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Kapitel 1 - Projektcheck: Teil 3

Zusammenfassung

Hier finden Sie die Definitionen der wichtigsten Begrifflichkeiten aus diesem Kapitel.

Projekt
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Es muss folgende Kriterien erfüllen:

  • Ziel muss vor Arbeitsbeginn definiert werden
  • Ressourcen sind begrenzt
  • Bearbeitung erfolgt interdisziplinär
  • Start und Abschluss sind definiert
  • Verantwortlichkeiten sind definiert
  • Vorhaben ist neuartig
  • Vorhaben ist komplex

Projektcheck
Zeigt die Unterschiede zwischen einer Routineaufgabe und einem Projekt auf. Hinweis: Sie sollten in der Lage sein, die verschiedenen Projektkriterien zu benennen und einen Projektcheck durchzuführen.

Investitionsprojekt
Bau oder Herstellung von Sachanlagen.

Organisationsprojekt
Schaffung oder Veränderung von Aufbau- und Ablauforganisationsstrukturen zur Steuerung von Entwicklungen und Prozessen und damit verbundene Verbesserungen der Leistungsfähigkeit einer Organisation.

Forschungs- und Entwicklungsprojekt
Erwerb neuer Kenntnisse / Fertigkeiten oder Entwicklung / Verbesserung eines Produkts.

Internes Projekt
Der Projektinitiator kommt aus dem eigenen Unternehmen, aber das Projektbudget kann auch extern bereitgestellt werden.

Externes Projekt
Sogenannte "Auftragsprojekte", der Kunde ist nicht Teil des Unternehmens, das das Projekt durchführt. Beide Parteien schließen einen Vertrag ab, der die Grundlage für das Projekt bildet.

Info

Es ist klar, dass ein Projektmanager über ein gewisses Vokabular verfügen muss, um neu erworbenes Wissen einordnen, an Fachdiskussionen teilnehmen oder Fachliteratur verstehen zu können. Diese Fachbegriffe sollten daher gelernt werden.

Das Transferprojekt zur Übung

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit dem Projekt vertraut zu machen, das Sie auf Ihrem Weg zum Certified Junior Project Manager (IAPM) begleiten wird:

Ihr bester Freund hat sich mit seiner Partnerin verlobt, die beiden wollen bald heiraten und er hat Sie als seine:n Trauzeug:in ausgewählt. Da beide sehr eingespannt sind, würde er sich freuen, wenn Sie ihm bei der Planung helfen würden und da Sie ein Händchen für Events haben, sagen Sie gerne zu. Da es sich nicht um eine kleine Gartenparty, sondern um eine Hochzeit handelt, wollen Sie diesmal alles professionell angehen und sehen die Hochzeit als das, was sie ist: ein Projekt.

Sie freuen sich darauf, loszulegen - aber Sie sind auch ein bisschen nervös. Vielleicht fragen Sie sich: Wo soll ich anfangen? Und wie? Keine Panik! Folgen Sie einfach Schritt für Schritt den im Folgenden vorgestellten Methoden und Sie werden sehen, dass es gar nicht so schwer ist.

Wie Sie nun wissen, kann kein Projekt im luftleeren Raum geplant werden. Es ist also an der Zeit, den Rahmen für Ihr Projekt festzulegen. Hier ist, was Ihr bester Freund zu Ihnen gesagt hat:

"Ich möchte, dass es der schönste Tag unseres Lebens wird. Die Hochzeit ist in drei Monaten. Ich kenne eine tolle Location gleich um die Ecke, die perfekt für die Feier am Abend wäre, aber nur Platz für etwa 100 Gäste bietet. Bitte achte darauf, dass unser Budget von 55.000 CHF nicht überschritten wird - es sollte noch etwas Geld für unsere Flitterwochen übrig bleiben."

Fangen wir mit dem Projektcheck an

Ist die Aufgabe, die Sie von Ihrem besten Freund bekommen haben, per Definition ein Projekt?

Durch die Beantwortung der folgenden Fragen können Sie sich einen guten Überblick über das Vorhaben verschaffen. Es ist nicht immer möglich, alle Fragen zu beantworten, aber die Checkliste zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Vor Arbeitsbeginn definiertes Ziel?

  1. Was wird das Projektergebnis sein?
  2. Wie lange wird die Umsetzung dauern? Gibt es zeitliche Einschränkungen?
  3. Wie viel wird das Projekt kosten? Gibt es finanzielle Beschränkungen?

Lösung

  1. Ihr Ziel: Eine Hochzeit für Ihren besten Freund organisieren.
  2. Zeitliche Beschränkungen: 3 Monate.
  3. Finanzielle Beschränkungen: Max. 55.000 CHF für beispielsweise Miete, besondere Ausgaben.

Begrenzte Ressourcen?

  1. Welche Ressourcen, wie z. B. Personal, Maschinen, Geräte usw., können im Projekt nur begrenzt eingesetzt werden?
  2. Wann benötigen Sie diese Ressourcen?
  3. Was müssen Sie aufwenden?

Lösung

  1. Der Veranstaltungsort hat ein Limit, es gibt vielleicht nicht genug Kellner etc.
  2. Das Restaurant wird für die Vorbereitungen vor der eigentlichen Feier etc. benötigt.
  3. Miete für den Veranstaltungsort muss bezahlt werden; wenn der Veranstaltungsort einige Tage früher benötigt wird, muss mehr Miete bezahlt werden.

Interdisziplinarität?

