Projektstrukturplan¶

Sie sind nun also mit einem Projekt betraut: Die erste Aufregung hat sich gelegt, Ihre Planungen schreiten Stück für Stück weiter voran und es drängt sich die Frage auf, was eigentlich alles getan werden muss, um das definierte Ziel zu erreichen. Jetzt ist es an der Zeit, ein Werkzeug zu nutzen, das die Basis für all Ihre Planungen, die Projektsteuerung und das spätere Controlling bildet und zugleich alle anfallenden Aufgaben und die zugehörigen Verantwortlichkeiten eindeutig fixiert. Hier ist der Projektstrukturplan, kurz PSP, das Mittel der Wahl. Denn mit ihm kann das gesamte Leistungsspektrum Ihres Projekts in übersichtliche Einheiten – konkret sind das Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete – gegliedert und hierarchisch strukturiert werden. Am Ende steht eine grafische oder tabellarische Darstellung des gesamten Projekts, die Sie bis zu Ihrem Ziel begleiten wird – ohne aber statisch und damit unveränderlich zu sein!

Die Elemente innerhalb des Projektstrukturplans¶

Schauen wir uns zunächst einmal die Einheiten an, in die sich das hierarchische Gebilde des PSP unterteilt und die alle – seien sie noch so klein – zum Erfolg des Gesamtprojekts beitragen:

Teilprojekt¶

Bei Teilprojekten handelt es sich um die größten eigenständigen Abschnitte innerhalb des Gesamtprojekts, die oftmals einem spezifischen Bereich oder einer Disziplin zugeordnet werden können. So kann es das übergreifendes Projektziel sein, eine neue Universität zu errichten, der Bau eines einzelnen Gebäudes – lassen wir es einmal den Verwaltungsbereich der medizinischen Fakultät sein – kann dabei ein Teilprojekt bilden.

Teilaufgabe¶

Eine Teilaufgabe stellt eine mögliche zusätzliche Gliederungsebene innerhalb des PSPs dar. Sie kann zwischen Teilprojekt und Arbeitspaket angesiedelt werden, ist jedoch nicht zwingend in jedem Projekt erforderlich. Während sich ein Teilprojekt – je nach Umfang – in mehrere Teilaufgaben gliedern lässt, umfasst eine Teilaufgabe selbst oftmals mehrere Arbeitspakete oder weitere Teilaufgaben. Wenn Sie also nun das Gebäude der medizinischen Fakultät im Zuge eines Teilprojekts errichten, kann die Gesamtheit der bauvorbereitenden Maßnahmen innerhalb einer Teilaufgabe gebündelt werden.

Arbeitspaket¶

Bei Arbeitspaketen handelt es sich um die kleinsten, nicht weiter unterteilbaren Einheiten innerhalb des PSPs – in ihnen werden Verantwortlichkeiten klar zugewiesen, benötigte Ressourcen eingeplant und angestrebte Ergebnisse definiert. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Im Rahmen der Teilaufgabe, in der alle bauvorbereitenden Maßnahmen zusammengefasst sind, kann das Ausheben der Baugrube für das Verwaltungsgebäude der medizinischen Fakultät eines von mehreren Arbeitspaketen innerhalb dieser Teilaufgabe sein. Arbeitspakete können je nach Struktur des PSPs auch direkt einem Teilprojekt zugeordnet sein.

Arten von Projektstrukturplänen¶

Projektstrukturplan ist nicht gleich Projektstrukturplan. Denn sie lassen sich anhand ihrer inneren Struktur differenzieren. Hierarchisch gegliedert sind sie alle, jedoch werden Projektstrukturpläne anhand der Ordnungselemente unterschieden, die die inhaltliche Einteilung vorgeben. Konkret kann ein PSP somit objekt-, phasen- oder funktionsorientiert sein, aber auch ein gemischtorientierter Ansatz ist möglich.

