Projektumfeld¶

Die Umsetzung Ihres Projekts vollzieht sich stets innerhalb eines spezifischen Umfelds, das den Projektverlauf maßgeblich beeinflussen kann. Hier lassen sich zwei Ebenen unterscheiden: Das direkte und das indirekte Projektumfeld. Das direkte Umfeld umfasst alle internen Faktoren, die unmittelbaren Einfluss auf Ihr Projekt nehmen und grundsätzlich kontrollierbar sind – dazu zählen zum Beispiel Stakeholder oder die Unternehmensstruktur. Das indirekte Projektumfeld beschreibt die externen, übergeordneten und schwer beeinflussbaren Rahmenbedingungen wie wirtschaftliche Entwicklungen, technologische Trends oder gesetzliche Vorgaben. Um mögliche Risiken für Ihr Projekt frühzeitig zu erkennen und Chancen gezielt nutzen zu können, empfiehlt es sich, die beiden Ebenen zu analysieren und anschließend gemäß ihrer Chancen und Risiken zu bewerten. Doch welche Faktoren sind nun für eine genaue Analyse konkret zu beleuchten und welche Probleme können sich auf den beiden Ebenen ergeben?

Direkte Einflussfaktoren¶

Die Einflussfaktoren des direkten Umfelds, die unmittelbar auf den Verlauf und damit auch den Erfolg Ihres Projekts wirken können, werden gemäß ihres Ursprungs in sachliche und personelle Faktoren unterteilt. Während unter den sachlichen Faktoren alle Dinge und unternehmensspezifische Gegebenheiten gefasst werden, sind mit personellen Faktoren alle Personen und Gruppen gemeint, die direkt am Projekt beteiligt oder von diesem betroffen sind. Zu diesen Stakeholdern zählen beispielsweise die einzelnen Fachabteilungen des Unternehmens, die Mitglieder des Projektteams oder aber auch die Führungsriege. Ausgehend von ihrer eigenen Interessenslage können Stakeholder versuchen, Einfluss auf Ihr Projekt zu nehmen und sind damit ein bedeutender Faktor für den Verlauf – so bedeutend, dass wir der Thematik rund um das Stakeholdermanagement ein eigenes Kapitel widmen. Beschäftigen wir uns also zunächst einmal mit den sachlichen Einflussfaktoren des direkten Projektumfelds wie interne Prozesse und Strukturen, kulturelle und organisatorische Rahmenbedingungen und Ressourcen:

Die unternehmensinternen Prozesse und Strukturen geben den Rahmen für Ihr Projekt vor: Hierzu zählen alle internen Abläufe wie beispielsweise festgelegte Entscheidungsprozesse. Wie werden also Entscheidungen getroffen und welche Genehmigungswege sind festgelegt? Aber auch der gewählte Projektmanagementansatz ist den Strukturen und Prozessen zuzuordnen.

Wie gut die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams gelingt, wird zudem von den kulturellen und organisatorischen Rahmenbedingen geprägt. Denn die gelebte Unternehmenskultur wirkt stets auch auf die Art der Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung ein und beeinflusst Effizienz und Motivation. So verlaufen bei flachen Hierarchien Entscheidungswege meist direkter, da den einzelnen Teammitgliedern mehr Eigenverantwortung im Sinne von Entscheidungsgewalt zugesprochen wird. In stark hierarchisch strukturierten Organisationen hingegen dominieren klare Anweisungsstrukturen und festgelegte Berichtswege – der Entscheidungsprozess mag so zwar ein kontrollierter sein, doch ist er stets auch mit einem erheblichen Mehraufwand an Zeit verbunden. Zudem kann die Unternehmenskultur Ihnen immer dann Probleme bereiten, wenn sie einer gelingenden Kommunikation und Zusammenarbeit entgegensteht. Wie ist also der Rückhalt für Ihr Projekt beim Management der Organisation – interessiert man sich für Ihre Belange und steht mit Rat und Tat stets zur Verfügung? Oder mangelt es völlig an Unterstützung, so dass Sie sich als Einzelkämpfer allein gegen alle Widrigkeiten behaupten müssen? Je weniger Unterstützung Sie erhalten – mögen es Entscheidungen sein, die einfach nicht getroffen werden, oder auch die mangelnde Wertschätzung für Ihr Team – desto mehr Schwierigkeiten wird Ihnen die Umsetzung des Projekts bereiten.

