Kapitel 8 - Erstellung des Projektstrukturplans (PSP) - Teil 2¶
Erstellung des Projektstrukturplans¶
Gewissenhafte Menschen neigen dazu, eine detaillierte Checkliste aller Aufgaben zu erstellen, die vor der Durchführung eines wichtigen persönlichen Vorhabens, sei es eine Urlaubsreise oder eine Familienfeier, zu erledigen sind. In ähnlicher Weise sollten Projektleiter und ihre Teams so früh wie möglich einen vergleichbaren Plan erstellen - einen Projektstrukturplan (PSP), der alle Aktivitäten eines Projekts darstellt. Im Gegensatz zu persönlichen Checklisten besteht ein Projektstrukturplan in der Regel aus mehreren Hierarchieebenen und kann sowohl in tabellarischer als auch in grafischer Form erstellt werden. Der Projektstrukturplan gibt eine systematische Antwort auf die Frage "Was ist in unserem Projekt zu tun?" Er skizziert die Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts notwendig sind und gliedert sich in Objekte, Teilaufgaben oder Organisationseinheiten. Der PSP erweist sich als wertvolles Instrument, um ein Projekt in überschaubare Arbeitseinheiten und Aufgaben zu gliedern. Dadurch wird vermieden, dass wesentliche Teilaufgaben übersehen werden. In vielen komplexen Projekten ist der PSP das Herzstück und das zentrale Ordnungssystem, um eine klare Struktur zu schaffen.
Der Projektstrukturplan ist ein nützliches Instrument, um zusammenhängende Arbeitspakete und das Gesamtprojekt zu organisieren, um Unklarheiten in der Zieldefinition aufzudecken oder um Arbeitspakete für die externe Bearbeitung vorzubereiten.
Achtung
Aus dem Projektstrukturplan geht nicht hervor, in welcher logischen Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen!
Folgende Anzeichen können auf die Notwendigkeit der Erstellung eines PSP und der Definition von Arbeitspaketen hinweisen:
- Überschneidende, kosten- oder zeitintensive Projektphasen
- Befürchtungen, dass das Projekt nicht durchführbar sein könnte
- Erwartbare, möglicherweise erhebliche Risiken
Es wird zwischen vier Arten von PSP unterschieden:
- Phasenorientiert (basierend auf den Phasen des Projekts)
- Funktionsorientiert (basierend auf den erforderlichen Funktionen)
- Objektorientiert (basierend auf dem zu erstellenden Produkt)
- Kombination aller drei, d. h. gemischtorientiert
Die Erstellung des PSP erfolgt meist im Team, hier bietet sich die Durchführung eines Workshops an. Ziel des Teamworkshops ist die Beantwortung der Frage:
Was müssen wir tun, um das Problem zu lösen?
Bedenken Sie, dass die Antworten auf diese Frage zunächst keine Informationen über die zu erwartenden Kosten oder den Zeitaufwand liefern. Der Projektstrukturplan enthält weder Projektziele noch Prozessziele. Diese Informationen werden aus den definierten Arbeitspaketen gewonnen.
Im ersten Schritt schreibt jedes Teammitglied seine Antworten einzeln auf, wobei darauf zu achten ist, dass nicht nur einzelne Worte, sondern Stichpunkte bzw. ganze Sätze geschrieben werden (falsch: "Liste", richtig: "Liste erstellen"). Dies ist eine klassische Kreativitätstechnik, die als Brainwriting bezeichnet wird. Der erste Schritt des Prozesses kann auch durch Mindmapping oder ähnliche Methoden unterstützt werden. Alle Antworten werden dabei auf (virtuelle) Metaplankarten geschrieben.
Anschließend wird ein Moderator bestimmt. Er muss gemeinsam mit dem Team die Antworten der einzelnen Teammitglieder zu Clustern zusammenfassen und für jedes Cluster Überschriften festlegen. Wenn alle Themen geclustert sind, wird noch einmal überprüft, ob weitere Überschriften oder Aufgaben notwendig sind, um die Vollständigkeit zu gewährleisten.
Die nun definierten Arbeitspakete werden an die Teammitglieder zur detaillierten Definition delegiert.
Wie viele Projektstrukturpläne?
Bei besonders kritischen Projekten kann es sinnvoll sein, Projektstrukturpläne mit unterschiedlichen Schwerpunkten (phasen-, funktions- oder objektorientiert) zu erstellen, um eventuelle Lücken in der Planung zu schließen.
Der Vollständigkeit halber sollten das Datum der PSP-Erstellung und die Beteiligten notiert werden. Beziehen Sie nach Möglichkeit Mitarbeitende ein, welche Wissen und Erfahrung, d. h. Kompetenz aus ihrem Fachgebiet einbringen können.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein phasenorientierter Projektstrukturplan aussehen könnte:
Der PSP kann beliebig oft untergliedert werden, sollte aber nicht zu viele Ebenen enthalten – das erhöht die Gefahr der Verstrickung. Ein Projekt kann aus verschiedenen Teilaufgaben und Arbeitspaketen bestehen, wobei die einzelnen Arbeitspakete die kleinste Einheit eines Projektstrukturplans sind.
Es ist auch möglich, einen Standard-PSP zu erstellen.
Durch die Verwendung von Standard-PSPs wird vermieden, dass bei jedem Projekt vollständig neue PSPs erstellt werden müssen. Dies reduziert den Planungsaufwand und trägt damit zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement bei. Darüber hinaus fungiert der Standard-PSP als eine Art Checkliste, die sicherstellt, dass bei neuen Projekten keine wichtigen Phasen oder Arbeitspakete übersehen werden. Die Verwendung eines einheitlichen Standard-PSP gewährleistet zudem Konsistenz und Struktur in der Projektplanung.
Wie die Geschichte endet…¶
Als Dr. Rogers seinem Team erklärt, wie man einen Projektstrukturplan erstellt, sagt Chris Feldmann: "Wenn wir das so machen, können wir als Team nicht kreativ sein, und außerdem ist es eine unnötige Zeitverschwendung". Grace Holmes widerspricht sofort. "Das ist so nicht korrekt! Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Chaos die Kreativität fördert. Schon Goethe wusste, wie wichtig emotionale Kontrolle ist, und die ist in einer chaotischen Situation einfach nicht möglich." - "Ja, man braucht Zeit und Organisation, um Ideen zu produzieren", bestätigt William Rose. "Ich denke, das ist eine gute Idee! Lasst uns alle Antworten auf die Frage, was wir tun müssen, um das Projekt umzusetzen, auf Metaplankarten schreiben. So können wir unsere Ideen sammeln." - "Sehr gut. Und wenn wir alle Ideen beisammen haben, können wir anfangen, das Projekt zu organisieren und zu strukturieren und ihm einen richtigen Zeitplan zu geben", fügt Grace hinzu.