Risikomanagement¶

Aus der Definition eines Projekts ergibt sich sein innovativer und unsicherer Charakter. Um diese Unsicherheiten zu minimieren, begleitet das Risikomanagement den gesamten Lebenszyklus des Projekts. Ziel ist es, Risiken strukturiert zu identifizieren, zu analysieren, zu bewerten und zu steuern, sodass eine erfolgreiche Umsetzung de Projekts gewährleistet ist.

Risikomanagement ist also der systematische Prozess, mit dem Sie durch vorausschauendes Handeln Ihren Projekterfolg positiv beeinflussen können. Wie Sie sich den Risiken Ihres Projekts nähern und mit den Risiken umgehen können, zeigt das nächste Kapitel.

Umfang des Risikomanagements¶

Abhängig davon, ob es sich um ein überschaubares oder um ein langlaufendes bzw. kostenintensives Projekt handelt, basiert die Planung entweder auf einem einfachen Phasenmodell oder auf einem detaillierten Projektstrukturplan. Entsprechend wird auch das Risikomanagement ausgestaltet.

Risikomanagement bei Projekten mit Phasenmodell¶

Bei Projekten, die mithilfe eines Phasenmodells geplant werden, erfolgt die Identifikation von Risiken anhand einer strukturierten Clusterbildung. Dabei werden Risiken beispielsweise in interne und externe Risiken unterteilt oder mithilfe der POSTUR-Analyse systematischer erfasst.

Externe und interne Risiken

Externe Risiken liegen außerhalb des Projekts und somit nicht im direkten Einflussbereich des Projektteams. Sie ergeben sich z. B. aus Veränderungen im rechtlichen, wirtschaftlichen, gesellschaftlichen oder auch unternehmensorganisatorischen Umfeld.

Interne Risiken haben ihren Ursprung innerhalb des Projekts – somit könnte das Team hier aktiv eingreifen und damit direkt beeinflussen. Sie betreffen häufig die Verfügbarkeit von Ressourcen, unklare Verantwortlichkeiten oder aber auch die interne Kommunikation.

Gefährdungspotenzial aus der POSTUR-Analyse

Eine weitere Alternative der Risikostrukturierung basiert auf der bereits vorgestellten POSTUR-Analyse. Hierfür werden die dort identifizierten Gefährdungsbereiche mit Maßnahmen zur Gegensteuerung unterlegt.

Für die praktische Umsetzung stehen Ihnen dabei unterschiedliche Techniken zur Verfügung:

• Lessons-learned-Sammlungen: Diese greifen auf die Erfahrungen bereits abgeschlossener Projekte zurück und zeigen somit mögliche Risikofelder auf.
• Brainstorming: Im offenen Austausch können innerhalb kurzer Zeit Risiken aus den Gefährdungen, dargestellt in der POSTUR-Analyse, abgeleitet werden.
• Interviews: Der Austausch mit Stakeholdern und Experten aus unterschiedlichen Fachbereichen kann eine neue Sicht auf das Projekt und potenzielle Risiken bringen.

Risikomanagement bei Projekten mit PSP¶

Der Prozess des Risikomanagements bei Projekten, die einen PSP als Planungsgrundlage haben, vollzieht sich in einem klar strukturierten Ablauf:

1. Identifikation der Risiken
2. Analyse und Bewertung
3. Steuerungsmaßnahmen
4. Überwachung

Dieser Ablauf soll die folgenden Fragen beantworten:

• Wo befinden sich die Risikoarbeitspakete im PSP?
• Warum stellt das jeweilige Arbeitspaket ein Risiko dar?
• Welche Auswirkungen kann das Risiko haben?
• Mit welcher Wahrscheinlichkeit tritt das Risiko ein?
• Wie hoch ist der Risikowert des jeweiligen Risikoarbeitspakets?
• Wie hoch ist der Risikowert des Gesamtprojekts?
• Welche Maßnahmen werden zum Umgang mit dem Risiko festgelegt?
• Wie werden diese Maßnahmen in den Planungsprozess integriert?

Risikoidentifikation¶

Die Grundlage des Risikomanagementprozesses ist die möglichst umfassende Identifikation potenzieller Projektrisiken. Hierzu wird der Projektstrukturplan (PSP) als zentrales Instrument eingesetzt, da er das Projekt über seine Arbeitspakete vollständig abbildet.

Für die praktische Umsetzung steht Ihnen neben den bereits genannten Methoden der Risikoworkshopa als weiterer Ansatz zur Verfügung. Dieser sollte erstmals am Ende der Planungsphase durchgeführt werden. Weitere Workshops empfehlen sich beim Erreichen wichtiger Meilensteine sowie bei gravierenden Projektänderungen.

Zu Beginn des Workshops werden das Projekt, die Projektziele, die Spezifikation, der Phasenplan und der Projektstrukturplan vorgestellt. Anschließend identifizieren die Teilnehmenden mögliche Risikoarbeitspakete schriftlich und begründen, warum diese Arbeitspakete ein Risiko darstellen.