Um die gesetzten Ziele Ihres Projekts realisieren zu können, braucht es auch ein gutes Ressourcenmanagement – also die Planung, Terminierung und Zuweisung von finanziellen Mitteln, Personal und Materialien. Nur wenn es Ihnen gelingt, diese Ressourcen effizient zu verwalten und einzusetzen, ist auch eine termingerechte und kostensparende Umsetzung Ihres Projekts möglich. Dagegen können falsch zugeteilte oder gar fehlende Ressourcen zu Verzögerungen und damit zu erheblichen Mehrkosten führen. Insbesondere in der Matrixprojektorganisation kann es immer wieder zu Konflikten um verfügbare Ressourcen kommen, denn hier herrscht das Prinzip der Doppelunterstellung: Die Mitglieder des Projektteams arbeiten bei dieser komplexen Organisationsform nicht ausschließlich für das Projekt, sondern werden parallel auch noch in ihren regulären Abteilungen zur Bewältigung des Tagesgeschäfts eingesetzt. Folglich sind sie sowohl Ihnen als Projektmanager als auch ihrem Linienvorgesetzten – beispielsweise einem Abteilungsleiter – unterstellt. Nun liegt es meist im Interesse des Linienvorgesetzten, den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten und dafür qualifiziertes Personal möglichst in der Abteilung zu binden, während Sie als Projektmanager natürlich alle Experten eines Fachbereichs effizient in Ihrem Projekt einsetzen möchten. Verteilungskämpfe um Ressourcen können also immer dann entstehen, wenn mehrere Projekte oder Abteilungen auf den gleichen Pool an personellen und materiellen Ressourcen zugreifen und sich daraus Engpässe und Priorisierungskonflikte ergeben.

Analyse und Maßnahmen¶

Die Analyse des direkten Projektumfelds zielt darauf ab, ein tiefgreifendes Verständnis über beteiligte und betroffene Akteure, innere Strukturen sowie verfügbare Ressourcen zu gewinnen, um Chancen und Risiken rechtzeitig erkennen zu können. Eine zentrale Methode ist daher die Stakeholderanalyse, bei der die wichtigsten Interessengruppen identifiziert und hinsichtlich ihres Einflusses bewertet werden. Verschaffen Sie sich also einen Überblick über die Kräfte, die auf Ihr Projekt einwirken können. Auch wenn wir uns nun wiederholen: Dieses Thema ist von essenzieller Wichtigkeit, so dass die Analyse im folgenden Kapitel noch einmal im Detail aufgegriffen wird.

Zudem sollten Sie sich auf die Entwicklung eines Kommunikationsplans konzentrieren, um einen transparenten und effizienten Informationsfluss zwischen allen am Projekt Beteiligten sicherzustellen; denn klare Kommunikationsstrukturen helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und Entscheidungsprozesse somit zu beschleunigen.

Verlieren Sie auch die Ressourcenplanung nie aus dem Blick und bemühen Sie sich stets um eine gelingende Kommunikation – die nötigen Strukturen haben Sie ja bereits installiert – um so Konflikte um Personal, finanzielle Mittel und Materialien gar nicht erst entstehen zu lassen. Durch regelmäßige Analysen der verfügbaren Ressourcen und interne Abstimmungen über deren Verwendung können Engpässe vermieden und die Produktivität gesteigert werden.

Indirekte Einflussfaktoren¶

Die indirekten Einflussfaktoren – also jene äußeren Rahmenbedingungen, die kaum direkt steuerbar sind und damit unweigerlich zu einer hohen Abhängigkeit von externen Akteuren und Gegebenheiten führen – schaffen neben den direkten Einflussfaktoren auch den Kontext, in dem Ihr Projekt realisiert wird. Grundsätzlich lassen sich auch die Faktoren des indirekten Umfelds in zwei Kategorien gliedern: Die sachlichen Faktoren bilden hier die ökonomischen, technologischen, umweltbezogenen und rechtlichen Rahmenbedingungen, während die personellen Faktoren aus politischen und soziokulturellen Dynamiken resultieren.

