Kapitel 5 - Projektauftrag: Teil 3¶

Vertragsmanagement - was ist das eigentlich?¶

Das Vertragsmanagement ermöglicht es, Verträge so zu gestalten, abzuschließen und auszuführen, dass das Projektziel erreicht oder übertroffen wird.

Aus vertraglicher Sicht fungiert das Vertragsmanagementteam als Vertreter der Projektziele. Das bedeutet, dass es sicherstellen muss, dass der vertraglich vereinbarte Liefergegenstand in einwandfreiem Zustand geliefert wird. Zu diesem Zweck muss der Vertragsmanager zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Einschränkungen erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Beispielsweise stellt er sicher, dass vertraglich vereinbarte Termine eingehalten werden. Dies ist auch die Grundlage für das Nachforderungsmanagement. Das Vertragsmanagement ist eng mit dem Änderungs- und Qualitätsmanagement verknüpft.

Der Prozess des Vertragsmanagements erstreckt sich über das gesamte Projekt. Er umfasst sowohl faktische Aktivitäten (z. B. Beweissicherung für das Nachforderungsmanagement) als auch rechtliche Aktivitäten (z. B. Vertragsänderungen, Mahnwesen). Die wichtigsten Instrumente des Vertragsmanagements sind die verschiedenen verfügbaren Dokumentationsformen. Dazu gehören vor allem

• Verträge (z. B. mit Kunden, Unterauftragnehmern, Konsortien),
• sonstige Vereinbarungen und Änderungsprotokolle,
• Korrespondenz, Baustellenberichte, Arbeitsprotokolle, Fotos,
• Lieferscheine, Zollbescheinigungen, behördliche Genehmigungen
• sonstige Mittel der Beweissicherung,
• moderne Kommunikationsmittel (insbesondere IT),
• Formulare und Checklisten.

Was ist bei Projektverträgen besonders?¶

Im Vergleich zu anderen Verträgen weisen Projektverträge einige Besonderheiten auf:

• Abnahme: Die Abnahme ist ein wichtiger Meilenstein im Projektablauf. Wenn der Auftragnehmer die Arbeiten oder Dienstleistungen vertragsgemäß erbracht hat, ist der Auftraggeber zur Abnahme verpflichtet und der Auftragnehmer hat ein Recht auf Abnahme.
• Garantie: Eine Garantie ist eine Erklärung oder Zusicherung, dass die Waren oder Dienstleistungen wie vereinbart funktionieren werden. Eine Garantie geht über die gesetzlichen Gewährleistungsrechte hinaus.
• Haftungsausschlüsse: Der Auftragnehmer muss versuchen, seine Haftung zu begrenzen oder auszuschließen. Werden Vertragsstrafen vereinbart, ist darauf zu achten, dass eine weitergehende Haftung für Schäden ausgeschlossen ist. Schadenersatzansprüche müssen eine feste Obergrenze haben, z. B. fünf Prozent des Auftragswertes.
• Verjährung von Mängelansprüchen: Mängelansprüche können bestimmten Verjährungsfristen unterliegen. Hier sind die jeweiligen Verjährungsfristen des Landes oder der Gerichtsbarkeit, in der der Vertrag geschlossen wurde, zu beachten. Im deutschen Werkvertragsrecht, das bei Projektverträgen häufig zur Anwendung kommt, gelten beispielsweise folgende Verjährungsfristen:
  • Fünf Jahre für Bau-, Planungs- oder Überwachungsleistungen im Zusammenhang mit dem Bauvorhaben.
  • Zwei Jahre für die Herstellung, Wartung oder Änderung eines Produkts sowie für Planungs- oder Überwachungsleistungen in diesem Zusammenhang.

Rechte bei Leistungsstörungen¶

Leistungsstörungen können eine erhebliche Bedrohung für ein Projekt darstellen. Es gibt verschiedene Perspektiven und jede Partei hat ihre eigenen Rechte, wenn eine solche Situation eintritt. Unterschieden werden kann zwischen

• den Rechten des Auftraggebers und
• den Rechten des Auftragnehmers.