  1. Welche Fachkenntnisse benötigen die Mitglieder des Projektteams?
  2. Über welche Qualifikationen sollten sie verfügen?
  3. Kommen sie aus verschiedenen Abteilungen, Bereichen, Unternehmen, Kulturen?

Lösung

  1. Kenntnisse in Finanzen, Dekoration, Kochen etc.
  2. z. B. Photoshop-Kenntnisse für die Einladungen.
  3. Wahrscheinlich aus unterschiedlichen Familien und Freundeskreisen.

Definierter Start und Abschluss?

  1. Wann kann mit der Formulierung der Ziele für ein bestimmtes Projekt begonnen werden?
  2. Wann werden Sie die Planung des Projekts und die Einrichtung der Organisationsstrukturen abgeschlossen haben?
  3. Wann werden die Projektleistungen abgeschlossen sein?
  4. Wann werden Sie in der Lage sein zu beurteilen, wie viel das Projekt tatsächlich gekostet hat?
  5. Wann werden Sie die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und Ihrem Freund zur Verfügung gestellt haben?

Lösung

Die Antworten hängen von Ihrem eigenen Zeitmanagement ab. Anfang und Ende sind (in diesem Fall) definiert, so dass Sie wissen, wann Sie "liefern" müssen - nach drei Monaten.

Definierte Verantwortlichkeiten?

  1. Wer ist der Kunde?
  2. Wer stellt die notwendigen Ressourcen zur Verfügung?
  3. Können einige Aspekte des Projekts in Teilprojekte oder Arbeitspakete aufgeteilt oder delegiert werden?

Lösung

  1. Wahrscheinlich das zukünftige Paar.
  2. Ihr Freund.
  3. Zum Beispiel könnte das Teilprojekt "Auswahl des Abendessens" an den Chefkoch delegiert werden.

Neuartiges Vorhaben?

  1. Können Sie auf Erfahrungen aus ähnlichen Projekten zurückgreifen?
  2. Können einige der Arbeitsabläufe von Routinetätigkeiten abgeleitet werden?

Lösung

  1. Vielleicht waren Sie schon auf anderen Hochzeiten? Was lief gut, was nicht?
  2. Teilprojekt "Auswahl des Abendessens": Kochen ist für den Chefkoch Routine.
    3. Denken Sie daran: Auch wenn es nicht die erste Hochzeit ist, die Sie organisieren, ist es doch ein "neues" Projekt - vielleicht gibt es andere Gäste, andere Orte, andere Termine, andere Anforderungen etc.

Komplexes Vorhaben?

  1. Warum ist das Projekt komplex?
  2. Wird an verschiedenen Orten daran gearbeitet? Sprechen alle die gleiche Sprache?
  3. Verstehen sie sich gegenseitig? Gibt es Koordinierungsprobleme, z. B. weil unterschiedliche Fachterminologie verwendet wird?

Lösung

  1. Ihr Projekt ist nicht international, aber aufgrund verschiedener Variablen komplex.
  2. Vielleicht leben einige der Gäste in anderen Ländern? Oder die Band, welche den Abend begleiten soll, muss eingeflogen werden?
  3. Ihr Finanzexperte (z. B. Ihr Freund) hat eine andere Meinung als Ihr Photoshop-Spezialist (z.B. Ihr Cousin).
    Behalten Sie im Hinterkopf, dass es zu Kommunikationsproblemen kommen könnte.

Übungsfragen

Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen selbstständig. Nehmen Sie sich Zeit und überlegen Sie genau, was Sie antworten würden, bevor Sie sich die Lösungen anzeigen lassen.

Was ist ein Projekt? Welche Eigenschaften hat es?

Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Es muss folgende Kriterien erfüllen:

  • Ziel muss vor Arbeitsbeginn definiert werden
  • Ressourcen sind begrenzt
  • Bearbeitung erfolgt interdisziplinär
  • Start und Abschluss sind definiert
  • Verantwortlichkeiten sind definiert
  • Vorhaben ist neuartig
  • Vorhaben ist komplex
Wie grenzen Sie ein Projekt von Routinearbeiten in einem Unternehmen ab?

Jede Organisation muss für sich selbst entscheiden, welche Aufgabe, die keinen Routinecharakter hat, sie als Projekt behandeln will. Kriterien könnten dabei z. B. der Auftragswert bzw. das geplante Budget und die vorgesehene Dauer sein. Der Aufwand für das Projektmanagement sollte in einem vernünftigen Verhältnis zu seinem Nutzen bzw. zur Projektgröße stehen.

Was versteht man unter Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man im Allgemeinen die Kenntnis und Anwendung von Managementmethoden und -instrumenten, um den Erfolg eines Projekts zu sichern, die Kosten zu reduzieren und die Zeit angemessen zu nutzen. Es ist ein Konzept der systematischen Arbeitsweise bei nicht genormten Abläufen und der Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die Projektziele.

Wie kann man Projekte klassifizieren? Nennen Sie die verschiedenen Merkmale!
  • Externe Projekte: Auftraggeber sind Personen oder Institutionen außerhalb der Organisation.
  • Interne Projekte: Auftraggeber sind Personen oder Institutionen innerhalb der Organisation.
  • Investitionsprojekte: Bau oder Herstellung von Sachanlagen.
  • Organisationsprojekte: Schaffung oder Veränderung von Aufbau- und Ablauforganisationsstrukturen zur Steuerung von Entwicklungen und Prozessen und damit verbundene Verbesserungen der Leistungsfähigkeit einer Organisation.
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekte: Erwerb neuer Kenntnisse / Fertigkeiten oder Entwicklung / Verbesserung eines Produkts.