Meetings und Präsentationen¶

Nahezu jeder erinnert sich an endlos wirkende Schulstunden in denen kaum einer dem monotonen Vortrag der Lehrkraft folgen konnte. Oder aber auch unmotivierte Gruppenarbeiten, wenn gut die Hälfte der Klasse gar nicht wusste, was nun eigentlich genau zu erarbeiten ist. Erstaunlicherweise ähneln zahlreiche Meetings in der Projektarbeit heute immer noch diesen Situationen – Besprechungen mit unklaren Zielen und langatmigen Präsentationen ohne Struktur rauben allen Teammitgliedern wertvolle Zeit. Dabei zählen professionell angesetzte und abgehaltene Meetings als das Rückgrat einer jeden Projektorganisation, denn eine bessere Möglichkeit zur Kommunikation und gemeinschaftlichen Planung wird sich Ihnen nicht bieten. Wählen Sie also für jedes Anliegen die passende Besprechungsart aus und setzen Sie auf starke Präsentationen, die Inhalte klar vermitteln und das Team zugleich motivieren. Im Folgenden finden Sie wertvolle Tipps, die Ihnen bei der konkreten Umsetzung helfen werden.

Arten von Meetings¶

Ein Meeting ist nicht wie das andere. Steht Ihr Projekt noch ganz am Anfang und Sie möchten das Team zusammenbringen? Oder sind Sie schon mittendrin und plötzlich mit einem unvorhergesehenen Problem konfrontiert? Jede Situation erfordert ein anderes Vorgehen, weshalb es verschiedene Arten von Meetings gibt, die passgenau auf die jeweiligen Ziele und Bedürfnisse ausgerichtet sind. Denn wenn die Art und damit die Zielsetzung der Besprechung nicht klar definiert sind, kommt es schnell zu langatmigen Diskussionen, ineffizienten Abläufen und unklaren Ergebnissen. Zudem können Meetings ohne konkretes Ziel und ohne Agenda auf Dauer zur sogenannten „Meeting-Fatigue“ führen. Dabei handelt es sich um eine Müdigkeit, bei der sich Ihre Mitarbeitenden schnell erschöpft fühlen und oftmals mit anhaltenden Konzentrationsproblemen zu kämpfen haben. Überfrachten Sie den Arbeitsalltag also keinesfalls mit willkürlich angesetzten Besprechungen, sondern wählen Sie diese immer weise und mit Bedacht aus. Denn auch wenn es in der Praxis häufig anders gehandhabt wird: Nicht immer ist ein Meeting die effizienteste Lösung.

Wann kann ein Meeting Sie und Ihr Team aber weiterbringen? Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der gängigsten Meetingformate im traditionellen Projektmanagement.

Kick-off-Meeting¶

Das Kick-off-Meeting markiert den Startschuss des Projekts. Es dient in erster Linie dazu, alle Teammitglieder zusammenzubringen und die Projektziele zu klären, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. Neben der Vorstellung der Projektziele stehen auch die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Erläuterung des Projektplans sowie die Identifikation erster Risiken auf der Tagesordnung.

Status-Meetings¶

Bei Status-Meetings handelt es sich um regelmäßige Besprechungen, die über die gesamte Laufzeit eines Projekts abgehalten werden. Sie dienen der Überwachung des Fortschritts und der Sicherstellung, dass das Projekt den gesetzten zeitlichen und finanziellen Rahmen nicht überschreitet. Status-Meetings ermöglichen es somit, den aktuellen Stand im Blick zu behalten, Probleme frühzeitig zu erkennen und nötige Anpassungen vorzunehmen.

Ad-hoc-Meetings¶

Ad-hoc-Meetings werden nicht im Voraus geplant, sondern stets kurzfristig einberufen, wenn das Projekt mit unvorhergesehenen Problemen oder neuen Anforderungen konfrontiert ist. Ad-hoc-Meetings dienen somit der schnellen Entscheidungsfindung und Problemlösung und verlangen von allen Beteiligten höchste Flexibilität.

