Projektauftrag¶

Bevor ein Projekt wirklich Fahrt aufnehmen kann, braucht es eine verbindliche Grundlage: den Projektauftrag. Der Projektauftrag, auch als Projektcharter bezeichnet, ist das erste Dokument, das in der Projektplanung erzeugt wird – zum Beispiel von Ihnen als Projektmanager in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Mittels dieses Dokuments, das Ihr Projekt formell bestätigt, werden Sie nicht nur offiziell als Projektmanager eingesetzt, sondern auch mit den Kompetenzen ausgestattet, um über die benötigten Ressourcen für die nun anfallenden Planungen verfügen zu können. Zudem werden im Projektauftrag die entscheidenden Grundlagen fixiert – so müssen Sie die Ziele des Projekts definieren und bereits bekannte Rahmenbedingungen wie interne Vorgaben bezüglich Termin, Kosten und Leistung festhalten. Doch verlieren Sie sich hier nicht im Detail. Denn beim Projektauftrag handelt es sich lediglich um einen ersten groben Überblick. Formulieren Sie also die Ziele und Vorgaben zwar vollständig, aber dennoch möglichst kurz und bündig – für kleinteilige Planungen ist jetzt noch nicht die richtige Zeit.

Das magische Dreieck des Projektmanagements

Das magische Dreieck gilt als zentrales Modell zur Veranschaulichung der Grundprinzipien erfolgreichen Projektmanagements. Es beschreibt das Spannungsfeld zwischen den drei zentralen Dimensionen Zeit, Kosten und Leistung. Diese Größen stehen in einem wechselseitigen Verhältnis – verändert sich eine davon, kann das Auswirkungen auf die anderen haben. So kann etwa eine Verkürzung der Projektlaufzeit zu steigenden Kosten oder qualitativen Einschränkungen führen. Ebenso wirkt sich ein verändertes Budget oft auf den Leistungsumfang oder die terminliche Machbarkeit aus. Projektverantwortliche stehen daher vor der Herausforderung, diese drei Faktoren kontinuierlich auszubalancieren und realistische Prioritäten zu setzen. Das Modell verdeutlicht: Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn es im geplanten Zeitrahmen, innerhalb des vorgesehenen Budgets und in der angestrebten Qualität abgeschlossen wird. In der Praxis erfordert dies ständige Abstimmung, vorausschauende Planung und ein gutes Gespür für Machbarkeit.

Den Projektauftrag sollten Sie von einer höheren Managementebene des Unternehmens unterzeichnen lassen, um gleich zu Beginn ein abgestimmtes Verständnis für die Leistungsziele, den Kostenumfang und den Zeitrahmen zu schaffen.

Inhalt des Projektauftrags¶

Der konkrete Inhalt und Aufbau des Projektauftrags ist nicht normiert und kann daher je nach Projekt und Organisation unterschiedlich ausfallen. Im Folgenden finden Sie eine Aufzählung an Inhalten, die sich aber als sinnvoll erwiesen haben:

Projekttitel und Projektbeschreibung: Eine kurze, prägnante Zusammenfassung des Vorhabens. Worum geht es im Kern? Was ist der Anlass oder Auslöser für das Projekt?
Auftraggeber und Projektleitung: Wer beauftragt das Projekt und wer ist für die operative Durchführung verantwortlich?
Ziele des Projekts und kritische Erfolgsfaktoren: Welche Ziele sollen und welche müssen mindestens erreicht werden, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann? Zusätzlich werden an dieser Stelle die sogenannten Projektgrenzen definiert, um den Umfang des Projekts festzulegen: Welche Inhalte und Themen werden dem Projekt zugeordnet und welche liegen explizit außerhalb des definierten Verantwortungsbereiches?
Budgetrahmen: Wie viel Geld steht Ihnen zur Realisierung Ihres Projekts zur Verfügung?
Zeitrahmen: Der Zeitrahmen legt fest, wann das Projekt starten und bis wann es abgeschlossen sein soll, also welche Dauer Sie für die Umsetzung zur Verfügung haben.
Stakeholder: Hier können Sie die Ergebnisse Ihrer Stakeholderanalyse einbinden.
Projektgremien: Wer sitzt im Lenkungsausschuss des Projekts? Wer kann stellvertretender Projektmanager werden? Mithilfe der Stakeholderanalyse lassen sich möglicherweise erste Ideen zur Besetzung des Projekt- und Kernteams entwickeln.
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen: Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit das Projekt starten kann? Dazu zählen z. B. technische Voraussetzungen, Räumlichkeiten, notwendige Arbeitsmittel, personelle Ressourcen sowie erforderliche Befugnisse und Freigaben durch Vorgesetzte.