Die identifizierten Risikoarbeitspakete, die zugehörigen Risiken und die jeweiligen Begründungen werden diskutiert, gesammelt und tabellarisch dokumentiert.

Risikoanalyse und Risikobewertung¶

Nachfolgend wird eine Schätzklausur durchgeführt, vergleichbar mit der Schätzung im Team bei der Erstellung des Phasenmodells. Das Ziel besteht darin, die Auswirkungen der identifizierten Risiken zu erfassen und anschließend für jedes Risikoarbeitspaket zwei Werte zu schätzen: die Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent und die Tragweite (häufig auch Schadensmaß genannt) im Eintrittsfall in CHF.

An der Schätzklausur nehmen die Teammitglieder sowie bei Bedarf weitere Fachexperten teil. Die ermittelten Schätzwerte werden anschließend in die Risikotabelle eingetragen.

Erst die Kombination aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite ermöglicht eine fundierte Bewertung des Risikos. Mathematisch lässt sich dieser Zusammenhang wie folgt darstellen:

Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit (in %) × Tragweite (in CHF).

Mithilfe des Risikowerts können Risiken verglichen, priorisiert und gezielt gesteuert werden. Dadurch entsteht eine belastbare Grundlage für die anschließende Maßnahmenplanung. Die Maßnahmen zielen darauf ab, die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder die Tragweite eines Risikos zu verringern.

Risikosteuerung¶

Nachdem alle Risiken identifiziert, analysiert und bewertet worden sind, folgt die Phase der Risikosteuerung. Es werden nun konkrete Strategien entwickelt, mit denen Risiken vermieden, reduziert, vermindert, übertragen oder – falls sinnvoll – akzeptiert werden können. Welche Strategie dabei gewählt wird, hängt unmittelbar von den Ergebnissen der vorangegangenen Bewertung ab.

Zur Risikosteuerung stehen unterschiedliche Ansätze zur Verfügung:

• Risikovermeidung: Dabei wird angestrebt, den Risikowert auf null zu setzen, indem das Risiko vollständig ausgeschlossen wird. Ist die Risikovermeidung nicht möglich, gibt es weitere Optionen:
• Risikominderung: Das Ziel besteht darin, den Risikowert durch Maßnahmen, die zur Absenkung der Eintrittswahrscheinlichkeit und / oder der Tragweite führen, auf ein akzeptables Maß zu bringen.
• Risikotransfer: Hierbei wird der Risikowert ganz oder teilweise auf Dritte (z. B. Versicherungen oder das Top-Management) übertragen.
• Risikoakzeptanz: Wenn die Kosten einer Gegenmaßnahme den Risikowert übersteigen, ist diese nicht gerechtfertigt. Im Risikoeintrittsfall könnte ein Rückstellungswert in Höhe des Risikowerts in das Projektbudget eingestellt werden.

Wenn der kumulierte Risikowert der einzelnen Arbeitspakete in einem angemessenen Verhältnis zum Projektvolumen steht, kann das Projekt zum aktuellen Zeitpunkt als ausreichend abgesichert bewertet werden. In diesem Fall sind zunächst keine weiteren Maßnahmen im Risikomanagement erforderlich. Ist dieses Verhältnis hingegen ungünstig, müssen konkrete Maßnahmen zur Risikosteuerung erarbeitet werden. Hierfür sind die Risiken anhand ihres Netto-Risikowerts zu priorisieren, damit besonders kritische Risiken gezielt bearbeitet und mit Maßnahmen unterlegt werden können. Das Ziel besteht darin, den Brutto-Risikowert zu senken und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Projektkosten im zulässigen Rahmen bleiben.

Risikoüberwachung¶

Risiken verändern sich im Laufe der Zeit, neue Risiken können entstehen, während bestehende an Bedeutung verlieren oder durch bereits eingeleitete Maßnahmen abgemildert werden konnten. Ziel der Risikoüberwachung ist es daher, im Verlauf des Projekts auftretende Risiken zu bewerten. Dabei kann es sich um neue Risiken handeln, die zunächst identifiziert und anschließend bewertet werden müssen, oder um bereits bekannte Risiken, die neu zu bewerten sind.

Durch die konsequente Risikoüberwachung wird gewährleistet, dass Risiken nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch beherrscht werden können – und das Projekt selbst unter unsicheren Rahmenbedingungen auf einem stabilen Kurs gehalten werden kann.

Ein wirksames Risikomanagement hilft dabei, Unsicherheiten zu erkennen und zu steuern. Um Risiken jedoch auch praktisch beherrschbar zu machen, sind klare Strukturen notwendig. Erst wenn Zuständigkeiten, Entscheidungswege und Kommunikationslinien eindeutig geregelt sind, kann ein Projektteam schnell und wirksam reagieren. Die nächste Frage lautet daher: Wie muss ein Projekt organisiert sein, damit Planung, Steuerung und Zusammenarbeit reibungslos funktionieren? Genau damit beschäftigt sich das folgende Kapitel zur Projektorganisation.