Kosten- und Budgetplanung¶

Die Budget- und Kostenplanung ist das Planungs- und Steuerungselement, das die finanziellen Rahmenbedingungen festlegt und damit eine Basis für belastbare Entscheidungen schafft. Im Folgenden werfen Sie einen Blick auf die zentralen Elemente: von der Unterscheidung relevanter Kostenarten über die Methoden der Kostenschätzung bis hin zur Budgetierung, Ressourcenabstimmung und laufenden Kontrolle. Dabei wird deutlich, wie eng die finanzielle Planung mit den Dimensionen Termin und Leistung verzahnt ist und welchen Beitrag sie leisten kann, um die Balance innerhalb des Projekts zu sichern.

Definition Kosten- und Budgetplanung¶

Im klassischen Projektmanagement ist der Kostenplan das zentrale Planungsdokument, welches die systematische Darstellung aller vorgesehenen Ausgaben über die gesamte Projektlaufzeit hinweg ermöglicht ("Wie viel Geld brauchen wir?". Die Gliederung des Kostenplans orientiert sich entweder an den Kostenarten (z. B. Personal, Material) oder den Arbeitspaketen.
Darüber hinaus weist der Budgetplan den einzelnen Projektphasen bzw. Arbeitspaketen ihre finanziellen Mittel zu ("Wie viel Geld haben wir?"). Er dient also dem Abgleich mit den zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln und ggf. der Anpassung des Kostenplans oder der Erweiterung des Budgets. Beides zusammen bildet die Grundlage für die Kostenüberwachung und Budgetsteuerung.

Übergreifendes Ziel der Kosten- und Budgetplanung ist es, frühzeitig Transparenz zu schaffen und Entscheidungen durch die Projektverantwortlichen herbeizuführen, die wirtschaftliche Steuerbarkeit des Projekts sicherzustellen und Herausforderungen im finanziellen Bereich zu erkennen

Kostenarten¶

Kostenarten schaffen Klarheit hinsichtlich der Ausgabenstruktur und bilden die Grundlage für die Budgetierung. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es unterschiedliche Differenzierungsmöglichkeiten gibt und diesbezüglich für das Projekt eine Entscheidung zu treffen ist. Bei Projekten wird zum Beispiel nach variablen und fixen Kosten oder Investitions- und Betriebskosten unterschieden:

• Variable Kosten: Variable Kosten entstehen in Abhängigkeit vom Umfang der Projektaktivitäten – hierzu zählen unter anderem der Verbrauch von Materialien, Strom- und Transportkosten, Leistungen externer Subunternehmer oder leistungsbezogene Provisionen.
• Fixe Kosten: Fixe Kosten entstehen unabhängig vom Projektverlauf oder -fortschritt – hierzu zählen beispielsweise die Miete für Räumlichkeiten, Softwarelizenzen sowie Ausgaben für Verwaltung und Versicherungen.
• Betriebskosten (OpEx – Operational Expenditures): Unter Betriebskosten werden alle Kosten gefasst, die durch den täglichen Geschäftsbetrieb einer Organisation anfallen. Dabei kann es sich sowohl um fixe als auch um variable Kosten handeln: So zählt beispielsweise die Miete für Produktions- und Geschäftsräume aber auch die Energie- oder Materialkosten zu den Betriebskosten.
• Investitionskosten (CapEx – Capital Expenditures): Von Investitionskosten wird immer dann gesprochen, wenn es sich um Investitionen in langlebige Wirtschaftsgüter handelt. So zählen beispielweise Maschinen und Anlagen, Gebäude und Fahrzeuge zu den Investitionskosten.
• Direkte Kosten: Ausgaben, die eindeutig einem Arbeitspaket zugeordnet werden können, etwa für Personal, Materialien oder externe Dienstleistungen.
• Indirekte Kosten: Diese Kosten lassen sich nicht direkt einem Arbeitspaket zuordnen und umfassen beispielsweise Gemeinkosten, Infrastruktur- oder Verwaltungsaufwendungen.