Um die oben genannten Rechte geltend machen zu können, müssen Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Rechte und die erforderlichen Verfahren kennen.

Internationale Verträge¶

Wenn Sie vorhaben, ein internationales Projekt zu leiten, müssen Sie auf die Verträge im internationalen Umfeld achten. Rechtssysteme und Gesetze sind von Land zu Land unterschiedlich. Sie müssen sich über die Besonderheiten des jeweiligen Landes informieren - eine Verallgemeinerung ist nicht möglich. Achten Sie besonders darauf, ob Abschluss und Inhalt von Verträgen staatlichen Genehmigungsvorschriften unterliegen.

Was zeichnet einen guten Vertragsmanager aus?¶

Vertragsmanager sollten über interdisziplinäres Wissen verfügen. Ingenieure mit kaufmännischen Kenntnissen oder umgekehrt, sowie ein grundlegendes juristisches Verständnis. Sie sind verantwortlich für die inhaltliche und formale Umsetzung eines Vertrages.

Vertragstypen¶

Typische Vertragstypen (nach deutschem Recht), die häufig in Projekten verwendet werden:

• Kaufrecht / Kaufvertrag (Übermittlung der Sache wird geschuldet)
• Dienstvertragsrecht / Dienstvertrag (Leistung der Dienste wird geschuldet)
• Werkvertragsrecht / Werkvertrag (Herstellung der Sache wird geschuldet)

Es ist auch möglich, dass ein Projekt eine Mischung dieser Verträge enthält. Ein Beispiel hierfür ist ein Vertrag für eine Industrieanlage. Dieser Vertrag enthält nicht nur Elemente eines Werkvertrages, sondern auch Elemente eines Kaufvertrages und eines Dienstleistungsvertrages. Der Schwerpunkt des Vertrages liegt jedoch in der Regel auf dem Werkvertragsrecht, so dass dieses Recht Anwendung findet. Dies birgt allerdings Risiken: Der Auftragnehmer haftet, da der überwiegende Teil des Projektvertrages ein Werkvertrag ist.

Inkrafttreten und Nichtigkeit eines Vertrags¶

Wenn Sie sich über ihr Projekt und die damit verbundenen Verträge Gedanken gemacht haben, müssen Sie wissen, wann und wie ein Vertrag in Kraft tritt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Vertrag in Kraft treten kann. Eine Möglichkeit ist, dass alle beteiligten Parteien den Vertrag unterzeichnen, eine andere, dass eine Partei ein mündliches oder schriftliches Angebot macht und die andere Partei dieses Angebot bedingungslos annimmt. Mündliche Verträge sind in der Regel rechtsgültig, werden aber wegen der mangelnden Beweisbarkeit nicht empfohlen. Ob und wann ein Vertrag ungültig wird, hängt vom jeweiligen Land ab. Es gibt Länder mit Vertragsautonomie (z. B. Deutschland) und Länder ohne Vertragsautonomie (z. B. Saudi-Arabien).

• Länder mit Vertragsautonomie: Erlaubt ist alles, was nicht ausdrücklich verboten ist, dabei müssen die geltenden Gesetze und die guten Sitten beachtet werden.
• Länder ohne Vertragsautonomie: Alles, was nicht ausdrücklich erlaubt ist, ist verboten.

Wie die Geschichte endet…¶

Nach diesem Gespräch mit seinem Freund beschäftigte sich Dr. Rogers mit dem Thema Verträge. Er hatte viel darüber gelesen, aber für ihn waren das alles böhmische Dörfer. Deshalb beschließt er, diese Aufgabe an ein Mitglied des Projektteams zu delegieren. Als Projektleiter kann er nicht alles alleine machen, er braucht die Unterstützung seines Teams.