Spezifikation¶

Die Spezifikation ist im Rahmen der Projektarbeit sowohl ein zentrales Dokument als auch Instrument zur strukturierten, nachvollziehbaren und zielgerichteten Umsetzung Ihres Vorhabens. Sie beschreibt die Anforderungen, die an Ihr Projekt gestellt werden und übersetzt damit Erwartungen in überprüfbare Vorgaben. Die Spezifikation legt fest, was gebaut, entwickelt oder reorganisiert werden soll, wie die spezifischen Funktionalitäten und Beschaffenheiten aussehen sollen und wie die Realisierung erfolgen könnte. Die Spezifikation dient der Klärung und Vereinheitlichung des Verständnisses. Um eine durchgängige Verfügbarkeit für alle Beteiligten sicherzustellen, wird sie zentral in der Projektakte hinterlegt.

Zielsetzungen und häufige Fehler¶

Wie bereits einleitend angedeutet, besteht das primäre Ziel einer Spezifikation darin, ein gemeinsames Verständnis aller Projektbeteiligten über Ziele, Inhalte und Erwartungen herzustellen. Sie dient der Vermeidung von Missverständnissen, indem sie Interpretationsspielräume minimiert und damit ein stabiles Fundament für die Umsetzung schafft. Um dem gerecht zu werden, ist es entscheidend, die fachlichen Anforderung klar und deutlich zu formulieren, so dass sowohl bei der Durchführung und bei Reviews als auch bei der späteren Abnahme und beim Projektassessment darauf aufgebaut werden kann.

Spezifikationen weisen häufig Schwächen in ihrer Formulierung auf. Unklare Begriffe oder ungenaue Formulierungen führen nicht selten zu Mehrarbeit durch gehäufte Rückfragen oder Fehlentwicklungen. Es gilt daher, Aussagen wie „Das System soll benutzerfreundlich sein“ zu vermeiden – denn diese sind in Bezug auf die konkreten Anforderungen zu vage. Setzen Sie daher auf konkrete Formulierungen und messbare und priorisierte Vorgaben, die für Klarheit sorgen – wie beispielsweise „Die maximale Ladezeit beträgt zwei Stunden“.

Struktur einer Spezifikation¶

Spezifikationen können – abhängig von Branche, Projektart und Organisationsform – unterschiedlich aufgebaut sein. Eine allgemeinverbindliche Struktur, die zwingend einzuhalten wäre, existiert nicht. In der Praxis hat sich jedoch eine systematische Gliederung bewährt, die dabei unterstützt, Anforderungen vollständig, nachvollziehbar und prüfbar zu erfassen um keine wesentlichen Aspekte zu übersehen. Die nachfolgend dargestellte Struktur dient daher als Orientierung für Sie:

1. Allgemeines 1.1 Anwendungsbereich 1.2 Heranzuziehende Dokumente und Vorschriften 1.3 Beschreibung des Projektgegenstand 1.4 Änderungsverfahren

2. Anforderungen an die Leistung 2.1 Funktionsbedingte Leistungsanforderungen 2.2 Betriebsbedingte Leistungsanforderungen 2.3 Sonstige Leistungsanforderungen

3. Umwelt 3.1 Klimatische Belastungen 3.2 Mechanische Belastungen 3.3 Sonstige Belastungen

4. Schnittstellen 4.1 Organisatorische Schnittstellen 4.2 Produktinterne Schnittstellen 4.3 Produktexterne Schnittstellen

5. Prüfungen und Qualitätssicherung 5.1 Prüfarten 5.2 Prüfpläne 5.3 Zulassungsunterlagen

Um zu verdeutlichen, welche Inhalte sich hinter den einzelnen Punkten verbergen, werden diese nachfolgend näher erläutert und jeweils anhand von zwei Beispielen konkretisiert.