Kostenschätzung im Projekt: Grundlagen und Methoden¶

Die Schätzung der Projektkosten ist eine der zentralen Herausforderung in der Phase der Planung – sie erfolgt noch vor der Projektumsetzung, wird jedoch auch im weiteren Verlauf, insbesondere bei signifikanten Änderungen wie etwa einer Anpassung des Projektumfangs oder bei Nachträgen, wiederholt. In jedem Fall dient die Kostenschätzung dazu, auf der Basis belastbarer Grundlagen (z. B. Erfahrungswerte oder Expertenwissen) eine möglichst verlässliche Aussage über die erwarteten Gesamtkosten des Projekts treffen zu können. Hierfür stehen unterschiedliche methodische Ansätze zur Verfügung, die sowohl quantitativer als auch qualitativer Natur sein können.

• Quantitative Schätzmethoden: Kostenschätzung mit Kostenkennziffern und Kennziffernsystemen, Parametrische Schätzung
• Qualitative Schätzmethoden: Expertenbefragung

Kostenschätzung mit Kostenkennziffern und Kennziffernsystemen¶

Eine einfache, aber in frühen Projektphasen oft eingesetzte Möglichkeit der Kostenschätzung ist die Arbeit mit Kostenkennziffern, etwa in Form von Kosten pro Kubikmeter umbauter Raum im Hochbau oder pro Kilogramm Maschinengewicht im Anlagenbau. Der Vorteil dieser Methode liegt in ihrer Schnelligkeit und geringen Komplexität, erfordert aber qualifiziertes Referenzmaterial, idealerweise zusammengefasst in umfassenden Kostendatenbanken. Problematisch wird dieses Verfahren, wenn unbekannte Technologien zum Einsatz kommen, denn dadurch steigt die Unsicherheit im Bezug auf den Schätzwert.

Parametrische Schätzung¶

Eine weitere quantitative Methode, die vom Projektcontrolling angewendet werden kann, ist die parametrische Kostenschätzung. Sie beruht auf statistischen Zusammenhängen zwischen historischen Projektdaten (die vom Projekt zunächst gewonnen werden müssen) und messbaren Einflussgrößen auf das Projekt (die für das Projekt festgelegt werden müssen). Ziel ist es, aus diesen Parametern ein mathematisches Modell zu erstellen um die Kosten zu schätzen. Weicht das aktuelle Projekt stark von den Referenzprojekten ab, sind die Ergebnisse dieser Schätzung nicht mehr zuverlässig.

Expertenbefragung¶

Insbesondere wenn nur wenige belastbare Vergleichsdaten vorliegen oder projektspezifisches Erfahrungswissen erforderlich ist, kann auf Expertenbefragungen zurückgegriffen werden. Dabei fließen die Erfahrungswerte, das Fachwissen und die individuellen Einschätzungen von Spezialisten in die Kostenschätzung eines Projekts ein. Es können unterschiedliche Formen der Expertenbefragung zum Einsatz kommen. Arbeitspakete, die inhaltlich sauber beschrieben sind, können einer Berechnung, basierend auf Kostenkennziffern, unterzogen werden. Expertenbefragungen hingegen sind dann relevant, wenn eine Berechnung des Werts eines Arbeitspakets nicht möglich ist.

Delphi-Methode

Eine besonders strukturierte, unter Umständen aber organisatorisch aufwändige, Form der Expertenbefragung stellt die sogenannte Delphi-Methode dar. Diese basiert auf mehreren, anonymisierten Befragungsrunden, bei denen die Einschätzungen der Experten schrittweise verfeinert werden, indem die Ergebnisse nach jeder Runde zusammengefasst und den Experten in anonymisierter Form erneut vorgelegt werden. Diese werden dazu angehalten, ihre ursprüngliche Einschätzung auf der Basis des vorliegenden Feedbacks einer erneuten Überprüfung zu unterziehen. Ziel dieses iterativen Prozesses ist es, einen Konsens unter den Experten zu erzielen. Durch die Wahrung der Anonymität kann es gelingen, Mitläufereffekte zu vermeiden – also das unreflektierte Übernehmen der Schätzwerte anderer Teilnehmender, sei es aus Bequemlichkeit oder um Konflikten aus dem Weg zu gehen. Zudem können Experten ihre getroffenen Einschätzungen ohne Gesichtsverlust revidieren, wenn neue Erkenntnisse vorliegen.

