Projektstrukturplan¶

Sie haben das Phasenmodell erstellt und festgestellt, dass Ihre Planung nicht umfassend genug angelegt ist. Daher ist es jetzt an der Zeit, ein Werkzeug zu nutzen, das die Basis für die tiefergehende Planung, die Projektsteuerung und das Projektcontrolling bildet und zugleich alle anfallenden Aufgaben und die zugehörigen Verantwortlichkeiten eindeutig fixiert. Hier ist der Projektstrukturplan, kurz PSP, das Mittel der Wahl, der die Frage beantwortet: "Was ist zu tun, um das Projekt zu realisieren?". Mit ihm kann das gesamte Leistungsspektrum Ihres Projekts in übersichtliche Einheiten – konkret sind das Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete – gegliedert und hierarchisch strukturiert werden. Am Ende steht eine grafische oder tabellarische Darstellung des gesamten Projekts, die Sie bis zu Ihrem Ziel begleiten wird.

Die Elemente innerhalb des Projektstrukturplans¶

Schauen wir uns zunächst einmal die Einheiten an, in die sich der PSP hierarchisch unterteilt und die alle zum Erfolg des Gesamtprojekts beitragen:

Teilprojekt¶

Bei Teilprojekten handelt es sich um die größten eigenständigen Abschnitte innerhalb des Gesamtprojekts, die oftmals einem spezifischen Bereich oder einer Disziplin zugeordnet werden können. So kann es das übergreifendes Projektziel sein, eine neue Universität zu errichten, der Bau eines einzelnen Gebäudes – lassen wir es einmal den Verwaltungsbereich der medizinischen Fakultät sein – kann dabei ein Teilprojekt bilden.

Teilaufgabe¶

Eine Teilaufgabe stellt eine mögliche zusätzliche Gliederungsebene innerhalb des PSPs dar. Sie kann zwischen Teilprojekt und Arbeitspaket angesiedelt werden, ist jedoch nicht zwingend in jedem Projekt erforderlich. Während sich ein Teilprojekt – je nach Umfang – in mehrere Teilaufgaben gliedern lässt, umfasst eine Teilaufgabe selbst oftmals mehrere Arbeitspakete oder weitere Teilaufgaben. Wenn Sie also nun das Gebäude der medizinischen Fakultät im Zuge eines Teilprojekts errichten, kann die Gesamtheit der bauvorbereitenden Maßnahmen innerhalb einer Teilaufgabe gebündelt werden.

Arbeitspaket¶

Bei Arbeitspaketen handelt es sich um die kleinsten Einheiten, die innerhalb des PSPs nicht weiter unterteilt werden – in ihnen werden Verantwortlichkeiten klar zugewiesen, benötigte Ressourcen eingeplant und angestrebte Ergebnisse definiert. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Im Rahmen der Teilaufgabe, in der alle bauvorbereitenden Maßnahmen zusammengefasst sind, kann das Ausheben der Baugrube für das Verwaltungsgebäude der medizinischen Fakultät eines von mehreren Arbeitspaketen innerhalb dieser Teilaufgabe sein. Arbeitspakete können je nach Struktur des PSPs auch direkt dem übergeordneten Projekt oder einem Teilprojekt zugeordnet sein.

Arten von Projektstrukturplänen¶

Projektstrukturplan ist nicht gleich Projektstrukturplan, denn er lässt sich anhand seiner inneren Struktur differenzieren. Hierarchisch gegliedert sind PSPs immer, jedoch werden sie anhand der Ordnungselemente unterschieden, die die inhaltliche Einteilung vorgeben. Konkret kann ein PSP objekt-, phasen- oder funktionsorientiert sein, aber auch ein gemischtorientierter Ansatz ist möglich.

Objektorientierung¶

Ist die Darstellung eines PSPs objektorientiert, gibt das zu erstellende Produkt oder Bauteil mit seinen einzelnen Komponenten die inhaltliche Gliederung vor: Wenn Ihr Gesamtprojekt also darauf abzielt, ein Haus zu errichten, zerfällt ein objektorientierter PSP auf der Ebene der Teilprojekte zunächst einmal in die einzelnen Bestandteile dieses Hauses – beispielsweise den Keller, das Erdgeschoss, die einzelnen Stockwerke und das Dach.