Objektorientierung¶

Ist die Darstellung eines PSP objektorientiert, gibt das zu erstellende Produkt oder Bauteil mit seinen einzelnen Komponenten die inhaltliche Gliederung vor: Wenn Ihr Gesamtprojekt also darauf abzielt, ein Haus zu errichten, zerfällt ein objektorientierter PSP auf der Ebene der Teilprojekte zunächst einmal in die einzelnen Bestandteile dieses Hauses – beispielsweise den Keller, das Erdgeschoss, die einzelnen Stockwerke und das Dach.

Phasenorientierung¶

Bei einer phasenorientierten Strukturierung sind die einzelnen zeitlichen Abschnitte des Projekts in ihrer chronologischen Reihenfolge das dominierende Ordnungselement: Phasen wie der Planung, der Ausführung und dem Projektabschluss sind hier die Teilaufgaben untergeordnet, so dass die zeitliche Beziehung und gegenseitige Abhängigkeit der einzelnen Elemente deutlicher hervortritt als bei einer objektorientierten Gliederung – so lassen sich insbesondere bei komplexeren Projekten die vor- und nachgelagerten Aufgaben leichter identifizieren und bei der Zeitplanung berücksichtigen.

Funktionsorientierung¶

Ist der PSP funktionsorientiert, wird dieser entsprechend den erforderlichen Funktionen wie den funktionalen Organisationseinheiten, spezifischen Aktivitäten und Tätigkeiten strukturiert. In den Fokus rücken also beispielsweise interne Abteilungen wie der Einkauf, das Marketing oder das Vertragsmanagement, hinzu kommen zudem auch die ausführenden Gewerke – für den Bau eines Hauses sieht ein funktionsorientierter PSP auf der obersten Ebene also neben dem Einkauf beispielsweise auch die Gerüstbauer oder den Dachdecker vor.

Gemischtorientierung¶

So klar wie in der Theorie werden die einzelnen Gliederungsstrukturen der Projektstrukturpläne jedoch in der Praxis selten voneinander abgegrenzt. Denn hier dominieren häufig hybride Ansätze, bei denen unterschiedliche Methoden der Strukturierung kombiniert werden – wobei aber dennoch meist ein spezifisches Ordnungselement das vorherrschende ist.

Erstellung des Projektstrukturplans im Team¶

Bei der Erstellung des PSPs sollten Sie grundsätzlich niemals als Einzelkämpfer auftreten, sondern immer auch die fachliche Kompetenz Ihrer Teammitglieder nutzen. Denn während Sie als Projektmanager zwar stets den zeitlichen Rahmen und die Kosten im Blick haben und die Planungen entsprechend koordinieren, ist es an den operativen Einheiten, sich mit ihrem Erfahrungsschatz bei der Ausgestaltung der Arbeitspakete einzubringen.

Die Ausarbeitung des PSP erfolgt stets in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten: Zu Beginn empfiehlt es sich, bestehende Standard-Projektstrukturpläne der jeweiligen Branche oder unternehmensspezifische Vorlagen zu sichten; denn diese können bereits bewährte Strukturen aufzeigen, an denen Sie sich orientieren können – das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern hilft auch, typische Fehler bei der Planung zu reduzieren.

Bevor Sie im Anschluss mit der eigentlichen Strukturierung des PSPs fortfahren, sollten die Ziele und Anforderungen des Projekts exakt definiert sein – nur so lässt sich gewährleisten, dass kein Arbeitspaket vergessen wird und der PSP damit den gesamten Umfang Ihres Projekts abdeckt. Nutzen Sie dabei bereits alle verfügbaren Informationen: Aus der Zielanalyse lassen sich alle notwendigen Aktivitäten zur Zielerreichung ableiten, während die Umfeldanalyse wertvolle Hinweise auf notwendige Maßnahmen gibt. Auch die Stakeholder sollten nicht vergessen werden – die bereits erarbeitete Matrix unterstützt Sie dabei, Regelungen für die Kommunikation mit den am Projekt beteiligten und vom Projekt betroffenen Personen oder Gruppen in den PSP einfließen zu lassen.