Schätzklausur

Eine alternative Form der Expertenbefragung ist die sogenannte Schätzklausur. Im Gegensatz zur Delphi-Methode setzt sie auf Transparenz und offene Diskussionen innerhalb der Gruppe mit dem Ziel, eine realistische und gemeinsam getragene Kostenschätzung zu erarbeiten. An einer Schätzklausur können neben ausgewählten Projektteammitgliedern (z. B. Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortliche), fachliche Berater, ein Moderator sowie ein Protokollführer teilnehmen.

Der Ablauf einer Schätzklausur kann gemäß den untenstehenden Schritten erfolgen, wobei alle bisher erarbeiteten Projektunterlagen die Basis hierfür bilden.

1. Es wird ein geeigneter Wertmaßstab festgelegt (z. B. Personenstunden oder die Währung).
2. Die Arbeitspaketverantwortlichen erläutern die zu schätzenden Arbeitspakete hinsichtlich Inhalt, Umfang und Zielsetzung. Dieser Schritt ist wichtig, um zu gewährleisten, dass alle Beteiligten auf der gleichen Informationsbasis schätzen.
3. Die Teilnehmenden geben ihre ersten Schätzwerte unabhängig voneinander ab. Um gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden, kann die Schätzung schriftlich erfolgen.

4. Extrem hohe oder besonders niedrige Werte, die sich deutlich von den übrigen Schätzungen unterscheiden, können das Schätzergebnis verfälschen, weshalb solche Ausreißer identifiziert und erläutert werden müssen.

   Wie kommen Ausreißer zustande?

   Beruhen diese Werte auf mangelnder Erfahrung des Schätzers, sollten sie nicht in die Berechnung eines Durchschnittswertes einfließen, da sie diesen sonst verfälschen würden. Stammt die Schätzung jedoch von einem Experten, sollte seine Einschätzung übernommen und ggf. nur dieser Wert akzeptiert werden. Es ist ratsam, dieses Vorgehen im Voraus anzukündigen und zu begründen, um Missverständnisse und Konflikte mit den Schätzern zu vermeiden.

5. Im Bedarfsfall können nun weitere Schätzrunden folgen, mit dem Ziel neu gewonnenen Erkenntnisse in die eigene Schätzung einfließen zu lassen und damit die Schätzung zu verbessern.

   Zusätzliche Informationen oder Eskalation

   Arbeitspakete, bei denen trotz mehrerer Durchgänge eine große Streuung der Schätzwerte besteht, müssen gesondert betrachtet werden. Wenn möglich, sind weitere Informationen einzuholen und / oder weitere Experten hinzuzuziehen. Sollte weiterhin keine Einigung erzielt werden, empfiehlt es sich, eine strategische Entscheidung mit dem Topmanagement zu treffen, d. h., den sehr niedrigen oder den sehr hohen Wert zu wählen.

6. Abschließend werden die Ergebnisse im Arbeitspaket dokumentiert. Neben der finalen Kostenschätzung enthält es damit auch alle zugrunde liegenden Annahmen, Besonderheiten und strategischen Entscheidungen des Topmanagements.

Methoden der Budgetplanung¶

Um das Budget zu planen und somit den finanziellen Rahmen des Projekts festzulegen gibt es unterschiedliche methodische Ansätze, die Sie bereits aus dem Kapitel Phasenmodell kennen:

• Top-Down-Verfahren
• Bottom-Up-Verfahren

Der grundlegende Unterschied zwischen der Anwendung der beiden Verfahren im Phasenmodell und der Kostenschätzung bzw. Budgetplanung besteht darin, dass die Schätzung nicht auf Phasenebene, sondern auf Ebene der Arbeitspakete erfolgt. Die methodische Vorgehensweise bleibt dabei grundsätzlich identisch, lediglich die Zuordnungsebene ändert sich.

