Kapitel 4 - Stakeholder: Teil 2¶
Stakeholder und wieso ihre Analyse wichtig ist¶
Stakeholder sind natürliche oder juristische Personen, die Einfluss auf Ihr Projekt haben oder davon betroffen sind. Da diese Personen Ihr Projekt sowohl gefährden als auch zu seinem Erfolg beitragen können, ist es wichtig zu wissen, wer die Stakeholder Ihres Projekts sind, um mit ihnen entsprechend umgehen zu können. Sobald die Stakeholder identifiziert sind und ihre Einstellung zum Projekt bekannt ist, können Probleme und Chancen des Projekts frühzeitig erkannt werden.
Stakeholder haben oft unterschiedliche Erwartungen an ein Projekt, daher sollten Maßnahmen und Kommunikation stakeholderspezifisch, d. h. für jede Stakeholdergruppe maßgeschneidert sein. Bevor jedoch Maßnahmen ergriffen oder mit der Kommunikation begonnen werden kann, ist es notwendig, die Stakeholder zu identifizieren und zu klassifizieren.
Wer hat Einfluss auf Ihr Projekt und warum? Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch¶
Überlegen Sie, welche Personen, Institutionen oder andere Einrichtungen von Ihrem Projekt betroffen sind oder es beeinflussen. Achten Sie dabei darauf, ob die Betroffenheit und der Einfluss hoch oder niedrig sind. Danach können alle Stakeholder in vier Quadranten eingeteilt werden:
Nachdem Sie alle Ihre Stakeholder in dieser Matrix visualisiert haben, müssen Sie sich Gedanken über ihre spezifischen Interaktionen mit dem Projekt und über Maßnahmen zur Organisation und Kommunikation mit den Stakeholdern machen. Dies ist abhängig davon, in welchen Quadranten Sie die Stakeholder eingeordnet haben.
Quadrant I: Diese Stakeholder haben die höchste Priorität. Es kann sinnvoll sein, einen Vertreter der Stakeholder in den Lenkungsausschuss oder das Projektteam aufzunehmen.
Was ist der Lenkungsauschuss?
Der Lenkungsausschuss (kurz: LA) ist ein Gremium aus bevollmächtigten Mitgliedern, an das die Projektverantwortlichen berichten. Mitglieder können der Kunde, der / die Investor(en), Vertreter von Behörden und öffentlichen Stellen sein. Die Anzahl der Mitglieder des Lenkungsausschusses sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Der LA dient als Berichts-, Entscheidungs- und Eskalationsgremium für den Projektleiter.
Was ist das Projektteam?
Das Projektteam ist das Team aus natürlichen Personen, die dem Projekt definitiv mit konkreten Aufgaben zugeordnet sind.
Quadrant II: Binden Sie diese Stakeholder eng in das Projekt ein (z. B. als Mitglieder des Kernteams).
Was ist das Kernteam?
Das Kernteam wird auch Projektmanagementteam genannt. Es ist das Team, das aus den Verantwortlichen für ein Projekt besteht (z. B. Projektleiter, Teilprojektleiter). Verwechslungsgefahr: Das Projektmanagementteam ist nicht das Projektteam!
Quadrant III: Es kann sinnvoll sein, einen Vertreter der Stakeholder als Mitglied in das Beratungsgremium oder den Beirat aufzunehmen. Unabhängig von ihrer Rolle im Projekt müssen Stakeholder in diesem Quadranten regelmäßig und proaktiv in den Kommunikationsprozess eingebunden werden.
Quadrant IV: Häufig reicht es aus, diesen Stakeholdern zusammenfassende Informationen situationsgerecht zur Verfügung zu stellen.
