Kapitel 6 - Erstellung der Spezifikation: Teil 2¶

Was ist eine Spezifikation?¶

Die Spezifikation bildet die Brücke zwischen guter Leistung, Kostenkontrolle und Terminplanung. Außerdem legt sie die zielorientierten Anforderungen fest. Spezifikationen sind ein Mittel, um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse (Ziele) vor der Projektdurchführung festgelegt werden.

Es gibt zwei Arten von Spezifikationen:

1. Das Lastenheft
2. Das Pflichtenheft

Das Lastenheft ist aus der Sicht des Auftraggebers, das Pflichtenheft aus der Sicht des Auftragnehmers. Im Ausschreibungsverfahren wird das Lastenheft vom Auftraggeber und das Pflichtenheft vom Auftragnehmer als Antwort auf das Lastenheft des Auftraggebers erstellt. Die Übereinstimmung von Pflichten- und Lastenheft wird als Qualität bezeichnet.

Eine Spezifikation ist für ein Projekt wichtig, um Merkmale (Toleranzwerte) der vom Anbieter erbrachten Leistungen zu definieren und zu quantifizieren, die vom Kunden oder Käufer im Rahmen des Übergabeverfahrens vor der Abnahme oder dem Kauf überprüft werden, d. h. der Anbieter kann eine Zahlung verlangen, wenn die Merkmale der Spezifikation erfüllt sind. Eine Spezifikation ist also wie eine Checkliste für Ihr Projekt.

Qualitätsmanagement¶

Qualitätsmanagement im Projektmanagement bezieht sich auf die Praktiken und Verfahren, die angewandt werden, um sicherzustellen, dass ein Projekt die festgelegten Standards und Anforderungen erfüllt. Es umfasst die Definition und Planung der Qualität der Projektergebnisse, die Überwachung der Qualität während des gesamten Projekts und die Umsetzung von Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der sich über den gesamten Projektzyklus erstreckt.

Das Qualitätsmanagementsystem besteht aus Prozessen, Verfahren, Verantwortlichkeiten und Ressourcen, die eingerichtet werden, um die Qualitätsziele zu erreichen. Es kann Aspekte wie Qualitätsplanung, Qualitätskontrolle, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung umfassen.

Das Projektmanagementhandbuch ist ein nützliches Werkzeug für das Qualitätsmanagement, da es Standards, Verfahren und Praktiken festlegt, die befolgt werden müssen. Es dient als Referenz und Leitfaden für Projektmanager und Teams und stellt sicher, dass alle die gleichen Standards und Erwartungen haben.

Ein Aspekt des Qualitätsmanagements ist das "Quality Function Deployment" (QFD), dt. Qualitäts-Funktionen-Darstellung. Dabei handelt es sich um eine Methodik zur Umsetzung von Kundenerwartungen (z. B. Anforderungen oder Wünsche) in entsprechende technische Merkmale für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Der Prozess hilft, Kundenbedürfnisse zu verstehen und in konkrete Anforderungen zu übersetzen, die während der Entwicklung und Produktion erfüllt werden können. Es geht darum, die "Stimme des Kunden" in den Entwurf und die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass diese den Bedürfnissen des Kunden entsprechen. Qualität ist daher wichtig, um den Kunden zufrieden zu stellen und mögliche zukünftige Geschäfte mit diesem Kunden zu sichern. Qualität sollte deshalb in einem Projekt systematisch geplant und umgesetzt werden.

Konfigurationsmanagement¶

Die Spezifikationen sind geschrieben, die Qualität ist klar. Aber wie überprüft man, ob man noch auf dem richtigen Weg ist? Hier hat sich das Konfigurationsmanagement bewährt.

Eine Konfiguration ist in diesem Zusammenhang definiert als die

• Funktionen und physische Merkmale eines Produkts oder einer Dienstleistung, wie sie in den Begleitdokumenten beschrieben und im Produkt implementiert sind.
• Detaillierte und vollständige Erfassung und Dokumentation von Projektergebnissen und deren systematische Aktualisierung bei der Durchführung von Projektänderungen.