Workshops zu speziellen Themen¶

Im Verlauf eines Projekts tauchen immer wieder Themen auf, für die Sie als Projektmanager die fachliche Expertise, Erfahrungen und unterschiedlichen Sichtweisen Ihrer Teammitglieder benötigen. Dann bietet sich ein Workshop an, beispielsweise zur Bewertung potenzieller Risiken im Projekt oder als konstruktives Treffen mit dem Einkauf zur Bewertung der infrage kommenden Auftragnehmer. Die Themen für einen Workshop sind vielfältig. Bei strukturierter Planung und Umsetzung werden Sie nach konzentrierter Arbeit mit wertvollen Ergebnissen belohnt.

Review-Meetings¶

Beim traditionellen Projektmanagement dominieren Phasenmodelle. Hierbei wird das gesamte Projekt in direkt aufeinanderfolgende Phasen gegliedert. Das Ende einer jeden Phase ist dabei meist durch ein spezifisches Ziel in Form eines Meilensteins definiert – und der richtige Zeitpunkt für ein Review-Meeting, das stets am Ende einer jeden Phase durchgeführt werden sollte. Das Ziel dabei ist, regelmäßig zu überprüfen, ob der vorgesehene Kurs noch eingehalten wird, bevor die nächste Phase beginnt.

Abschlussmeeting¶

Sie konnten Ihr Vorhaben erfolgreich umsetzen und das Ende Ihres Projekts ist in Sicht? Dann ist es jetzt an der Zeit für das Abschlussmeeting, das den Schlusspunkt setzt. Hier gilt es, noch einmal den gesamten Projektverlauf zu reflektieren und die Ergebnisse zu präsentieren. Damit künftige Projekte von Ihren Fehlern profitieren können, halten Sie diese auch als „Lessons Learned“ fest.

Merkmale guter Meetings¶

Was unterscheidet nun ein gutes von einem schlechten Meeting? Im Wesentlichen sind gute Meetings effizient, verbessern die Zusammenarbeit und fördern die Zielerreichung. Das mag zunächst nach einer Utopie klingen, doch tatsächlich braucht es dazu nur die Beachtung der zentralen Merkmale – und natürlich etwas Übung.

Klare Agenda¶

Die Grundlage eines erfolgreichen Meetings ist stets eine klare und gut strukturierte Agenda, die bereits im Vorfeld kommuniziert werden sollte, damit allen Teilnehmenden die Möglichkeit zur Vorbereitung bleibt. Teilen Sie also mit genügend zeitlichem Abstand und in schriftlicher Form die zu behandelnden Themen in der Reihenfolge ihrer Priorität mit und legen Sie neben einem zeitlichen Rahmen für jedes Themengebiet auch direkt die Verantwortlichkeiten für einzelne Bereiche fest. So präzise formuliert, kann eine klare Agenda zeitraubenden Abschweifungen vorbeugen und ein fokussiertes und damit produktives Meeting anstoßen.

Pünktlichkeit und Zeiteinteilung¶

Meetings sollten pünktlich beginnen und enden – so respektieren Sie die Zeit aller Teilnehmenden. Ein eingesetzter Moderator sollte zudem sicherstellen, dass der für jedes Thema vorgegebene Zeitrahmen nicht überschritten wird, um das Meeting so möglichst effizient zu gestalten.

Effektive Moderation¶

Ein erfahrener Moderator überwacht aber nicht nur die Einhaltung des zeitlichen Rahmens, sondern sorgt auch sonst für einen strukturierten Ablauf, indem er die Einhaltung der Agenda auch thematisch gewährleistet. Er lenkt Diskussionen zielgerichtet und stellt zudem sicher, dass jeder Teilnehmende die Möglichkeit hat, sich mit seiner Sichtweise einzubringen.

Interaktivität und aktives Zuhören¶

Ein gutes Meeting sollte auch interaktiv angelegt sein. Räumen Sie den Teilnehmenden also die Möglichkeit ein, Fragen zu stellen und Anregungen zu geben. Denn der Austausch von Ideen und Meinungen fördert die Zusammenarbeit und führt oftmals auch zu besseren Lösungen.

