Phasenmodell¶

Die Erstellung eines Phasenmodells ist eine einfache, aber effektive Methode, um die Komplexität von Projekten zu strukturieren: Das gesamte Projekt wird auf Basis eines Phasenmodells in einzelne, überschaubare und inhaltlich voneinander abgegrenzte zeitliche Abschnitte unterteilt. Am Anfang und am Ende jeder dieser Phasen stehen sogenannte Meilensteine. Ein Phasenmodell ist ein strukturiertes Vorgehensmodell, das durch klare Regeln für einen nachvollziehbaren Ablauf sorgt und somit die Komplexität reduziert.

Die Phasen und Meilensteine eines Projekts¶

Grundsätzlich gilt: Das eine Phasenmodell gibt es nicht, denn die konkrete Ausgestaltung der Phasen sowie ihre Benennung sind variabel und können sich von Projekt zu Projekt und von Organisation zu Organisation unterscheiden. In der Praxis wurden jedoch bestimmte Standardphasenmodelle etabliert, die zur Orientierung dienen können, wenn es keine projekt- oder unternehmensspezifischen Vorgaben gibt. Diese Modelle umfassen in der Regel zwischen vier und sechs Abschnitte: Initiierung, Definition (optional), Planung, Umsetzung, Controlling (optional) und Abschluss. Je nach Bedarf können diese Phasen angepasst werden, ohne den grundsätzlichen Charakter des Modells zu verändern.

Initiierung¶

Die Phase der Initiierung bildet typischerweise den Einstieg in das Projekt, welche in den Kapiteln Projektcheck, Projekthandbuch, Projektumfeld und Stakeholder behandelt wurden. Ihr zentrales Ziel besteht darin, das Projektvorhaben zu konkretisieren und ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und der Organisation, die das Projekt umsetzt, herzustellen. Häufig gibt es in dieser Phase noch keinen formell benannten Projektmanager. In dieser frühen Phase werden alle wesentlichen Informationen gesammelt, die für die Entscheidung notwendig sind, ob das Projekt tatsächlich durchgeführt werden soll. Da an diesem Punkt noch unklar ist, ob das Projekt realisiert wird, erfolgt die Betrachtung zunächst eher oberflächlich. Es gilt, potenzielle Gefährdungen, Nutzen und Machbarkeit grob einzuschätzen, ohne bereits allzu viele Ressourcen in ein Vorhaben zu investieren, das sich möglicherweise als nicht durchführbar erweist. Die Initiierung dient somit als Filter: Projekte, die ein hohes Gefährdungspotenzial, einen unklaren Nutzen oder Schwierigkeiten bei der Umsetzung aufweisen, können an dieser Stelle frühzeitig gestoppt oder neu ausgerichtet werden.

Definition¶

Obwohl sie grundsätzlich optional ist, kann die Phase der Definition doch einen zentralen Abschnitt im Rahmen eines Phasenmodells darstellen, da hier die wesentlichen Weichen für den späteren Projekterfolg gestellt werden. Im Mittelpunkt stehen die Klärung der Projektstruktur und die Festlegung der grundlegenden Vorgehensweise, bei der die Bedürfnisse und potenziellen Einflüsse relevanter Stakeholder berücksichtigt werden.

Ausgangspunkt dieser Phase ist die Festlegung der Erfolgskriterien aus Sicht des Auftraggebers. Auf Basis seiner Anforderungen an Zeit, Leistung und Kosten werden grundlegende Entscheidungen über den weiteren Verlauf des Projekts getroffen und deren Konsequenzen analysiert. Gleichzeitig werden die Projektziele präzisiert und anhand der SMART-Kriterien definiert. So formulierte Projektziele sind spezifisch (**s**pecific), messbar (**m**easurable), erreichbar (**a**chievable), realistisch (**r**ealistic) und terminiert (**t**ime-bound) und schaffen somit ein gemeinsames Verständnis innerhalb der Organisation für die Ausrichtung und den Erfolg des Projekts.

Neben den Zielen rückt in dieser Phase auch das Projektteam in den Fokus. Idealerweise erfolgt die Auswahl der Projektmitarbeitenden nach fachlichen Qualifikationen und persönlicher Eignung. In der Praxis dominiert jedoch häufig ein pragmatischeres Vorgehen: Das Team setzt sich aus den Personen zusammen, die zeitlich verfügbar sind. Unabhängig vom Auswahlprozess ist jedoch die bewusste Zusammensetzung des Teams ein bedeutender Erfolgsfaktor, ebenso wie die frühzeitige formelle Benennung eines qualifizierten Projektmanagers und die Einbindung erfahrener Personen – etwa aus früheren Projekten.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in dieser Phase auf der Analyse der Projektkomplexität. Je nach Grad der Neuartigkeit und Unsicherheit des Vorhabens müssen geeignete Vorgehensweisen und Strukturen definiert werden. Ein überschaubares Projekt mit klarem Ziel erfordert eine andere Herangehensweise als ein großes, innovatives Vorhaben mit vielen unbekannten Variablen.