Um diese vielschichtigen und damit komplexen Einflussfaktoren zu erfassen, hat sich die POSTUR-Analyse etabliert. Das Akronym POSTUR steht hier für die sechs Umfelder, die bei der Analyse stets berücksichtigt werden sollten: **P**olitisch, **Ö**konomisch, **S**oziokulturell, **T**echnologisch, **U**mweltbezogen und **R**echtlich. Die Erstellung der Analyse erfolgt dabei in mehreren Schritten. Zunächst werden alle relevanten externen Einflussfaktoren auf der Basis von quantitativen Daten und qualitativen Einschätzungen möglichst systematisch gesammelt. Im besonderen Maße eignen sich hier Szenariotechniken, die dabei helfen können, Entwicklungen vorherzusehen. Anschließend werden die so ermittelten Faktoren den sechs Umfeldern zugeordnet, wobei eine Trennung zwischen sachlichen und personellen Aspekten möglich ist. Durch die abschließende Visualisierung der gesammelten Daten in Form von Tabellen und Diagrammen gelangen Sie schließlich zu einem detaillierten Überblick über potenzielle Chancen und Risiken. Die so gewonnen Erkenntnisse sollten letztendlich in das Risikomanagement einfließen, so dass flexibel auf externe Veränderungen reagiert und proaktiv geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Politisches Umfeld: Hier wirken staatliche Institutionen, unterschiedliche politische Interessen, die grundsätzliche politische Stabilität sowie regulatorische Rahmenbedingungen auf Ihr Projekt ein. Während beispielsweise politisch gewollte Unterstützung in Form von Förderprogrammen Projekte näher ans Ziel bringen kann, haben Projekte in einem politisch eher instabilen Umfeld womöglich mit unvorhergesehenen Gesetzesänderungen und regulatorischen Eingriffen zu kämpfen.
Ökonomisches Umfeld: Das ökonomische Umfeld umfasst die wirtschaftlichen Indikatoren und Rahmenbedingungen wie Markttrends, Inflation, Wechselkursschwankungen oder auch Konkurrenten auf dem Markt. Gerade bei mehrjährig angelegten Projekten können sich wirtschaftliche Veränderung spürbar auf vorhandene und benötigte Ressourcen auswirken und damit Ihr Projekt verzögern. Aber auch kurzfristige, saisonale Schwankungen sollten auf keinen Fall bei der Analyse vernachlässigt werden.
Soziokulturelles Umfeld: Das soziokulturelle Umfeld setzt sich aus Faktoren wie gesellschaftlichen Trends, kulturellen Normen und der demografischen Entwicklung zusammen und ist damit klar dem personellen Bereich zuzuordnen. Bei der Analyse sollten daher neben den Emotionen und Interessen der vom Projekt Betroffenen und den möglichen ethischen und moralischen Grenzen des Projekts auch Faktoren wie die gesellschaftliche Akzeptanz neuer Technologien bedacht werden.
Technologisches Umfeld: Hier sollten neben benötigten Schutzrechten und Lizenzen insbesondere technologische Innovationen und Fortschritte wie neue Softwarelösungen, Automatisierungen oder Künstliche Intelligenz in den Blick genommen werden. Beachten Sie stets, inwieweit diese erprobt sind und welche Einflüsse sie auf Ihr Projekt haben können. Denn derartige Innovationen bieten zwar erhebliche Effizienzgewinne, erfordern aber gleichzeitig auch eine kontinuierliche Anpassung der internen Prozesse und Qualifikationen. Streben Sie hier also am besten eine Balance zwischen technologischem Fortschritt und den damit verbundenen Risiken an.
Umweltbezogenes Umfeld: Hier geht es im Wesentlichen um die Frage, inwieweit Ihr Projekt die Umwelt beeinflusst und wie diese zugleich auf das Projekt einwirkt. Gibt es also spezifische Umweltauflagen, die beachtet werden müssen? Informieren Sie sich stets über Richtlinien, Normen und Auswirkungen - schließlich kann Ihnen ein Versäumnis in diesem Bereich schnell als Umweltsünde angelastet werden und ein daraus resultierender Projektstopp wird Ihnen teuer zu stehen kommen. Zudem sollten Sie bei Eingriffen in ein Ökosystem stets mit heftiger Kritik bis hin zu Blockaden seitens Umweltschützer rechnen. Die Umwelt selbst kann aber auch als limitierender Faktor wirken, wenn es um die begrenzte Verfügbarkeit von natürlichen Ressourcen oder weitreichenden klimatischen Veränderungen mit drastischen Folgen wie Hochwasser oder Trockenheit geht.
Rechtliches Umfeld: Das rechtliche Umfeld beleuchtet alle gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben, die den Handlungsspielraum Ihres Projekts definieren. So gilt es, Datenschutzgesetze, Arbeitsschutzvorschriften oder internationale Handelsabkommen Ihres Standorts bereits bei der Planung genauestens zu erfassen, um später böse Überraschungen bei der Umsetzung zu vermeiden.