Teilnehmerzahl und Rahmenbedingungen¶

Die Anzahl der Teilnehmenden sollte immer an die Zielsetzung des Meetings angepasst werden. Für Diskussionen und Entscheidungsfindungen empfiehlt sich ein kleiner Kreis, bei dem Sie wirklich konsequent die weniger relevanten Akteure von der Teilnehmerliste streichen sollten. Meetings können aber auch im Sinne einer Informationsveranstaltung für größere Gruppen abgehalten werden.

In jedem Fall sollte der Raum komfortabel sein und über alle nötigen technischen Mittel wie Beamer und Mikrofone verfügen, um einen produktiven Rahmen zu schaffen. Zudem ist es empfehlenswert, die technische Ausstattung im Vorfeld auf ihre Funktionstüchtigkeit hin zu überprüfen. Denn nichts steht der Effizienz eines Meetings mehr entgegen als Verzögerungen im Ablauf durch technische Defekte.

Protokollierung¶

Jedes Meeting sollte durch ein Protokoll dokumentiert werden, das die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben festhält. So dient es als wertvolles Werkzeug für die spätere Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben. Im Wesentlichen wird dabei zwischen einem Ergebnis- und einem Verlaufsprotokoll unterschieden. Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich vornehmlich auf die entscheidenden Beschlüsse, Aufgaben und Zuständigkeiten und fasst dabei prägnant zusammen, welche Ergebnisse erzielt wurden und welche Maßnahmen folgen werden. Ein Verlaufsprotokoll dokumentiert dagegen den gesamten Ablauf der Besprechung – einschließlich aller geführten Diskussionen, vorgebrachten Argumentationen und dargelegten Meinungsbilder. Dieses Vorgehen kann insbesondere in komplexen Projektphasen und bei kontroversen Themen hilfreich sein, da so Transparenz gefördert, die Kommunikation verbessert und eine effiziente Steuerung des Projekts unterstützt wird.

Kommunikations- und Stakeholdermanagement¶

Die Kommunikation mit internen oder externen Stakeholdern sollte ein integraler Bestandteil von Besprechungen sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über aktuelle Entwicklungen informiert sind und abhängig von ihrer Position auch in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Dabei sollte die Kommunikation zeitnah, proaktiv, regelmäßig, ehrlich und interaktiv gestaltet werden. Jedoch ist nicht jedes Meeting primär auf Stakeholdermanagement ausgelegt. Hier ist es also entscheidend, die Zielsetzung des Meetings im Vorfeld klar zu definieren und die Art der Kommunikation entsprechend zu wählen. Denn während in manchen Besprechungen der Austausch mit Stakeholdern – seien es Mitarbeitende, Führungskräfte oder externe Partner – im Vordergrund steht, dienen andere Besprechungen in erster Linie der operativen Projektsteuerung. Differenzieren Sie hier also genau, um sicherzustellen, dass Stakeholder genau dort abgeholt werden, wo sie stehen, und dass zugleich interne Abstimmungen nicht zu kurz kommen.

Präsentationen¶

Im Kontext eines erfolgreichen Projektmanagements ist die klare und damit überzeugende Vermittlung neuer Ideen von zentraler Bedeutung. Diese Vermittlung erfolgt über Präsentationen, die aufgrund ihrer vielfältigen, projektbezogenen Entwicklungschancen nicht lediglich als reiner Akt des Informationsaustausches betrachtet werden sollten. Denn es bietet sich hier auch die gewinnbringende Gelegenheit zur Inspiration und Mobilisierung der einzelnen Teammitglieder, Stakeholder und Entscheidungsträger. Ob es Ihnen nun darum geht, den Fortschritt Ihres Projekts zu kommunizieren, eine neue Initiative vorzustellen oder eine wichtige Entscheidung zu treffen – in jedem Fall entscheidet die Qualität Ihrer Präsentation über die weitere Entwicklung des Projekts. Es ist also lohnend, sich im Vorfeld mit den verschiedenen Stellschrauben auseinanderzusetzen, die aus einem monotonen Vortrag ein interaktives Erlebnis werden lassen, das Ihre Kollegen zu einem produktiven Miteinander anregt:

Schlüsselbotschaften¶

Zunächst einmal gilt es, bei jeder Präsentation drei essenzielle Schlüsselbotschaften zu vermitteln. Diese sollen sich im Unterbewusstsein Ihres Publikums verankern und Vertrauen schaffen. Diese sollten Sie nicht plakativ herausposaunen, sondern ganz subtil durch die Art und Weise der Präsentation, Ihre Körpersprache und die Interaktion mit den Zuhörern demonstrieren.