Fragen, die Sie sich bei der Stakeholderanalyse stellen sollten
Unabhängig davon, in welchen Quadranten Sie die Stakeholder eingeordnet haben, sollten Sie sich für jeden Stakeholder die folgenden Fragen stellen und beantworten. Dies kann Ihnen helfen, im Laufe des Projekts angemessen mit den Stakeholdern zu kommunizieren und zu interagieren:
- Stehen die Stakeholder dem Projekt positiv oder negativ gegenüber?
- Welche Bedeutung und Macht haben die Stakeholder?
- Wie werden sich die Stakeholder voraussichtlich verhalten?
- Gibt es Konfliktpotenzial und versteckte Widerstände?
Die Ergebnisse einer Stakeholderanalyse¶
Eine gründliche Stakeholderanalyse ermöglicht es, alle potenziellen Stakeholder und ihre Bedürfnisse im Zusammenhang mit dem Projekt zu identifizieren. Sie als Projektmanager können anhand der Stakeholderanalyse frühzeitig erkennen, welche Stakeholder wichtig für das Projekt sind und welche dem Projekt schaden können. Es ist daher wichtig, dass Sie sich bewusst sind, dass Stakeholder sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf das Projekt haben können. Eine sorgfältige Abwägung geeigneter Maßnahmen zur Kommunikation mit und Organisation der Stakeholder ist aus diesem Grund von großer Bedeutung. Um einen reibungslosen Projektverlauf zu gewährleisten, sollten Sie frühzeitig mit der Stakeholderanalyse beginnen, Ihre Stakeholdermatrix kontinuierlich aktualisieren und die Maßnahmen für die Stakeholderpolitik anpassen, wenn nötig.
Die Stakeholder sollten im Projektverlauf stets im Blick behalten werden, da sich deren Einfluss oder Betroffenheit während des Projekts verändern können.
Schritte des Stakeholderkommunikation
- Identifikation aller möglichen Stakeholder.
- Identifikation und Analyse der Erwartungen und der Bedürfnisse der Stakeholder.
- Durchführung einer Betroffenheitsanalyse (Betroffenheit – Einflussnahme) und Dartstellung der Ergebnisse in einer Matrix.
- Einschätzung, der Stakeholder zum Projekt:
- Stehen sie ihm positiv oder negativ gegenüber?
- Wie ist ihre Bedeutung und Macht?
- Wie werden sie sich voraussichtlich verhalten?
- Wo könnten Konfliktpotenzial und verdeckte Widerstände liegen? - Definition von Maßnahmen und Festlegung eines Kommunikationsplan, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Auf der Grundlage der Stakeholderanalyse können Sie Entscheidungen über die Organisationsstruktur des Projekts und die weitere Kommunikation treffen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich alle Stakeholder im Kommunikationsplan wiederfinden.
Kommunikation
Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen und ist damit eine spezifische Form sozialer Interaktion.
Elemente der Stakeholderkommunikation¶
Die Kommunikation mit den Stakeholdern muss Systemcharakter haben, damit sie nachhaltig wirkt. Sie muss auf Interaktion abzielen, frühzeitig und regelmäßig erfolgen sowie ehrlich und proaktiv sein. Um dies zu erreichen wählt das Projektteam geeignete Methoden aus einem Maßnahmenkatalog aus. Zur Auswahl stehen u. a.:
- Projektbesprechungen
- Projektberichte
- Projekt-Newsletter
- Projekt-Präsentationen
- Websites
- Veranstaltungen
Wie die Geschichte endet…¶
Alles ist vorbereitet und Dr. Rogers ist bereit für die Präsentation, dennoch ist er etwas nervös, als er an die Tür seines Entwicklungsleiters klopft. Die Tür öffnet sich und ein strahlender David Bourges kommt heraus. Mit einem breiten Lächeln verkündet er, dass die Präsentation verschoben wurde. Bourges hat ein sehr lukratives Angebot von einer anderen Firma erhalten und wird dieses annehmen. Er sagt, dass der neue Entwicklungsleiter, Herr Smith, sich mit ihm in Verbindung setzen wird, damit er ihm die Präsentation später halten kann.