Arbeitspakete¶

Wie im vorausgegangenen Kapitel behandelt, ist der Projektstrukturplan (PSP) in seiner Gesamtheit ein hierarchisch strukturiertes Gebilde, dessen kleinste, nicht weiter unterteilte Einheiten die sogenannten Arbeitspakete (AP) bilden. Diese sind in sich geschlossen, werden innerhalb des Gesamtprojekts geplant, gesteuert und überwacht und grenzen sich dabei durch klar definierte Zielsetzungen von anderen Arbeitspaketen ab.

Als kleinste Einheiten bilden die Arbeitspakete das Fundament Ihres Projekts. Im Folgenden sehen wir uns an, wie Arbeitspakete sinnvoll zugeschnitten werden und worauf dabei zu achten ist.

Merkmale und Verantwortlichkeiten¶

Am Bearbeitungsende eines Arbeitspakets muss ein Ergebnis stehen, welches überprüft und freigegeben werden kann. Ein Arbeitspaket sollte groß genug sein, um eine Aufgabe von überschaubarem Umfang vollständig zu erledigen, gleichzeitig aber handhabbar bleiben und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Eine genaue Vorgabe zur Dauer von Arbeitspaketen gibt es nicht.

Abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts können sich Arbeitspakete auf unterschiedlichen Ebenen des PSPs befinden – in jedem Fall wird jedem Arbeitspaket eine verantwortliche Person zugeordnet, sei es ein interner Projektmitarbeiter mit entsprechender Fachkompetenz oder ein externer Dienstleister. Dieser Arbeitspaketverantwortliche (APV) plant zunächst alle erforderlichen Aktivitäten, steuert die konkrete Umsetzung und berichtet regelmäßig an die nächsthöhere Projektebene über den erzielten Fortschritt. Die übergeordnete Steuerung kommt dem Teilprojektleiter oder aber auch dem Projektmanager zu – je nachdem, auf welcher Ebene das Arbeitspaket im PSP verortet ist: Überwacht wird, ob das Arbeitspaket termingerecht, im Budgetrahmen und in der geforderten Qualität realisiert wird. Zudem können Reviews durchgeführt werden, um Abweichungen oder Risiken frühzeitig zu erkennen. Klare Zieldefinitionen, eindeutige Verantwortlichkeiten und konsequente Kontrolle greifen hier also eng ineinander und stabilisieren Ihr Projekt.

Die Erstellung von Arbeitspaketen¶

Damit die Arbeitspakete eine stabile Basis für Ihr Projekt bilden, müssen sie richtig konfiguriert werden. Die Erstellung der Arbeitspakete erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten. Das Ziel dabei ist, sie möglichst klar, passgenau und realistisch umsetzbar zu gestalten.

Inhaltliche Klärung¶

Zunächst ist sicherzustellen, dass jedes Arbeitspaket inhaltlich eindeutig definiert ist und die Anforderungen der übergeordneten Teilaufgabe im PSP erfüllt. Eine fehlende Abstimmung kann zu ineffizienter Bearbeitung oder unvollständigen Ergebnissen führen. Anschließend werden die Arbeitspakete weiter konkretisiert: Es wird festgelegt, welches Ergebnis in der geforderten Qualität und innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erreichen ist. Zudem werden die benötigten Ressourcen (z. B. Materialien, Technik, Informationen) sowie die erforderlichen personellen Kapazitäten mit entsprechender Expertise bestimmt.

Arbeitspaketformular¶

Parallel zur inhaltlichen Klärung wird das Arbeitspaketformular ausgefüllt. Dieses fungiert als zentrales Instrument der Steuerung, indem es alle relevanten Daten und Informationen eines Arbeitspakets bündelt, strukturiert und Veränderungen während des Projektverlaufs dokumentiert. So wird nicht nur Transparenz für alle Beteiligten geschaffen, sondern auch die Kommunikation und Nachverfolgbarkeit des Fortschritts über den gesamten Projektverlauf hinweg erleichtert – gleichzeitig fördern einheitlich gestaltete Formulare die Vergleichbarkeit und Qualität innerhalb des Projekts. Denn so können die Teammitglieder die für sie relevanten Informationen unkompliziert abrufen. Aber aus welchen Bausteinen setzt sich ein Arbeitspaketformular konkret zusammen?