Es kann immer wieder passieren, dass Sie nach einer sorgfältig durchgeführten POSTUR-Analyse erkennen, dass die mit Ihrem Projekt verbundenen negativen Einflüsse und die daraus resultierenden Risiken in keinem angemessenen Verhältnis zu den erwartbaren Ergebnissen stehen. In solchen Fällen müssen Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber die Möglichkeit eines Projektabbruchs ernsthaft prüfen – und das Projekt gegebenenfalls auch abbrechen, wenn die Gesamtabwägung dies erfordert.

Als Projektmanager treffen Sie diese Entscheidung jedoch nicht allein: Ihre Aufgabe ist es, die Ergebnisse der Analyse transparent aufzubereiten, die identifizierten Einflüsse und deren Auswirkungen verständlich darzustellen und dem Auftraggeber beziehungsweise dem Lenkungsausschuss eine fundierte Empfehlung zu geben – bis hin zur klaren Empfehlung, das Projekt zu beenden.

Dabei ist zwischen „Kann-“ und „Muss-Projekten“ zu unterscheiden:

Bei Kann-Projekten (z. B. optionalen Investitions- oder Innovationsprojekten) kann der Auftraggeber auf Basis Ihrer Analyse entscheiden, das Projekt zu stoppen oder zu verschieben, um Ressourcen gezielt für erfolgversprechendere Vorhaben einzusetzen.
Bei Muss-Projekten (z. B. gesetzliche Anforderungen, Compliance-Vorgaben oder sicherheitskritische Maßnahmen) lässt sich das Vorhaben als solches häufig nicht einfach beenden. In diesen Fällen müssen Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber alternative Lösungswege, Anpassungen des Umfangs oder zusätzliche Risikobegrenzungsmaßnahmen entwickeln. Dennoch kann es auch hier notwendig sein, den konkreten Projektansatz abzubrechen und in veränderter Form neu aufzusetzen, wenn das ursprüngliche Vorgehen nicht verantwortbar ist.

Ein Projekt an dieser Stelle zu stoppen oder grundlegend neu auszurichten, ist keineswegs eine Niederlage, sondern zeugt von Weitsicht und Realismus: Indem Sie den Auftraggeber frühzeitig auf ein ungünstiges Chancen-Risiko-Verhältnis hinweisen und konsequent handeln, vermeiden Sie es, wertvolle Ressourcen unnötig zu binden – und stärken langfristig den Erfolg und die Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Nachdem Sie mithilfe der POSTUR-Analyse die äußeren und inneren Einflussfaktoren Ihres Projekts durchleuchtet haben, kennen Sie das Umfeld, in dem sich Ihr Vorhaben bewegt, und die Kräfte, die darauf einwirken können. Doch hinter jedem Prozess, jeder Entscheidung und jedem Risiko stehen letztlich Menschen mit eigenen Interessen, Erwartungen und Einflussmöglichkeiten. Im nächsten Schritt geht es daher um die Stakeholder Ihres Projekts, also all jene Personen und Gruppen, die den Verlauf aktiv gestalten oder von dessen Ergebnissen betroffen sind. Sie zu kennen, zu verstehen und gezielt einzubinden, ist der Schlüssel zu einem stabilen Projektumfeld und einer erfolgreichen Zusammenarbeit.