Projektstart der Umsetzung¶
Nun, da Sie den Handwerkskoffer mit vielen nützlichen Werkzeugen gefüllt und alle formellen Angelegenheiten von der Projektinitiierung über die ersten Planungsschritte erledigt haben, wird die Umsetzung begonnen.
Begriffserklärung
Der Begriff „Projektstart“ wird in Organisationen sehr unterschiedlich verwendet. In manchen Unternehmen beschreibt er die erste Projektphase – das, was wir in diesem Weblearning als Initiierungsphase bezeichnen. In anderen steht „Projektstart“ für einen Meilenstein, meist in Form eines Kick-off-Meetings zwischen Planungs- und Umsetzungsphase. In der Praxis ist dieser Moment jedoch selten ein punktuelles Ereignis im Sinne eines Meilensteins, sondern vielmehr ein Prozess, in dem Ideen entstehen, verworfen, überarbeitet und wieder aufgegriffen werden. Da der Projektstart in der Realität überwiegend prozesshaft verläuft, nutzen wir den Begriff „Projektstart“ in diesem Weblearning für die Phase zu Beginn der Umsetzungsphase, in der das Team ausgerichtet, Strukturen geschaffen und die Zusammenarbeit vorbereitet wird.
Bedeutung und Zielsetzung des Projektstarts¶
Der Projektstart ist kritisch im Projekt. Hier entscheidet sich, ob das Team eine gemeinsame Vision entwickelt und ob die Organisation die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen kann, um diese Vision umzusetzen. Ein klar definierter Projektauftrag, dokumentierte Ziele und ein abgestimmtes Verständnis der Erfolgskriterien sind als Voraussetzung unverzichtbar. Leider wird der Projektstart häufig unterschätzt – Projekte beginnen mit unpräzisen Aufträgen („Fangen wir einfach mal an“) oder ohne abgeschlossene Planung.
Struktur und Verantwortlichkeiten¶
Der Projektstart beginnt, sobald ein verbindlicher Konsens innerhalb der Organisation über Ziel, Ressourcen und Vorgehen erzielt wurde. Dazu gehört die Freigabe eines ersten Budgets sowie die Benennung des Projektteams. Es gilt, frühzeitig Vertrauen aufzubauen, klare Kommunikationsstrukturen zu etablieren und Rollen sowie Verantwortlichkeiten transparent zu gestalten.
Als Projektmanager sind Sie hier nicht nur Koordinator, sondern auch Gestalter Ihrer Teamkultur. Sie fördern offene Kommunikation und schaffen eine Atmosphäre, in der Eigenverantwortung und Kreativität wachsen können. Ein klarer Führungsstil bildet die Basis für eine leistungsfähige Projektgemeinschaft.
Von der Planung zur Aktion: Fokus der Startphase der Umsetzung¶
Die Startphase der Projektumsetzung ist in der Praxis meist eine vergleichsweise kurze, aber äußerst bedeutende Phase. Sie markiert den Übergang von der detaillierten Planung hin zur aktiven Umsetzung. Die planerischen Grundlagen wurden bereits in der Initiierungs- und Planungsphase erarbeitet und verabschiedet. Ziel ist es das Projektteam auszurichten, zu synchronisieren und arbeitsfähig zu machen.
Kick-off und Teamentwicklung¶
Zum Projektstart gehört der formale Projekt-Kick-off. Dieses Ereignis markiert den Übergang von der Planung zur Umsetzung und sollte sorgfältig vorbereitet werden.
Meilenstein oder Phase?
In manchen Projekten wird der Projektstart zeitpunktbezogen gesehen, nicht zeitfordernd. In diesem Fall findet zwischen der Planungsphase und der Umsetzungsphase ausschließlich der Projekt-Kick-off statt. Die Teamentwicklung und die Etablierung der Kommunikationsstrukturen müssen dann noch in der Planungsphase angesiedelt werden.
Der Kick-off dient dazu, das Projekt vorzustellen, dem Projektteam Orientierung zu vermitteln und die Motivation für die bevorstehende Zusammenarbeit zu fördern. Dabei werden die Projektorganisation erläutert, Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt sowie die Kommunikations- und Entscheidungswege aufgezeigt.
Je nach Projektgröße kann ein Kick-off von einer intensiven Sitzung bis zu einem mehrtägigen Workshop reichen. Ziel des Kick-offs ist die Vorstellung der Analysen und Planungen bei Einbindung der relevanten Stakeholder, um ein gemeinsames Verständnis und Akzeptanz für das jetzt zu bearbeitende Projekt zu schaffen.
- Dauer des Meetings: Einige Stunden bis mehrere Tage (falls möglich in Präsenz).
- Ziel des Meetings: Schaffung eines gemeinschaftlichen Verständnisses, Darlegung der Projektkommunikation, Vorstellung der Projektorganisation und Rollenverteilung und Kommunikation der Zeitschiene.
- Agenda (beispielhaft):
- Begrüßung und Vorstellungsrunde
- Tagesordnung und Vereinbarung der Regeln für die Zusammenarbeit während des Projekts
- Festlegung der Erwartungen der Teilnehmenden hinsichtlich des Kick-off-Meetings
- Überblick über die bestehenden Analysen und Projektplanungen
- Vorstellung der Projektphasen und wichtiger Meilensteine
- Vorstellung und Etablierung der Projektmanagementstrukturen, Informations- und Kommunikationssysteme
- Verabschiedung der nächsten Schritte, insbesondere kommende Termine und Aufgaben
- Durchführung einer Feedbackrunde und Verabschiedung durch den Vorsitzenden des Lenkungsausschusses
Ergebnisse der Startphase der Umsetzung
Am Ende der Startphase der Umsetzung sollte das Projektteam arbeitsfähig sein. Dies umfasst: – klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten – etablierte Kommunikations- und Abstimmungswege – synchronisierte Erwartungen und Prioritäten – transparente Schnittstellen – ein durchgeführtes und dokumentiertes Kick-off-Meeting – verbindlich festgelegte nächste Schritte für die operative Umsetzung
Mit dem Projektstart haben Sie den Übergang von der Planung zur Umsetzung erfolgreich gemeistert: Das Team steht, die Strukturen sind geschaffen und der gemeinsame Kurs ist festgelegt. Doch selbst der beste Plan und die klarsten Prozesse verlieren ihre Wirkung, wenn das Miteinander nicht funktioniert. Jetzt geht es um die Fähigkeiten, die man nicht messen, aber deutlich spüren kann: jene, die Zusammenarbeit fördern, Konflikte entschärfen und Motivation erzeugen. Es ist an der Zeit, einen Blick auf die Softskills zu werfen – jene Werkzeuge, die Menschlichkeit, Kommunikation und Führung verbinden.