und Prozessziele, welche ebenfalls für ein Projekt vorliegen müssen: Das wichtigste Prozessziel dabei ist die Zufriedenheit der wichtigsten Stakeholder.
Welche Regeln sollte der Projektmanager bei der Zielsetzung beachten?¶
Die Variablen sollten genau spezifiziert werden. Ausdrücke wie "könnte" und "sollte" gilt es zu vermeiden. Komplexe Begriffe wie "Benutzerfreundlichkeit" sollten in einzelne Komponenten zerlegt werden. Projektziele müssen
- mess- und überprüfbar sein.
- präzise, verständlich und positiv formuliert sein.
- möglichst quantifiziert sein.
- lösungsneutral formuliert sein, um mögliche Lösungen nicht von vornherein auszuschließen.
- auf ihre Notwendigkeit hin überprüft werden.
- einzeln als separate Aussagen formuliert sein, d. h. als Anforderungen.
- in einem Dokument zusammengefasst sein.
- von allen Beteiligten akzeptiert werden.
Zielbeziehungen¶
Die Hauptziele Termin, Kosten und Leistung können in einem sogenannten magischen Dreieck angeordnet werden. Dieses magische Dreieck auszubalancieren ist die größte Kunst eines Projektmanagers.
Es gibt keinen "richtigen" Weg, die Balance zu erreichen - Projektmanager brauchen Erfahrung und müssen von Zeit zu Zeit mit den richtigen Managementwerkzeugen nachsteuern.
Manchmal sind diese Ziele voneinander abhängig, es wird daher unterschieden zwischen
- konkurrierenden Zielen und
- komplementären Zielen.
Zielbeziehungen: Der Unterschied zwischen konkurrierenden und komplementären Zielen
- Konkurrierende Ziele: Je mehr das eine Ziel erreicht wird, desto weniger wird das andere Ziel erreicht.
- Komplementäre Ziele: Je vollständiger ein Ziel erreicht wird, desto vollständiger wird auch das zweite Ziel erreicht.
Nach der Identifizierung der Projektziele ist es notwendig, diese zu priorisieren. Dadurch wird unnötiger Druck vermieden und der Fokus auf die Hauptziele gelenkt.
Wenn es darum geht, die Ziele zu definieren, sollten Sie die folgenden acht Regeln befolgen:
- Diskutieren Sie die Ziele mit allen Beteiligten und legen Sie sie gemeinsam fest.
- Formulieren Sie die Ziele klar und verständlich.
- Achten Sie auf die Formulierung und den Ton sowie auf die Reaktion der Teammitglieder.
- Betonen Sie, dass die Ziele erreicht werden müssen.
- Bieten Sie Ihren Teammitgliedern psychologische Unterstützung an, damit sie mit ihrer neuen Verantwortung zurechtkommen.
- Identifizieren Sie die Gründe, wenn (Teil-) Ziele nicht erreicht werden.
- Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre Meinung zu äußern.
- Besprechen Sie regelmäßig die Fortschritte mit den Teammitgliedern.
Die bisher identifizierten Ziele helfen Ihnen, den Projektauftrag mit den wichtigsten Projektbeteiligten zu erstellen. Dieser sollte folgende Punkte enthalten:
- Leistungsziel des Projekts: Welches Problem soll am Ende des Projekts gelöst sein? Was ist der Grund für Ihr Projekt? Was soll bis zum Ende des Projekts erreicht werden?
- Terminziel des Projekts: Wann soll das Projekt beginnen und wann soll das Leistungsziel erreicht werden? Haben Sie an Pufferzeiten gedacht? Legen Sie Ihre Meilensteine fest.
- Kostenziel des Projekts: Wie viel Geld wird bis zum Ende des Projekts ausgegeben? Sind darin Reserven enthalten?
- Priorisieren Sie die Ziele: Welches Ziel hat Priorität A: Leistung, Termin oder Kosten? Welche Ziele haben untergeordnete Priorität?
- Kostenstelle des Projekts: Wenn es sich um ein internes Projekt handelt, wird eine Kostenstelle eingerichtet, um ein zuverlässiges Kostenmanagement (Kostenbudgetierung, Kostenüberwachung) zu gewährleisten.