Budgetierung und Kostenmanagement¶

Das Ziel der Budgetfestlegung besteht darin, eine finanziell tragfähige und zugleich realistische Basis zu schaffen. Um dies zu gewährleisten, erfolgt die Budgetplanung unter Einbeziehung der im Projekt eingebunden Fachbereiche in enger Abstimmung mit dem Controlling. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass die Finanzierbarkeit gegeben ist, dass die strategischen Vorgaben des Unternehmens berücksichtigt werden und dass das Projektbudget in die bestehenden Berichts- und Steuerungszyklen – etwa monatliche oder quartalsweise Finanzberichte – integriert wird. So wird ein kontinuierliches Monitoring der Budgetentwicklung ermöglicht, das Abweichungen frühzeitig sichtbar macht und eine rechtzeitige Einleitung steuernder Maßnahmen erlaubt.

Exkurs: Ressourcenplanung¶

Die Einsatzmittel- und Kapazitätsplanung (Ressourcenplanung) stellt ein ergänzendes Instrument zur Kosten- und Budgetplanung dar und soll sicherstellen, dass der geplante Einsatz von Ressourcen sowohl mit dem Projektzeitplan als auch mit dem verfügbaren Budget in Einklang steht. Ein fehlender Abgleich zwischen vorhandenen Ressourcen und den geplanten Arbeitspaketen kann erhebliche Kostensteigerungen nach sich ziehen. Solche Mehrkosten entstehen beispielsweise durch die Notwendigkeit von Überstunden oder den kostenintensiven Zukauf externer Leistungen.

Das zentrale Ziel der Ressourcenplanung besteht also darin, Ressourcenkonflikte rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben, um Zusatzkosten und Budgetabweichungen zu minimieren. Auf diese Weise leistet sie einen wertvollen Beitrag zur Einhaltung der finanziellen Rahmenbedingungen.

Überwachung der Kostenentwicklung¶

Nach Freigabe des Projektbudgets beginnt das Projektcontrolling mit der kontinuierlichen Überwachung der Kostenentwicklung. Dadurch können Abweichungen der Ist-Kosten von den Plan-Kosten erkannt und rechtzeitig Maßnahmen eingeleitet werden, um eine Budgetüberschreitung zu vermeiden oder eine Budgetanpassung vorzunehmen.

Mögliche Verfahren dafür sind:

• Earned-Value-Management
• Kostentrendanalyse
• Soll-Ist-Vergleich

Das Earned-Value-Management kombiniert die Bewertung von Kosten und Projektfortschritt und liefert Kennzahlen zum Budgetstatus. Bei der Kostentrendanalyse dar wird die Entwicklung der Projektkosten über einen längeren Zeitraum betrachtet, um Trends und mögliche Budgetüberschreitungen frühzeitig zu identifizieren.

Zur Überwachung der Kostenentwicklung genügt ein klassischer Soll-Ist-Vergleich, da dieser die tatsächlich angefallenen Kosten transparent und nachvollziehbar darstellt. Dabei werden die geplanten Kosten den real entstandenen Ausgaben regelmäßig gegenübergestellt. So lassen sich Kostenabweichungen frühzeitig erkennen und bei Bedarf geeignete Gegenmaßnahmen einleiten.

Steuerung bei Budgetabweichungen¶

Ein aktives Kostencontrolling ist unerlässlich, um bei Abweichungen vom geplanten Budget gezielt und zeitnah gegensteuern zu können. Treten Unstimmigkeiten zwischen den geplanten und den tatsächlichen Kosten auf, stehen verschiedene Steuerungsmaßnahmen zur Verfügung. Dazu zählen die Anpassung des Leistungsumfangs, die Verlängerung der Projektlaufzeit, die Umverteilung oder Erhöhung von Ressourcen sowie eine nachträgliche Anpassung des Budgets.

Ebenso wichtig wie die Wahl der richtigen Maßnahme ist eine offene und transparente Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern. Drohende Budgetüberschreitungen sollten frühzeitig angesprochen werden, um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können. Alle eingeleiteten Maßnahmen müssen konsequent zur Anpassung der Pläne führen, damit dokumentiert und in das Berichtswesen des Projekts integriert werden, um sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch die Steuerungsfähigkeit zu gewährleisten.

Ein solider Kosten- und Budgetplan schafft finanzielle Transparenz und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Doch selbst die sorgfältigste Planung ist nicht frei von Unsicherheiten. Unerwartete Ereignisse, Preisänderungen oder Verzögerungen können selbst das am besten kalkulierte Projekt aus dem Gleichgewicht bringen. Genau hier setzt das Risikomanagement an.