Das Projekthandbuch¶

Die Realisierung Ihres Projekts vollzieht sich niemals im luftleeren Raum, sondern innerhalb eines gesetzten Rahmens aus Bedingungen, Anforderungen und Methoden, die es einzuhalten gilt. Damit wird das Projekthandbuch als Sammlung all dieser projektspezifischen Rahmenbedingungen zu einem wertvollen Werkzeug, das gepflegt werden muss. Das Projekthandbuch, auch als Projektakte bezeichnet, ist die qualifizierte und strukturierte Sammlung und Zusammenstellung aller wesentlichen Projektdokumente. Es legt fest, welche Dokumente erstellt werden müssen und wie diese zu verwalten und aufzubewahren sind. Das Projekthandbuch fungiert als zentrale, schriftliche Referenz des Projekts

Projekthandbuch: Differenzierung und Nutzen¶

Ehe es noch zu Unsicherheiten kommt, ist zunächst eine grundsätzliche Unterscheidung vorzunehmen: Das Projekthandbuch ist nicht mit dem PM-Handbuch zu verwechseln. Denn während es sich beim Projekthandbuch um eine individuelle Sammlung von Dokumenten handelt, die spezifische, auf Ihr Projekt bezogene Informationen, Rahmenbedingungen und Prozesse bereithält, ist das PM-Handbuch die organisationsweite Grundlage für alle Projekte eines Unternehmens. Das PM-Handbuch legt somit standardisierte Vorgehensweisen und für das Projektmanagement allgemein gültige Regelungen fest.

Grundsätzlich dient das Projekthandbuch dazu, alle relevanten Informationen über Ihr Projekt einheitlich und strukturiert zu erfassen. Zugleich bildet es auch die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Teams, indem es essenzielle Vorgaben klar definiert und einzuhaltende Prozesse nachvollziehbar beschreibt – so kann das Projekthandbuch dabei helfen, Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Ein gut gepflegtes Projekthandbuch trägt aber auch wesentlich dazu bei, die Kontinuität im Projekt zu gewährleisten, und zwar immer dann, wenn Teammitglieder einmal ausfallen oder gar das Projekt verlassen. Denn mit jedem Mitarbeitenden verlässt auch meist Kapital in Form von Wissen Ihr Projekt und dieses lässt sich mit einem Projekthandbuch sichern.

Inhalt des Projekthandbuchs¶

Doch welche Inhalte sind ganz konkret in einem Projekthandbuch zu finden?

Grunddaten des Projekts¶

Zunächst einmal wird mit den Grunddaten des Projekts die Basis geschaffen. Hierzu zählt die Projektidentifikation, also Informationen wie Projekttitel, Auftraggeber, Projektleiter sowie das Datum des Projektstarts und des geplanten Endes. Aber auch die Beschreibung der Projektziele gehört noch zu den Grunddaten: Um eine klare Orientierung zu schaffen, werden die Zielsetzungen des Projekts definiert und Nicht-Ziele, also die Bereiche, die nicht Teil des Projekts sind, aufgezeigt – so wird eine Abgrenzung zu anderen Projekten geleistet. Ergänzt werden die Grunddaten schließlich noch um den Projekthintergrund. Dieser beschreibt die Ausgangssituation und den Kontext, welche das Projekt begründen.

Projektorganisation¶

Der Abschnitt zur Projektorganisation umfasst die detaillierte Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation: Mit der Aufbauorganisation werden verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts definiert und mittels eines Projektorganigramms, das die Beziehungen zwischen den am Projekt beteiligten Personen oder Bereiche in grafischer Form darstellt, veranschaulicht. Die Ablauforganisation hingegen beschreibt die wesentlichen Prozesse des Projekts – einschließlich der geplanten Meilensteine und der wichtigsten Schnittstellen. So lässt sich sicherstellen, dass alle Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis über die Abfolge der Projektaktivitäten und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder externen Partnern haben.

Planungsdokumente¶

Die Planungsdokumente bieten eine Grundlage für die Organisation und Steuerung des Projekts und umfassen neben Zeitplänen auch Kosten- und Ressourcenpläne. In den Zeitplänen finden sich die detaillierten Terminpläne, in denen wichtige Meilensteine, Deadlines und Pufferzeiten festgehalten werden. So wird sichergestellt, dass der Fortschritt des Projekts gewährleistet ist und mögliche Verzögerungen rechtzeitig erkannt werden können. Die Kostenpläne liefern neben einer präzisen Budgetplanung auch eine Übersicht zu den Kosten und Freigabeprozessen, um finanzielle Mittel effizient verwalten zu können. Zudem trägt eine transparente Kostenplanung entscheidend dazu bei, Ausgaben zu begrenzen, um das genehmigte Budget nicht zu überschreiten. Ergänzend dazu dokumentieren die Ressourcenpläne den gezielten Einsatz von Personal und Materialien – so wird gewährleistet, dass die benötigten Ressourcen dem Projekt bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Rahmenbedingungen und Anforderungen¶

Auch die für das Projekt geltenden Rahmenbedingungen – wie beispielsweise technische Spezifikationen, gesetzliche Vorgaben oder vertragliche Vereinbarungen – und die Anforderungen an die Qualität der Ergebnisse werden im Projekthandbuch festgehalten. So kann sichergestellt werden, dass die definierten Standards überprüfbar eingehalten werden.

