Rollen im Projekt¶

Im Folgenden werden die verschiedenen Rollen im Projekt vorgestellt. Dabei wird zwischen den Beteiligten (Auftraggeber, Projektmanager, Teilprojektleiter und Arbeitspaketverantwortliche) und den Gremien (Lenkungsausschuss sowie Kern- und Projektteam) unterschieden.

Auftraggeber¶

Ein Auftraggeber ist dafür verantwortlich, klare Projektziele zu definieren, diese zu priorisieren und die erforderlichen finanziellen Mittel bereitzustellen. Darüber hinaus nimmt er die finalen Projektergebnisse ab. Ohne unmittelbar in die Projektarbeit einzugreifen, gibt er somit die Richtung vor und beurteilt den Erfolg des Projekts.

Nachfolgend wird zwischen externen und internen Auftraggebern unterschieden:

• Ein externer Auftraggeber kommt von außerhalb des Projekt umsetzenden Unternehmens. Er beurteilt den Projekterfolg hauptsächlich daran, ob die vereinbarten Anforderungen erfüllt wurden.
• Ein interner Auftraggeber ist eine Führungskraft des projekttragenden Unternehmens. Er stellt sicher, dass das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Dadurch übernimmt er eine steuernde Funktion auf strategischer Ebene und trägt zur übergeordneten Ausrichtung des Gesamtprojekts bei.

Projektmanager¶

Die Befugnisse des Projektmanagers variieren je nach Organisationsform, in der das Projekt umgesetzt wird. Sie bestimmen, in welchem Umfang er Entscheidungen treffen, Ressourcen einsetzen und Projektmitglieder steuern kann.

Der Projektmanager ist für die operative Führung des Projekts verantwortlich, wobei er die Gesamtheit der organisatorischen und inhaltlichen Aspekte koordiniert. Dabei fungiert er als Bindeglied zwischen den Zielvorgaben des Auftraggebers und der praktischen Umsetzung durch das Projektteam. Sein Verantwortungsbereich erstreckt sich somit von der Planung über die Zuweisung von Ressourcen bis zur Koordination sämtlicher Projektaktivitäten. Darüber hinaus gehört der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer transparenten Kommunikationsstruktur zu seinen wesentlichen Aufgaben.

Teilprojektleiter¶

Der Teilprojektleiter ist für die Führung eines relevanten Projektsegments (Teilprojekt) zuständig. Zu seinen zentralen Aufgaben gehören die Planung und Steuerung des Teilprojekts unter Berücksichtigung der übergeordneten Projektziele. Er koordiniert die ihm zugewiesenen Ressourcen und leitet sein Teilprojektteam. Außerdem ist er für die Überwachung des Fortschritts verantwortlich, über den er dem Projektmanager Bericht erstattet.

Arbeitspaketverantwortliche¶

Der Arbeitspaketverantwortliche realisiert ein einzelnes, in sich geschlossenes Arbeitspaket. Er kann dies entweder allein bearbeiten oder gemeinsam mit einer Arbeitsgruppe umsetzen. In letzterem Fall übernimmt er die detaillierte Planung sowie die Anleitung der Mitarbeitenden zur Durchführung. Er trägt dafür Sorge, dass die erzielten Ergebnisse den Anforderungen seines Arbeitspakets entsprechen. Je nach Lage des Arbeitspakets im PSP ist der Arbeitspaketverantwortliche entweder einem Teilprojektleiter oder dem Projektmanager direkt unterstellt und erstattet diesem Bericht.

Lenkungsausschuss¶

Der Lenkungsausschuss (LA) ist das oberste Entscheidungs- und Eskalationsgremium des Projekts. Seine Mitglieder verfügen über die notwendige Entscheidungskompetenz, um bei Bedarf richtungsweisende Anpassungen zu beschließen und den weiteren Projektverlauf verbindlich zu steuern.

Der Ausschuss tagt regelmäßig und an festgelegten Projektmeilensteinen. Darüber hinaus wird er bei außergewöhnlichen Ereignissen einberufen, die den Projekterfolg oder den weiteren Verlauf wesentlich beeinflussen können.

Dem Lenkungsausschuss gehören ein Top-Manager (Vorsitzender des LAs) an, der mindestens eine Hierarchieebene über der höchsten im Projekt vertretenen Führungsebene angesiedelt ist, der Projektmanager sowie dessen Stellvertretung. Der Auftraggeber wird bei Bedarf hinzugezogen.

Der Lenkungsausschuss übernimmt die übergeordnete Steuerung des Projekts und sichert dessen Erfolg auf strategischer Ebene ab. Zu seinen zentralen Aufgaben zählen die Prüfung und Freigabe des Projektantrags sowie der Projektplanungsunterlagen. Er bewertet das Projekt im Hinblick auf die strategischen Unternehmensziele und überwacht den Fortschritt hinsichtlich Termine, Budget und Leistungsumfang. Bei wesentlichen Ziel-, Plan- oder Rahmenbedingungen trifft der Lenkungsausschuss strategisch relevante Entscheidungen. In Krisensituationen sowie bei schwerwiegenden Problemen, Blockaden oder Konflikten greift er ein, sofern diese durch die Projektleitung nicht eigenständig gelöst werden können.

Kernteam¶

Das Kernteam – oft auch als Projektmanagementteam bezeichnet - übernimmt die organisatorisch-administrative Steuerung: Es setzt sich zusammen aus dem Projektmanager sowie der nächsten Führungsebene im Projekt. Das Kernteam trifft sich – vergleichbar mit dem Lenkungsausschuss – regelmäßig und an festgelegten Projektmeilensteinen. Aufgrund seiner operativen Steuerungsfunktion können die Sitzungen in kürzeren Abständen als die des Lenkungsausschusses erfolgen. Im Mittelpunkt stehen die Steuerung des Gesamtprojekts, die Koordination der Teilprojekte sowie die Abstimmung projektübergreifender Themen. Bei außergewöhnlichen Ereignissen mit wesentlichen Auswirkungen auf den Projekterfolg oder den weiteren Projektverlauf tritt das Kernteam zusätzlich zusammen.

Projektteam¶

Das Projektteam setzt sich aus Fachkräften und Experten zusammen und ist unmittelbar für die praktische Umsetzung der im Projektplan definierten Aufgaben zuständig. Es kann aus internen wie externen Mitarbeitenden bestehen. Diese arbeiten eng mit den Arbeitspaketverantwortlichen, den Teilprojektleitern und dem Projektmanager zusammen, um so die definierten Leistungsparameter sowie die fixierten Termine einzuhalten. Eine offene und kontinuierliche Kommunikation über Fortschritte und Herausforderungen bildet dabei die Basis für eine reibungslose Koordination und trägt wesentlich dazu bei, dass das Gesamtvorhaben erfolgreich und zielgerichtet realisiert wird.

Mit der klaren Definition der Projektbeteiligten und Gremien ist der Werkzeugkoffer der Projektplanung vollständig. Gleichzeitig haben Sie ein tragfähiges Fundament für eine erfolgreiche Projektumsetzung geschaffen. Während der Umsetzung und des Controllings des Projekts, wird sich zeigen, wie gut das Zusammenspiel aller Beteiligten und die festgelegten Planparameter funktionieren und inwieweit sich die Projektplanung in konkrete Projektergebnisse übersetzen lässt.