Planung¶

Die Phase der Planung bildet das Fundament für alle nachfolgenden Aktivitäten und ist somit wegweisend für die Effizienz, Zielorientierung und den Erfolg des gesamten Vorhabens. In dieser Phase werden der Inhalt und der Umfang des Projekts festgelegt, die definierten Ziele wie auch der Weg zu ihrer Erreichung konkretisiert. In der Planungsphase wird folglich der inhaltliche und zeitliche Rahmen des Projekts systematisch abgesteckt – ein erster Schritt ist dabei häufig die endgültige Auswahl eines geeigneten Modells für die Umsetzungsphase, das als struktureller Rahmen dient.

Dabei sind Meilensteine Bezugspunkte – die sich entweder nur am Ende oder auch innerhalb einzelner Phasen befinden. Diese Meilensteine stellen jedoch keine Arbeitsschritte mit zeitlicher Dauer dar, sondern sind als markante Ereignisse von besonderer Bedeutung im Projektverlauf definiert. Jeder Meilenstein steht folglich für ein herausragendes Ergebnis, das zu dem vorher festgelegten Zeitpunkt – dem Meilensteintermin – erreicht sein soll.

Bei langlaufenden, kostenintensiven oder riskanten Projekten spielt der Projektstrukturplan (PSP) eine herausragende Rolle, er beantwortet die Frage "Was ist zu tun, um das Projekt zu realisieren" und zerlegt das Projekt in kleinere Einheiten (Arbeitspakete).

Auf ihn aufbauend erfolgt die detaillierte Planung der Termine und Kosten auf der Basis der Arbeitspakete.

Darüber hinaus können in der Planungsphase auch das Risikomanagement berücksichtigt, die Projektorganisation (Aufbauorganisation) sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt festgelegt werden.

Umsetzung und Controlling¶

Zum Start der Umsetzungs- und Controllingphase kann ein Kick-off-Meeting oder ein Workshop durchgeführt werden. Während im Kick-off-Meeting vorrangig über zentrale Eckdaten und organisatorische Rahmenbedingungen des Projekts informiert wird, zielt der Workshop darauf ab, das Team aktiv in die Ausgestaltung des Projekts einzubeziehen. Beide Formate haben das Ziel ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein im Team zu schaffen.

In dieser Phase erfolgt die eigentliche Durchführung des Projekts, sein Leistungsziel (Produkt oder Dienstleistung) wird erbracht. In dieser Phase sind insbesondere Koordination und Kommunikation von großer Bedeutung, denn nur durch ein gut abgestimmtes Zusammenspiel aller Beteiligten kann ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet werden.

Parallel zur Umsetzung findet das Controlling statt, welches eng mit dieser verzahnt ist. Hier geht es um die systematische Verfolgung, Prüfung und Regulierung des Projektfortschritts. Mithilfe von Statusberichten und Soll-Ist-Vergleichen, Fortschrittsmessungen und Projektreviews wird bei Meilensteinen bzw. bei Phasenübergängen überprüft, ob das Projekt auf Kurs ist. Werden Abweichungen in Bezug auf die Zielerreichung festgestellt, können notwendige Änderungen oder Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Das Controlling dient somit der Früherkennung von Problemen und ermöglicht ein aktives Gegensteuern, bevor größere Kostenüberschreitungen, Verzögerungen oder Qualitätseinbußen entstehen.

Abschluss¶

Die letzte Phase, der Projektabschluss, markiert das offizielle Ende des Projekts. Ein Projekt gilt dann als abgeschlossen, wenn die vereinbarten Ergebnisse vollständig erbracht wurden und die Abnahme durch den Auftraggeber erfolgt ist. Dabei wird überprüft, ob die Liefergegenstände und deren Qualität den vereinbarten Zielen entsprechen. Der Projektmanager dokumentiert die finalen Ergebnisse, beendet das Controlling und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen und Erfahrungen systematisch gesichert werden. Dies ist essenziell für zukünftige Projekte, denn durch das Festhalten von Projekterfahrungen können später sowohl Fehler vermieden als auch bewährte Methoden übernommen werden. Zum Abschluss wird das Projektteam formell aufgelöst – ein symbolischer Schritt, der den Übergang zurück in die Linienorganisation oder in neue Projekte einleitet.

Die Erstellung des Phasenmodells¶

Idealerweise wird das Phasenmodell projektspezifisch erstellt, wobei ein Standard-Phasenmodell als Orientierung dienen kann.

Sobald die Phasen und Meilensteine festgelegt sind, erfolgt eine Schätzung der Zeitdauer und der zu erwartenden Kosten für jede Projektphase. Dabei können zwei unterschiedliche Ansätze gewählt werden: Beim Bottom-up-Verfahren werden die Dauern und Kosten für jede einzelne Phase geschätzt und anschließend zusammengetragen. Bei einem Projekt bei dem Gesamtbudget und / oder Dauer bis zum Endtermin gesetzt ist, kann auf das Top-down-Verfahren zurückgegriffen werden. Hier wird statt mit konkreten Werten zu arbeiten, Budget und / oder Dauer auf 100 % gesetzt und geschätzt, welchen prozentualen Anteil jede Phase daran hat. Auf Basis der geschätzten Prozentwerte werden anschließend die absoluten Budget- bzw. Zeitanteile der einzelnen Phasen berechnet und überprüft, ob diese ausreichend sind.