Im nächsten Schritt gilt es, eine für Ihr Projekt geeignete Gliederungsstruktur auszuwählen: Definieren Sie den PSP als objekt-, phasen- oder funktionsorientiert und vermeiden Sie nach Möglichkeit Abweichungen von der festgelegten Struktur, um die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit nicht zu gefährden. Zur Erstellung der Gliederung stehen Ihnen grundsätzlich zwei konträre Ansätze zur Verfügung: Während beim Top-down-Ansatz stets ausgehend von der groben Struktur immer weiter ins Detail geplant wird, beginnen Sie beim Buttom-up-Ansatz Ihre Planung von unten – von den Einzelaufgaben auf der niedrigsten Ebene gelangen sie so sukzessive zur Gesamtstruktur. Welcher Ansatz zur Strukturierung und Planung am besten geeignet ist, hängt maßgeblich von Ihrem spezifischen Projekt und dem aktuellen Informationstand ab – die Entscheidung für das Vorgehen ist also stets individuell zu treffen.

Basierend auf den bisherigen Entscheidungen geht es nun daran, den PSP zu erstellen: Zunächst werden dem Top-down-Ansatz folgend die Teilprojekte oder auch die Hauptphasen identifiziert. Haben Sie dadurch erst einmal eine Übersicht über die hauptsächlichen Aufgaben bekommen, werden diese wiederum in Teilaufgaben und anschließend in Arbeitspakete zergliedert. Gerade in dieser frühen Planungsphase hat sich die Methode des Mindmappings in der Praxis als effektiv bewährt, um gemeinsam mit Ihrem Team alle anfallenden Aufgaben zu erfassen. Zudem sollte nun auch die Entscheidung darüber fallen, wie viele Hierarchieebenen der PSP aufweisen soll – in der Praxis haben sich hier drei bis fünf Ebenen bewährt.

In einem nächsten Schritt müssen die Arbeitspakete präzisiert werden: Für jedes AP werden nun die erwarteten Ergebnisse, die dafür benötigten Ressourcen, die zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen sowie die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und fixiert. Abschließend rückt der zeitliche Ablauf in den Fokus - Ordnen Sie die Arbeitspakete den Teilaufgaben - falls vorhanden - und diese wiederum den Teilprojekten zu. Legen Sie anschließend einen zeitlichen Ablauf fest, indem Sie vor- und nachgelagerte Tätigkeiten anhand ihrer gegenseitigen Abhängigkeit bestimmen und entsprechend ordnen. Durch sinnvolle Bündelungen, weitere Untergliederungen oder dem Anlegen thematisch zusammenhängender Cluster ergibt sich so eine strukturierte, nachvollziehbare Struktur, die während des gesamten Projektverlaufs tragfähig bleibt.

Es ist nun fast geschafft! Aber die abschließende kritische Überprüfung sollte nicht unter den Tisch fallen. Achten Sie insbesondere auf Vollständigkeit, logische Konsistenz und die Vermeidung von Überschneidungen und Redundanzen. Ebenso sollten Sie zwingend Feedback von Seiten der Beteiligten einholen, um sicherzustellen, dass Ihr PSP auch die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder berücksichtigt.

Wie viele Projektstrukturpläne sind eigentlich sinnvoll?¶

Pläne? Plural? Ja, Sie haben richtig gelesen! Obwohl meist ein PSP ausreicht, um das gesamte Projekt abzubilden, gibt es doch Fälle, in denen gleich mehrere PSPs sinnvoll sein können: Insbesondere bei großen, komplexen Projekten wird dazu geraten, neben dem Haupt-Projektstrukturplan auch Projektstrukturpläne anzulegen, die weiter ins Detail reichen – beispielsweise für spezifische Teilprojekte oder Abteilungen. Um die Übersichtlichkeit jedoch nicht zu gefährden, sollten nicht zu viele dieser zusätzlichen PSPs angelegt werden und zudem stets mit dem dominanten PSP konsistent sein. Die Frage nach einer sinnvollen Anzahl ist somit relativ eindeutig zu beantworten – es kommt auf Ihr Projekt an! Dabei gilt der Grundsatz: So viel wie unbedingt nötig, so wenig wie irgend möglich.