Phasenorientierung¶

Bei einer phasenorientierten Strukturierung sind die einzelnen Phasen des Projekts in ihrer chronologischen Reihenfolge das dominierende Ordnungselement, das heißt sie sind die Teilprojekte. Hier sind die Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete den Phasen wie Planung, Bauvorbereitung, Erstellung, Bauabnahme und Projektabschluss untergeordnet. So lassen sich die vor- und nachgelagerten Aufgaben leichter identifizieren und bei der Zeitplanung berücksichtigen. Phasenübergreifende Themen, wie Vertragsmanagement, lassen sich in einem phasenorientierten PSP nicht darstellen.

Funktionsorientierung¶

Wird der PSP gemäß den funktionalen Organisationseinheiten, die für die Projektausführung notwendig sind, gegliedert, entsteht ein funktionsorientierter PSP. In den Fokus rücken Fachabteilungen wie der Einkauf, das Marketing oder das Vertragsmanagement, hinzu kommen zudem auch die ausführenden Abteilungen – für den Bau eines Hauses sieht ein funktionsorientierter PSP auf der obersten Ebene zum Beispiel den Bauplaner, Tiefbau oder Hochbau vor.

Gemischtorientierung¶

So klar wie in der Theorie werden die einzelnen Gliederungsstrukturen der Projektstrukturpläne jedoch in der Praxis selten voneinander abgegrenzt. Denn hier dominieren häufig gemischtorientierte Ansätze, bei denen unterschiedliche Methoden der Strukturierung kombiniert werden.

Erstellung des Projektstrukturplans im Team¶

Bei der Erstellung des PSPs sollten Sie grundsätzlich niemals als Einzelkämpfer auftreten, sondern immer auch die fachliche Kompetenz Ihrer Teammitglieder nutzen. Denn während Sie als Projektmanager zwar den zeitlichen Rahmen und die Kosten im Blick haben und die Planungen entsprechend koordinieren, ist es an den operativen Einheiten, sich mit ihrem Erfahrungsschatz bei der Ausgestaltung der Arbeitspakete einzubringen.

Die Ausarbeitung des PSPs erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten: Zu Beginn empfiehlt es sich, bestehende Standard-Projektstrukturpläne der jeweiligen Branche oder unternehmensspezifische Vorlagen zu sichten; denn diese können bereits bewährte Strukturen aufzeigen, an denen Sie sich orientieren können – das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern hilft auch, typische Fehler bei der Planung zu reduzieren.

Bevor Sie im Anschluss mit der eigentlichen Strukturierung des PSPs fortfahren, sollten die Ziele und Anforderungen des Projekts exakt definiert sein – nur so lässt sich gewährleisten, dass keine Tätigkeit vergessen wird und der PSP damit den gesamten Umfang Ihres Projekts abdeckt. Nutzen Sie dabei bereits alle verfügbaren Informationen: Aus der Zielvorgabe lassen sich alle zur Zielerreichung notwendigen Aktivitäten ableiten. Die aus der Umfeld- und Stakeholderanalyse definierten Maßnahmen müssen ebenfalls in den PSP einfließen.

Zur Erstellung des PSPs stehen Ihnen grundsätzlich zwei konträre Ansätze zur Verfügung: Während beim Top-down-Ansatz stets ausgehend von der groben Struktur immer weiter ins Detail geplant wird, beginnen Sie beim Buttom-up-Ansatz Ihre Planung von unten – von den Einzelaufgaben zusammengefasst in Arbeitspakete, über Teilaufgaben und Teilprojekte erzeugen Sie so die Gesamtstruktur. Welcher Ansatz zur Strukturierung und Planung am besten geeignet ist, hängt maßgeblich von Ihrem spezifischen Projekt und dem aktuellen Informationsstand ab – die Entscheidung für das Vorgehen ist also stets individuell zu treffen.

Basierend auf den bisherigen Entscheidungen geht es nun daran, den PSP zu erstellen: Zunächst werden dem Top-down-Ansatz folgend die Teilprojekte identifiziert. Auf dieser Grundlage entsteht eine erste Übersicht über die wesentlichen Aufgaben, die anschließend weiter strukturiert und in Teilaufgaben und anschließend oder – sofern sinnvoll – direkt in Arbeitspakete gegliedert werden. Gerade in dieser frühen Planungsphase hat sich der Einsatz von Kreativitätstechniken bewährt, um gemeinsam mit dem Team alle relevanten Aufgaben vollständig zu erfassen.