Termin, Kosten, Leistung sowie Priorisierung der Ziele¶

Zusätzlich zur allgemeinen Beschreibung der Projektziele sollte das Spannungsfeld aus Termin, Kosten und Leistung – den klassischen Parametern des magischen Dreiecks – klar benannt und priorisiert werden. Die Priorisierung beantwortet die zentrale Frage, welcher dieser drei Parameter im Zweifel am wenigsten flexibel ist und welcher angepasst werden könnte. Wird beispielsweise der Termin als höchste Priorität definiert, bedeutet dies, dass zur Sicherstellung des Fertigstellungstermins Budgeterhöhungen oder Anpassungen am Leistungsumfang akzeptiert werden können. Steht hingegen das Budget an erster Stelle, können längere Projektlaufzeiten oder reduzierte Leistungsinhalte notwendig werden. Eine hohe Priorität auf der Leistungsdimension wiederum erfordert häufig zusätzliche Zeit oder finanzielle Ressourcen, um die geforderte Qualität und den geplanten Umfang sicherzustellen.

Eine klar formulierte Zielpriorität schafft Transparenz für alle Beteiligten und vermeidet Zielkonflikte. Sie verhindert Missverständnisse und bietet dem Projektteam eine verlässliche Orientierung – insbesondere in herausfordernden Situationen oder bei Änderungswünschen im Projektverlauf.

Die Veränderung der Zielprioritäten während der Projektrealisierung kann im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen und sollte deshalb vermieden werden, d. h. einmal gesetzte Prioritäten sollten beibehalten werden.

Nicht-Ziele¶

Ebenso relevant wie die Festlegung der Ziele, ist die klare Benennung dessen, was nicht während des Projekts realisiert werden soll. Unter den Nicht-Zielen werden sämtliche Themen, Aufgaben, Funktionen oder Ergebnisse aufgeführt, die nicht im Rahmen des Projekts bearbeitet oder geliefert werden. Diese Abgrenzung dient nicht nur der inhaltlichen Klarheit, sondern schützt auch vor falschen Erwartungen seitens des Auftraggebers, der Stakeholder oder des Projektteams.

Typischerweise werden hier Leistungen ausgeschlossen, die zwar im Umfeld des Projekts stehen, aber nicht im Verantwortungsbereich liegen – beispielsweise angrenzende Prozesse, nachgelagerte Implementierungen, unterstützende Leistungen anderer Bereiche oder Tätigkeiten, die zwar sinnvoll sein können, jedoch nicht zum definierten Projektauftrag gehören. Ebenso kann an dieser Stelle dokumentiert werden, welche Erweiterungen oder Zusatzfunktionen nicht realisiert werden, obwohl sie grundsätzlich denkbar wären – etwa optionale Features, zukünftige Ausbaustufen oder „Nice-to-Have-Anforderungen“.

Die Formulierung von Nicht-Zielen ist somit ein wesentliches Instrument, um den Projektumfang abzusichern, einer stillen Erweiterung des Aufgabenpakets („Scope Creep“) vorzubeugen und den Fokus auf die priorisierten Ergebnisse zu richten. Gleichzeitig erleichtert sie die spätere Bewertung von Änderungswünschen, da bereits zu Beginn transparent festgehalten wurde, welche Inhalte nicht zu den vereinbarten Projektleistungen gehören.

Überprüfung des Projektauftrags¶

Sie haben nun die Möglichkeit, den Projektauftrag daraufhin zu überprüfen, ob er realistisch umsetzbar und konfliktfrei ist. Sollte dies gegeben sein, haben Sie Ihrem Projekt Ausrichtung gegeben. Sollte dies nicht der Fall sein, können die Punkte aufgelistet werden, die dieses Projekt unrealistisch erscheinen lassen oder Konfliktpotenzial für das Projekt bergen. Ideal wäre es, wenn Sie bereits Maßnahmen definieren könnten, die dem entgegenwirken.

Mit dem Projektauftrag haben Sie den formellen Rahmen geschaffen und zentrale Eckpunkte definiert. Um die Projektziele noch greifbarer zu machen, bedarf es einer genaueren Ausarbeitung in Form von Spezifikation, Ablauf- und Terminplan und Kosten- und Budgetplan. Im nächsten Schritt übersetzen Sie die groben Leistungsvorgaben in konkrete Anforderungen.