Kompetenz: Zeigen Sie, dass Sie fachlich qualifiziert sind.
Kraft und Dynamik: Zeigen Sie, dass Sie das Projekt unter Kontrolle haben und bereit sind, Herausforderungen zu meistern.
Sympathie und Kommunikation: Zeigen Sie sich offen, sympathisch und kommunikationsfreudig.

Umgebung und Technik¶

Der äußere Rahmen für Ihre Präsentation eignet sich in besonderem Maße dafür, die Vermittlung der drei essenziellen Schlüsselbotschaften von Kompetenz, Kraft und Sympathie zu unterstützen. Achten Sie daher auf angemessene Räumlichkeiten, die dem Anlass Ihres Vortrags entsprechen, und neben einer ausreichenden Beleuchtung, komfortablen Sitzgelegenheiten auch ein gut sortiertes Angebot an Getränken und kleinen Snacks und eine funktionierende technische Ausstattung bereithalten. Insbesondere bei hybriden oder reinen Online-Veranstaltungen kann Ihnen die Technik leicht einen Strich durch die Rechnung machen. Hier gibt es nicht nur eine instabile Internetverbindung zu fürchten, auch knackende Mikrofone, eine ungenügende Kameraauflösung oder eine schlechte Raumakustik können den Erfolg einer Präsentation schmälern. Setzen Sie daher am besten auf eine möglichst neue und Ihnen bekannte technische Ausstattung, um unliebsamen Überraschungen vorzubeugen.

Optimale Tageszeit¶

Ein wesentlicher Faktor, der sich sowohl positiv als auch negativ auf den Erfolg Ihrer Präsentation auswirken kann, ist zudem die Uhrzeit, zu der Ihr Vortrag terminiert ist. So sind am frühen Morgen um acht Uhr viele Menschen noch müde und damit deutlich weniger aufnahmefähig. Aber auch nach dem Mittagessen ist die geistige Leistungsfähigkeit oftmals ebenso eingeschränkt wie nach 17 Uhr, da hier viele Kollegen entweder gerade satt und damit auch meist etwas träge sind, oder gedanklich schon beim Abendessen sitzen. Aus diesen im beruflichen Alltag gewonnenen Beobachtungen ergibt sich ein optimales Zeitfenster für Ihre Präsentation: Morgens ab 9 Uhr bis zur Mittagspause und nachmittags von 14 bis ca. 17 Uhr. Hier handelt es sich aber natürlich um eine Empfehlung und nicht um ein Gesetz. Denn jedes Unternehmen setzt schließlich auf eine andere Kernarbeitszeit. Beginnt der reguläre Arbeitstag für die meisten Mitarbeitenden beispielsweise bereits um 6:30 Uhr können Präsentationen auch schon früher angesetzt werden.

Struktur der Präsentation¶

Eine kohärente und klare innere Struktur macht es dem Publikum deutlich leichter, Ihrer Präsentation zu folgen. Achten Sie also darauf, dass sich Ihre Argumentation durchgehend an dem viel zitierten und doch so oft vernachlässigten roten Faden orientiert, und bauen Sie ebenso eine sich stetig steigernde Spannung auf, die sich gegen Ende der Präsentation auflöst. Zudem ist es nahezu immer eine gute Idee, mit einem interessanten Beispiel oder etwas Humor einzusteigen – das sollte Ihnen die Aufmerksamkeit des Publikums sichern und zudem eine positive Grundstimmung unterstützen. Gehen Sie anschließend dazu über, den aktuellen Stand des Projekts zu erläutern, ehe Sie plausible Argumente für notwendige Anpassungen und wünschenswerte Maßnahmen darlegen. Schließen Sie diese Argumentationskette, indem Sie im Detail erläutern, wie diese Maßnahmen konkret umgesetzt werden können, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Gestaltung und visuelle Hilfsmittel¶