Die häufigsten Fehler und Versäumnisse bei Projektstrukturplänen¶

Der wohl größte Fehler kann es sein, keinen PSP zu erstellen. In der Praxis scheuen sich zahlreiche Projektmanager tatsächlich immer wieder davor, die notwendige Zeit in die Ausarbeitung eines umfassenden PSP zu investieren und stürzen sich stattdessen lieber direkt in die Terminplanung. Und hier lauert auch schon die Gefahr: Zahlreiche Teilaufgaben und Arbeitspakete verbrauchen nämlich die so wertvolle Ressource Zeit, ohne dass dies aber in der Terminplanung berücksichtigt werden würde. Denken Sie nur einmal an die Vielzahl von Projektmanagementaufgaben wie die Termin- und Kostenüberwachung, die in regelmäßigen Abständen immer wieder anfallen und das angedachte Enddatum ganz schnell zur Utopie werden lassen – wenn sie nicht entsprechend bei der Planung berücksichtigt werden. Es ist jedoch ebenso problematisch, wenn das Projektteam zwar voller Euphorie einen PSP erstellt, es dann im Projektverlauf aber versäumt, notwendige Änderungen zu integrieren. Grundsätzlich ist davon abzuraten, den PSP als statisches Gebilde zu betrachten. Denn insbesondere in der Planungsphase, aber auch während des gesamten Projektverlaufs, erlaubt dieser Anpassungen, die allerdings über das Änderungsmanagement abgewickelt werden müssen.

Immer wieder kommt es zudem vor, dass wesentliche Teilaufgaben wie beispielsweise die systematische Projektübergabe bei der der Erstellung des PSPs vergessen werden, weil sie als selbstverständlich angesehen werden – erstaunlicherweise kann sich aber meist im Nachhinein niemand mehr an solche Selbstverständlichkeiten erinnern. Vergessen werden kann aber noch viel mehr: Gerne wird auch die Risikoanalyse bei der Planung nicht berücksichtigt, in der Folge können unerwartete Hindernisse das gesamte Projekt gefährden. Nehmen Sie sich also die Zeit für die systematische Erarbeitung eines PSPs. Denn nur ein vollständig durchdachter PSP hilft Ihnen wirklich bei der Ausführung Ihres Projekts.

Weitere Tücken lauern auch bei der Strukturierung des PSPs: Ist dieser zu vage, wird keine klare Linie erkennbar und das Projekt kann schlimmstenfalls im Chaos versinken. Ist der PSP jedoch zu detailliert ausgearbeitet, schränkt er wie ein starres Korsett die Flexibilität im Projekt ein. Wie so oft kann hier also nur dazu geraten werden, einen für Ihr Projekt geeigneten Mittelweg zu finden. Zudem sollten Sie einen wesentlichen Grundsatz bei der Strukturierung niemals vergessen: Arbeitspakete sind immer die kleinsten Einheiten innerhalb der Hierarchie des PSPs und sind folglich niemals als einzelne, alleinstehende Aktivität vorzufinden, sondern stets den Teilprojekten und Teilaufgaben zugeordnet.

Hüten Sie sich auch davor, alles allein machen zu wollen. Projektarbeit ist immer auch Teamarbeit und je intensiver Sie die Mitarbeitenden bei der Erstellung des PSPs einbeziehen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich mit diesem identifizieren und ganz im Projekt aufgehen. Verzichten Sie jedoch auf die Beteiligung Ihres Teams, droht mangelndes Engagement – und ganz nebenbei leidet auch noch die Qualität des PSPs. Denn ohne Fachexperten wird der Plan schnell unvollständig oder gar unrealistisch. Und noch eine Gruppe sollten Sie nicht ignorieren: Stakeholder. Werden diese nämlich nicht in den Prozess integriert, können sie unter Umständen durch ihren Einfluss das Projekt bis zum völligen Stillstand blockieren.

Mit dem PSP ist der Rahmen gesetzt, nun geht es um die kleinsten, eindeutig verantworteten Einheiten, die Arbeitspakete. Sie bilden die konkrete Grundlage für Planung, Steuerung und Kontrolle, da Aufgaben, Zuständigkeiten und Ergebnisse hier eindeutig definiert und messbar gemacht werden.