Grundlegende Informationen: Zu den Basisdaten eines jeden Arbeitspakets gehören sein Name, die Version, der aktuelle Status – wird das Arbeitspaket also gerade geplant, bearbeitet oder ist es bereits abgeschlossen – und eine eindeutige Kodierung, die die Position des Arbeitspakets im PSP abbildet. Bei Bedarf kann das Arbeitspaket um zusätzliche Informationen wie die verantwortliche Abteilung oder auch die Projektphase erweitert werden.
Detaillierte Beschreibung: Eine präzise Beschreibung der Aufgaben und des erwarteten Ergebnisses legt die Leistung des Arbeitspakets fest. Je klarer diese Beschreibung formuliert ist, desto geringer ist das Risiko von Missverständnissen und unvollständig bearbeiteten Arbeitspakten.
Termine: Um die zeitlichen Abläufe innerhalb eines Arbeitspakets optimal steuern und überwachen zu können, sollten diese im Arbeitspaketformular festgehalten werden: Wesentlich sind das Startdatum, das Enddatum sowie die geschätzte Dauer der einzelnen Aktivitäten. Zudem können innerhalb der Arbeitspakete Meilensteine gesetzt, die Zwischenziele markieren und so sowohl den Fortschritt messbar machen als auch Verzögerungen frühzeitig erkennen lassen.
Ressourcen: Im Arbeitspaketformular werden der personelle und materielle Aufwand festgehalten – hierzu zählen die geplanten Personenstunden, Material-, Betriebskosten und ähnliche sowie Kosten für erforderliche Hilfsmittel und Dienstleistungen. Je realistischer die Schätzungen dieser Aufwendungen sind, desto leichter lassen sich Engpässe (z. B. fehlendes Personal oder Materialien) vermeiden.
Verantwortlichkeiten: Auch die eindeutig definierten Zuständigkeiten für das gesamte Arbeitspaket oder einzelner Aktivitäten innerhalb des Arbeitspakets werden im Arbeitspaketformular festgehalten – die Verantwortung wird dabei entweder einer bestimmten Person, einer Abteilung oder einer externen Organisation zugewiesen. Dem Arbeitspaketverantwortlichen obliegt neben der strategischen Leitung des Arbeitspakets auch die Berichterstattung über Fortschritte und auftretende Schwierigkeiten an die nächsthöhere Ebene.
Ergänzende Informationen: Abhängig von der Komplexität und den spezifischen Anforderungen des Projekts können noch weitere Vorgaben im Arbeitspaketformular fixiert werden – etwa Gesetze (z. B. den Arbeitsschutz betreffend), Vorschriften (z. B. zur Arbeitssicherheit), Richtlinien (z. B. zum Datenschutz), Normen (z. B. verpflichtende Qualitätsstandards) oder Rahmenbedingungen (z. B. zu Arbeitsbedingungen). Diese Zusatzinformationen helfen dabei, das Arbeitspaket im Sinne der definierten Ziele qualifiziert umzusetzen.

Aktivitätenplanung¶

Im nächsten Schritt erfolgt die Planung der Aktivitäten, indem das Arbeitspaket in seine einzelnen Teilschritte zerlegt wird. Hierzu werden zunächst alle notwendigen Aktivitäten identifiziert und anschließend basierend auf ihrer wechselseitigen Abhängigkeit in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Die zusätzliche Festlegung von Kontrollpunkten gewährleistet zudem, dass zu fixierten Terminen die erreichten Zwischenziele bewertet und so die Fortschritte kontrolliert werden können.

Überprüfung und Freigabe¶

Im abschließenden Überprüfungsprozess wird vor der offiziellen Arbeitspaketfreigabe und damit Beauftragung des Arbeitspaketverantwortlichen sichergestellt, dass dieses auch in der geplanten Art und Weise umsetzbar ist – finden sich noch Fehler, Widersprüche oder Lücken, kann jetzt noch korrigierend eingegriffen werden.

Zunächst sollte das Arbeitspaket daher noch einmal auf seine Vollständigkeit hin überprüft werden – sind also alle relevanten Informationen gesammelt und alle Teilschritte bedacht worden? Im Anschluss wird die Frage nach der Konsistenz des Arbeitspakets mit Blick auf den übergeordneten Projektstrukturplan gestellt: Fügt sich das Arbeitspaket strukturell und inhaltlich auch wirklich passgenau in den PSP ein? Sind die Vollständigkeit und die Konsistenz gegeben, rückt die Umsetzbarkeit in den Fokus – sind also die definierten Ziele innerhalb des gesetzten Zeitrahmens mit den verfügbaren Ressourcen realistisch umsetzbar?

Fällt die abschließende Überprüfung positiv aus, erteilt der Projektmanager, oder eine andere übergeordnete Instanz (z. B. ein Teilprojektleiter) die finale Freigabe und das Arbeitspaket umgesetzt, das heißt bearbeitet werden.

Häufige Fehler bei der Erstellung von Arbeitspaketen¶

Damit es zur abschließenden Freigabe und erfolgreichen Bearbeitung kommen kann, sollten Sie die häufigsten Fehler bei der Erstellung von Arbeitspaketen kennen – und vermeiden.

Sie sollten darauf achten, dass die Arbeitspakete über den gesamten Projektverlauf aktuell gehalten werden. Denn wenn sich übergeordnete Anforderungen verändern, während das ursprünglich definierte Arbeitspaket unangetastet bleibt, entsteht eine Diskrepanz zwischen Planung und Umsetzungsrealität. Dies kann ebenso zu Verzögerungen führen wie eine fehlende eindeutige Zuweisung von Zuständigkeiten – fühlen sich gleich mehrere Personen für ein Arbeitspaket verantwortlich - oder niemand - kann Ihr Projekt ins Stocken geraten. Deshalb ist es entscheidend, nur eine Person mit der Verantwortung für das Arbeitspaket zu betrauen.

Nachdem die Arbeitspakete definiert und inhaltlich präzisiert wurden, geht es nun im nächsten Schritt darum, wann und in welcher Reihenfolge diese Aufgaben ausgeführt werden. In der Ablauf- und Terminplanung bringen Sie alle Arbeitspakete in eine logische, zeitlich abgestimmte Reihenfolge und erstellen somit den Fahrplan für Ihr Projekt.