Das Konfigurationsmanagement ist eine Managementdisziplin, die während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts angewandt wird, um Transparenz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass es die vereinbarten funktionalen und physischen Merkmale enthält. Das Hauptziel besteht darin, die aktuelle Konfiguration eines Produkts zu dokumentieren und festzustellen, inwieweit es die physischen und funktionalen Anforderungen erfüllt, um in dieser Hinsicht absolute Transparenz zu gewährleisten.

Konfigurationsidentifikation¶

Die Konfigurationsidentifikation umfasst mehrere Aufgaben.

1. Die Definition der Erzeugnisstruktur und Auswahl von Konfigurationseinheiten, die auch als Referenzkonfiguration bezeichnet werden. Die physischen und funktionalen Eigenschaften der Konfigurationselemente müssen ebenfalls dokumentiert werden. Diese werden in eindeutig identifizierten Konfigurationsdokumenten festgehalten.

2. Darüber hinaus sind Regeln aufzustellen und anzuwenden für verschiedene Aspekte, einschließlich der Nummerierung von Konfigurationselementen und Unterelementen, Strukturierung von Dokumenten, Schnittstellen, Änderungen sowie Freigaben während und nach der Realisierung. Dies kann z. B. in Form von Stücklistenstrukturen für das Produktionsteam oder Dokumentenidentifikationssystemen geschehen.

3. Die Erstellung von Referenzkonfigurationen auf der Grundlage formeller Vereinbarungen bildet zusammen mit den genehmigten Änderungen die letzte Version der vereinbarten, d. h. gültigen Konfiguration.

Steuerung der Konfiguration¶

Die Steuerung der Konfiguration umfasst ebenfalls verschiedene Aufgaben. Zunächst wird die Ursache bzw. der Grund für die Änderung dokumentiert, z. B. aufgrund einer Kundenanforderung oder eines zuvor nicht erkannten Konstruktionsfehlers. Danach folgt die Bewertung der Auswirkungen der Änderungen, d. h. ob sie Folgeänderungen nach sich ziehen oder nicht. Anschließend erfolgt die Genehmigung oder Ablehnung der Änderung mit entsprechender Begründung. Beispielsweise können der zusätzliche Nutzen oder die Kosten von Folgeänderungen höher sein als der prognostizierte Nutzen. Außerdem gehört dazu die Bearbeitung von Sonderfreigaben vor oder nach der Implementierung, z. B. zusätzliche Dienste oder Features, die erst nach den ersten Tests als notwendig erkannt wurden.

Konfigurationsbuchhaltung¶

Die Konfigurationsbuchhaltung stellt die Nachvollziehbarkeit einzelner Änderungen sicher, z. B. bei Änderungen, die von staatlichen Aufsichtsbehörden genehmigt werden müssen. Hier gibt es Überschneidungen zwischen der Konfigurationsbuchhaltung und dem Dokumentenmanagement.

Konfigurationsprüfung¶

Es gibt zwei Arten von Konfigurationsprüfungen:

1. Die funktionsbezogene Konfigurationsprüfung ist eine formale Prüfung einer Konfigurationseinheit, ob sie die in den Konfigurationsdokumenten festgelegten Leistungs- und Funktionsmerkmale erfüllt, wie zum Beispiel ein Abnahmeprotokoll für erbrachte Leistungen.
2. Bei der physischen Konfigurationsprüfung handelt es sich um eine formale Prüfung der tatsächlichen Konfiguration einer Konfigurationseinheit, um festzustellen, ob sie mit den Angaben in den Konfigurationsdokumenten, etwa Konstruktionszeichnungen mit dem Status "wie gebaut", übereinstimmt.

Wie die Geschichte endet...¶

Dr. Rogers und sein Team gehen das Lastenheft ihres Auftraggebers durch. Auf dieser Grundlage erstellen sie ihr Pflichtenheft. Jetzt wissen alle, welches Produkt mit welchen Anforderungen am Ende des Projekts stehen soll. Sie wissen, wie die Qualität sein muss. Nun können sie mit dem Phasenmodell des Projekts fortfahren.