- Projektfreigabe: Der Auftraggeber kann nun das Projekt freigeben, d. h. Sie können es planen, umsetzen und abschließen.
Deming-Zyklus¶
Zur Steuerung der Projektqualität ist es wichtig, den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen und die Projektplanung zeitnah anzupassen.
Was ist Qualität?
Qualität bezieht sich auf die Gesamtheit der Eigenschaften einer Einheit, die dafür sorgen, dass sie die festgelegten und erwarteten Anforderungen erfüllen kann. Es kann auch beschreiben, wie gut die gelieferte Leistung mit den Kundenanforderungen übereinstimmt.
Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode zur Projektsteuerung ist der so genannte Deming-Zyklus, bzw. PDCA-Zyklus.
Dabei handelt es sich um eine iterative Methode, die in Unternehmen zur Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Produkten eingesetzt wird. Diese Methode kann Ihnen helfen, den Projektfortschritt kontinuierlich zu messen und anzupassen.
Plan (planen): Festlegung der Ziele und der Prozesse, die erforderlich sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.
Do (ausführen): Durchführung des Plans aus dem vorhergehenden Schritt.
Check (überprüfen): Die in der Umsetzungsphase gewonnenen Daten und Ergebnisse werden bewertet. Dies bedeutet, dass die Ergebnisse mit den erwarteten Ergebnissen verglichen werden und überprüft wird, ob Ähnlichkeiten und Unterschiede aufgetreten sind.
Act (handeln): Auch "adjust" (anpassen) genannt - in dieser Phase wird ein Prozess verbessert und Risiken werden neu bewertet. Danach kann die Planung für den nächsten Zyklus erfolgen.
Wie es weitergeht…¶
John schwirrt der Kopf. Er hat alles über den Projektauftrag gehört und was ein Projektmanager alles beachten muss. Nur eine Frage bleibt ihm noch: "Ich habe in einer Vorlesung häufiger gehört, dass Ziele operationalisiert werden sollte. Was genau bedeutet das in diesem Zusammenhang?" "Das ist eine gute Frage", antwortet Dr. Rogers und fährt fort: "Wenn wir ein Ziel operationalisieren, meinen wir eigentlich nur, dass wir es konkret und überprüfbar machen wollen. Das heißt, wir definieren es so, dass wir es messen können, und wir bestimmen auch die Schritte, die wir unternehmen müssen, um die geplanten Termine und Kosten einzuhalten. Dazu verwenden wir bestimmte Indikatoren und Kennzahlen, um zu sehen, wie gut wir uns den Leistungszielen nähern oder sie erreichen. Kurz gesagt, es geht darum, das Ziel greifbar zu machen und den Fortschritt im Auge zu behalten." Dr. Rogers schaut auf die Uhr und fragt John: "Wollen wir einen Kaffee trinken gehen, dann können wir uns noch ein bisschen unterhalten." Die Zeit ist schnell vergangen, denkt John und nickt: "Vielen Dank für die wertvollen Tipps!"
Nach dem Gespräch mit John und den unerwarteten Neuigkeiten über David Bourges ist Dr. Rogers froh, Feierabend machen zu können. Er packt seine Sachen und freut sich auf den Abend. Er wird seinen Freund Tom treffen, den er schon lange nicht mehr gesehen hat.
Sie treffen sich bei Carls Lieblingsitaliener auf eine Pizza und ein gutes Glas Wein.
Tom erzählt Carl einige Geschichten aus seiner Arbeit als Anwalt und Carl hört interessiert zu. Nach ein paar Minuten fragt Tom: "Und wie läuft deine Arbeit? Hast du schon ein neues Projekt?" "Ja, tatsächlich", antwortet Carl, "es geht um ein neues Medikament gegen Heuschnupfen, aber leider darf ich nicht ins Detail gehen." "Ja, natürlich, das verstehe ich. Aber ich möchte dir einen Tipp geben. Wir hatten letzte Woche einen großen Prozess. Ein Projektmanager wurde von seinem Kunden verklagt - er hatte nicht das geliefert, was der Kunde wollte. Der Prozess war sehr schwierig, weil der Projektmanager sich nicht um das Vertragsmanagement gekümmert hatte, so dass wir keine gute Verteidigungsbasis hatten. Sei einfach klüger als mein Kunde und vergiss den Projektvertrag nicht."