Entscheiden Sie sich für den Bottom-up-Ansatz, erfolgt die Erstellung des PSP in umgekehrter Richtung: Ausgangspunkt sind nicht die übergeordneten Teilprojekte, sondern konkrete, bereits identifizierbare Aktivitäten. Diese werden zunächst gesammelt – typischerweise im Team unter Einsatz von Kreativitätstechniken. Anschließend werden die Aktivitäten zu Arbeitspaketen gebündelt und schrittweise zu Teilaufgaben und anschließend oder – sofern sinnvoll – direkt zu Teilprojekten aggregiert, bis sich daraus die Gesamtstruktur des Projekts ergibt.

Es ist nun fast geschafft! Aber die abschließende kritische Überprüfung sollte nicht unter den Tisch fallen. Achten Sie insbesondere auf Vollständigkeit, logische Konsistenz und die Vermeidung von Überschneidungen und Doppelnennungen. Ebenso sollten Sie zwingend Feedback von Seiten Ihrer Stakeholder berücksichtigen.

Kodierung des Projektstrukturplans¶

Damit die einzelnen Elemente des PSPs eindeutig identifiziert, zugeordnet und im weiteren Projektverlauf gesteuert werden können, ist eine systematische Kodierung erforderlich. Hierbei werden Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete mit eindeutigen Schlüsseln versehen, aus denen möglicherweise bereits ersichtlich ist, welcher Ebene des PSPs das jeweilige Element angehört. Neben diesen identifizierenden Codes können auch klassifizierende Schlüssel zum Einsatz kommen, die beispielsweise die Zuordnung zu verantwortlichen Organisationseinheiten oder Projektphasen ermöglichen. Die Ausgestaltung der Kodierung ist projektspezifisch und kann numerisch, alphabetisch oder alphanumerisch erfolgen sowie strukturiert oder unstrukturiert aufgebaut sein. Da die kodierten Elemente im Projektverlauf mit Kosten und Ressourcen verknüpft werden, ist es zudem erforderlich, die Anforderungen des betrieblichen Controllings bei der Vergabe der Codes zu berücksichtigen.

Die häufigsten Fehler und Versäumnisse bei Projektstrukturplänen¶

Obwohl das Phasenmodell bei großen, riskanten oder hochkomplexen Projekten als Planungsgrundlage nicht ausreicht, scheuen sich Projektmanager solcher Projekte davor, die notwendige Zeit in die Ausarbeitung eines umfassenden PSPs zu investieren. Ohne PSP sind die Arbeitspakete nicht bekannt, daraus folgt: Es gibt keine Grundlage für die Ablauf- und Termin-, die Kosten- und Budget- sowie die Einsatzmittel- und Kapazitätsplanung; selbst ein qualifiziertes Risikomanagement ist ohne PSP nicht möglich.

Außerdem ist es problematisch, wenn das Projektteam zwar einen PSP erstellt, es dann im Projektverlauf aber versäumt, notwendige Änderungen zu integrieren und Anpassungen vorzunehmen. Der PSP ist nicht statisch, denn in jeder Phase der Projektarbeit werden Anpassungen notwendig, die allerdings ggf. über das Änderungsmanagement eingebracht werden müssen.

Immer wieder kommt es vor, dass wesentliche Teilaufgaben oder Arbeitspakete bei der Erstellung des PSPs vergessen werden, u. a. weil sie als selbstverständlich angesehen werden. Nehmen Sie sich also die Zeit für die systematische Erarbeitung eines PSPs. Denn nur ein möglichst vollständiger PSP hilft Ihnen wirklich bei der weiteren Projektplanung.

Der PSP wird nicht von Ihnen in Individualarbeit erstellt, er erfordert die Einbeziehung der Teammitglieder und ggf. die Hinzuziehung von Fachexperten.

Mit dem PSP ist der Rahmen gesetzt, nun geht es im nächsten Kapitel um seine kleinsten Einheiten: die Arbeitspakete.