Die geschätzten Werte werden abschließend in einer strukturierten Übersicht festgehalten. Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie die Phasen, ihre erwarteten Ergebnisse sowie die geschätzte Dauer und die voraussichtlichen Kosten dargestellt werden können:

Anschließend kann das Phasenmodell grafisch dargestellt werden:

Schauen wir uns nun an, welche Vor- und welche Nachteile Phasenmodelle bieten.

Die Vorteile des Phasenmodells¶

Wie bereits einleitend festgehalten stellen Phasenmodelle im traditionellen Projektmanagement ein bewährtes Werkzeug dar, um einem mittleren Maß an Komplexität bei Projekten wirksam zu begegnen. Anders als Routinetätigkeiten, bei denen bekannte Mittel auf eine bekannte Art und Weise zum Einsatz kommen, gelten Projekte aufgrund ihres hohen Grades an Neuartigkeit und der daraus resultierenden Unsicherheiten als herausfordernd und sind komplex. Durch die Zerlegung eines Projekts in aufeinanderfolgende Phasen lässt sich die Komplexität reduzieren. Diese strukturierte Herangehensweise erhöht deutlich die Übersichtlichkeit des Gesamtprojekts und ermöglicht somit eine gezielte Bearbeitung jedes einzelnen Abschnitts.

Darüber hinaus erfüllen Phasenmodelle eine zentrale Funktion im Qualitätsmanagement, da jede Projektphase mit einem definierten Meilenstein und Review endet. An diesen Punkten werden die bisher erbrachten Ergebnisse überprüft und freigegeben. Dabei bieten die strukturellen Übergabepunkte nicht nur die Gelegenheit zur frühzeitigen Fehlererkennung, sondern erlauben auch eine verbesserte Nachverfolgbarkeit des Projektfortschritts durch die begleitende, systematische Dokumentation. Für Sie als Projektmanager stellen diese Phasenabschlüsse zugleich wichtige Entscheidungsinstrumente dar. Denn sie können auch als sogenannte Haltepunkte dienen, an denen eine fundierte Entscheidung über die Fortsetzung oder gegebenenfalls den Abbruch des Projekts getroffen werden kann. Dieses Vorgehen trägt wesentlich zur Risikominimierung bei.

Nachteile des Phasenmodells¶

In der Praxis verlaufen Projekte selten vollkommen geradlinig. Unvorhergesehene Entwicklungen oder neue Erkenntnisse erfordern jedoch in der Praxis ein Zurückspringen in frühere, bereits abgeschlossene Phasen oder eine parallele Bearbeitung von Phasen. Diese Rückkopplungen oder Parallelarbeiten sieht das Phasenmodell jedoch nicht vor. Bei starrer, sequenzieller Abarbeitung der Phasen kann das Phasenmodell deshalb an seine Grenzen stoßen, denn die streng lineare Abfolge von Projektphasen lässt nur begrenzten Raum für flexible Anpassungen oder iterative Arbeitsweisen zu.

Da Ergebnisse erst am Ende einer Projektphase in einem Review überprüft und bewertet werden, können Fehlannahmen oder Qualitätsmängel erst relativ spät sichtbar werden, was einen weiteren Nachteil des Phasenmodells darstellt. Zu diesem Zeitpunkt wurden unter Umständen bereits erhebliche Ressourcen eingesetzt. Notwendige Korrekturen können dann zusätzlichen Aufwand verursachen und den Projektfortschritt verzögern.

Im Projekt ist eine Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen erforderlich, das Phasenmodell stellt jedoch eine engmaschige Abstimmung zwischen den Projektbeteiligten während der Bearbeitung einer Phase nicht dar. Es liegt nun an Ihnen als Projektmanager, qualifizierte Abstimmungen der Projektbeteiligten zusätzlich zum Phasenmodell zu etablieren, um Schnittstellenproblemen entgegenzuwirken oder wichtige Zusammenhänge zwischen verschiedenen Projektbeteiligten sichtbar zu machen.

Mithilfe des Phasenmodells wurde das Projekt in zeitliche Abschnitte gegliedert und mit entsprechenden Kosten hinterlegt. Für viele Projekte stellt dies bereits einen ausreichenden Planungsansatz dar.

Handelt es sich jedoch um ein langlaufendes, kostenintensives oder besonders risikobehaftetes Projekt oder wirken sich die genannten Nachteile deutlich auf den Projektverlauf aus, empfiehlt sich eine detailliertere Planung mithilfe eines Projektstrukturplans. Dabei wird das Projekt in überschaubare und handhabbare Arbeitspakete zerlegt, um Planung, Steuerung und Kontrolle zu verbessern.