Dokumentenmanagement¶

Um eine lückenlose und strukturierte Projektdokumentation zu gewährleisten, wird im Projekthandbuch auch der Umgang mit projektbezogenen Dokumenten geregelt. Es werden Vorgaben zur Versionierung festgelegt, also zur Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments, zu den Zugriffsrechten und zu den Aufbewahrungspflichten von Dokumenten. Zudem werden Standards anhand projektspezifischer Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten definiert. Denn so lässt sich die Effizienz bei der Erstellung der Dokumentation deutlich steigern.

Berichtswesen¶

Welche Berichte es für ein Projekt anzufertigen gilt, wird mit dem Berichtswesen geregelt. Dazu zählen beispielsweise Statusberichte, Fortschrittsberichte oder aber auch Abschlussberichte und firmenspezifische Reportings. Zudem legt das Berichtswesen fest, für welche Zielgruppen und in welchen Intervallen die spezifischen Berichtformen zu erstellen sind. Damit erhöht sich die Transparenz eines Projekts und es wird sichergestellt, dass alle relevanten Stakeholder über den Projektfortschritt informiert sind.

Verwaltung des Projekthandbuchs¶

Ein Projekthandbuch ist aber immer nur so gut, wie seine Verwaltung. Es muss daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit stets der aktuelle Stand des Projekts abrufbar ist. Legen Sie hier klare Verantwortlichkeiten fest; denn nur so lässt sich die Pflege des Projekthandbuchs auch wirklich sicherstellen. Zudem müssen alle vorgenommenen Änderungen dokumentiert werden, um für jedes Teammitglied nachvollziehbar zu sein – besonders bei einem Wechsel des Personals, Krankheit oder sonstigen Abwesenheiten ist so der reibungslose Ablauf in Ihrem Projekt weiterhin gewährleistet. Natürlich ist es daher wenig sinnvoll, die Dokumente des Projekthandbuchs gut gesichert in ihrem Büro zu lagern. Setzen Sie also auf eine zentrale Speicherung aller relevanten Informationen, damit alle Projektbeteiligten gleichermaßen Zugriff auf den aktuellen Stand haben. In der Praxis haben sich hier digitale Dokumentenmanagementsysteme oder SharePoint als effektiv gezeigt.

Dokumentenbedarfsmatrix¶

Neben dem Projekthandbuch ist auch die Dokumentenbedarfsmatrix ein essenzielles Werkzeug zur Organisation Ihres Projekts. Denn sie bietet eine übersichtliche Darstellung über alle Dokumente, die in den unterschiedlichen Phasen des Projekts benötigt werden und legt dabei die Verantwortlichkeiten für Erstellung, Prüfung und Freigabe fest. Damit schafft die Matrix Struktur und Klarheit in der Dokumentation und bewahrt Sie davor, mit Verzögerungen im Projekt durch nicht fristgerecht eingereichte Anträge oder fehlende, unvollständige Unterlagen konfrontiert zu werden – und sichert damit die Qualität Ihres Projekts. Zugleich fördert die Matrix mit der klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten auch die Transparenz innerhalb des Projekts und beugt Missverständnissen vor: In jeder Projektphase ist für alle Teammitglieder ersichtlich, wer bei konkreten Fragen der geeignete Ansprechpartner ist. Das spart Ihnen wertvolle Zeit. Denn doppelt erledigte Arbeiten oder auch unnötige Rückfragen gehören mit der Dokumentenbedarfsmatrix der Vergangenheit an – schließlich weiß nun jedes Teammitglied genau, zu welchem Zeitpunkt es für welches Dokument zuständig ist.

Ein sorgfältig gepflegtes Projekthandbuch ist somit weit mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten – es ist das zentrale Steuerungsinstrument, das Ihrem Projekt Struktur, Transparenz und Verlässlichkeit verleiht. Doch selbst die beste Organisation bleibt wirkungslos, wenn äußere Einflüsse unberücksichtigt bleiben. Jedes Projekt bewegt sich in einem spezifischen Umfeld, das Chancen eröffnet, aber auch Risiken birgt – höchste Zeit also, diese Rahmenbedingungen näher zu betrachten.