Ihren mündlichen Vortrag sollten Sie mit grafischen Darstellungen und Texten unterstützen. Setzen Sie hier auf übersichtliche Folien mit einer möglichst geringen Textdichte: Meist sind drei Kernaussagen vollkommen ausreichend. Diese Regel ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Denn gerade bei komplexen, technischen Inhalten können doch weitere Präzisierungen essenziell für das Verständnis sein. Weniger ist hier also nicht immer mehr. Achten Sie zudem auf eine einheitliche Formatierung in der gesamten Präsentation und wählen Sie gut lesbare Schriftgrößen und -arten aus. Fakten und Zahlen lassen sich hingegen durch Grafiken, Diagramme und Bilder besonders prägnant und übersichtlich darstellen. Grundsätzlich gilt hier: Verwenden Sie Grafiken und Bilder wirklich nur dann, wenn sie den Inhalt Ihrer Präsentation klarer erscheinen lassen – erzeugen Sie ansonsten lieber Bilder im Kopf Ihres Publikums, anstatt die Wand mit Informationen zu überladen. Denn schließlich wollen Sie nicht mit Ihren eigenen Folien um die Aufmerksamkeit der Zuhörer konkurrieren.

Interaktivität¶

Sie sollten niemals in einen Monolog verfallen, sondern immer darauf achten, Ihre Zuhörer durch gezielte Fragen und Interaktionen aktiv einzubeziehen. So erhöht sich nicht nur die allgemeine Aufmerksamkeit, sondern es entsteht so auch eine deutlich persönlichere Verbindung zu Ihrem Publikum, das sich dadurch leichter von Ihnen überzeugen lässt.

Umgang mit Nervosität¶

Ganz gleich, wie oft ein Schauspieler schon die „Bretter, die die Welt bedeuten”, betreten hat – Lampenfieber gehört zum Geschäft. Ähnlich verhält es sich in der Projektarbeit. Denn selbst die erfahrensten Präsentatoren sind gelegentlich noch nervös. Doch das muss nicht sein. Mit diesen Techniken können Sie Ihre Nervosität im Zaum halten:

Die Kraft positiver Gedanken: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Fähigkeiten statt auf mögliche Fehler.
Atmen Sie tief in den Bauch, das beruhigt das Nervensystem.
Üben Sie Ihre Präsentation, denn je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger hat die Nervosität eine Chance.

Stakeholder mit Präsentationen erreichen¶

Präsentationen bieten eine hervorragende Gelegenheit zur direkten Kommunikation mit Stakeholdern. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Botschaften klar und verständlich sind, und schaffen Sie Raum für Rückfragen und Feedback. Denn eine regelmäßige, proaktive und ehrliche Kommunikation stärkt das Vertrauen in Ihr Projekt und das gesamte Team.

Meetings und Präsentationen sind also zentrale Instrumente der Projektarbeit. Wenn sie richtig eingesetzt werden, fördern sie Transparenz, Abstimmung und fundierte Entscheidungen. Dafür sind jedoch klare Zielsetzungen, strukturierte Agenden und eine bewusste Aufbereitung der Inhalte Voraussetzung. Andernfalls verlieren diese Formate schnell ihren Mehrwert und werden zur Belastung im Projektalltag.

Die Kommunikation im Projekt folgt stets dem Projektfortschritt. Mit zunehmender Projektreife verschiebt sich der Fokus von Planung und Steuerung hin zur Einordnung von Ergebnissen und zur Sicherung von Erkenntnissen. Damit gewinnt eine Phase besondere Bedeutung: der Projektabschluss. Das folgende Kapitel beleuchtet die wesentlichen Aufgaben und Zielsetzungen dieser abschließenden Projektphase.