Zu Beginn stehen die generellen Informationen zum Projekt. In diesem Abschnitt wird definiert, für welchen Anwendungsbereich das Projekt gilt, auf welche Normen, Gesetze oder internen Richtlinien Bezug genommen wird und wie der Projektgegenstand allgemein beschrieben ist. Beim Bau eines Einfamilienhauses bedeutet dies beispielsweise, dass der Standort, die geltende Bauordnung, energetische Vorgaben sowie der vorgesehene Nutzungszweck des Gebäudes klar festgehalten werden. Bei der Entwicklung eines neuen Lidschattens sind hingegen kosmetikrechtliche Vorgaben, interne Qualitätsrichtlinien, Zielmärkte sowie die definierte Zielgruppe zu dokumentieren. Ebenso wesentlich ist die Festlegung des Änderungsverfahrens. Ergibt sich beim Hausbau etwa der Wunsch nach einer zusätzlichen Gaube oder wird beim Lidschatten eine Anpassung der Pigmentzusammensetzung erforderlich, muss geregelt sein, wer die Änderung beantragt, wie sie bewertet wird, welche Auswirkungen auf Kosten und Termine entstehen und wer die Freigabe erteilt. Ohne ein geregeltes Änderungsmanagement verliert die Spezifikation ihre Verbindlichkeit und Steuerungsfunktion.

Den Kern jeder Spezifikation bilden die Anforderungen an die Leistung. Hier wird präzise beschrieben, welche Funktionen, Eigenschaften und Ergebnisse das Projekt liefern soll. Beim Hausbau kann eine funktionsbedingte Anforderung beispielsweise darin bestehen, dass das Gebäude Wohnraum für vier Personen bietet und ein separates Arbeitszimmer umfasst. Beim Lidschatten kann gefordert sein, dass er eine gleichmäßige, farbintensive Deckkraft aufweist und sowohl trocken als auch feucht applizierbar ist. Daneben gibt es betriebsbedingte Anforderungen. Beim Haus betreffen diese etwa die Energieeffizienzklasse, Wartungsintervalle der Wärmepumpe oder die Lebensdauer der Fenster. Beim Lidschatten können dies Vorgaben zur Haltbarkeit, Lagerfähigkeit oder zu Transportbedingungen sein. Sonstige Anforderungen beim Haus umfassen beispielsweise Brandschutzvorgabenoder bestimmte Materialrestriktionen. Beim Lidschatten können Vorgaben zur Verpackung, zu allergenfreien Inhaltsstoffen oder zur Kompatibilität mit bestehenden Produktlinien festgelegt werden.

!!! info „Unterschiede zwischen den Leistungsanforderung“

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- Funktionsbedingte Anforderungen beschreiben die Leistung oder den Nutzen, den das Ergebnis erbringen soll. Leitfrage: Was soll es können?
- Betriebsbedingte Anforderungen beschreiben die Bedingungen der Nutzung oder des Einsatzes. Leitfrage: Unter welchen Umständen muss es funktionieren?

Ein weiterer Bestandteil einer Spezifikation sind die Umweltbedingen. Diese werden in der Praxis häufig unterschätzt, haben jedoch erheblichen Einfluss auf Auslegung, Risiko und Haftung. Beim Bau eines Hauses sind beispielsweise klimatische Bedingungen wie Sonneneinstrahlung, Windzonen oder Hochwasserrisiken zu berücksichtigen. Ebenso relevant sind mechanische Belastungen wie Schneelast, Erdbeben oder langfristige Witterungseinflüsse. Bei einem kosmetischen Produkt wie einem Lidschatten spielen Temperaturbeständigkeit, Feuchtigkeitseinflüsse während Lagerung und Transport sowie Stabilität unter Lichteinwirkung eine Rolle. Werden solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, entstehen später Auslegungsfehler oder Qualitätsmängel.

Ebenso relevant sind Schnittstellen. Projekte scheitern selten an einzelnen Anforderungen, sondern an unklar definierten Übergängen zwischen Beteiligten, Projektphasen (organisatorische Schnittstellen), innerhalb des Projektgegenstands selbst (produktinterne Schnittstellen) oder zwischen dem Projektgegenstand und seiner Umwelt (produktexterne Schnittstellen). In ihrer Gesamtheit sind produktinterne und - externe Schnittstellen als technische Schnittstellen zu verstehen. Beim Hausbau bestehen organisatorische Schnittstellen z. B. zwischen Bauunternehmen, Architekt und Statiker. Produktinterne Schnittstellen betreffen beispielsweise die Abstimmung zwischen Tragwerk und Haustechnik oder zwischen Dachkonstruktion und Entwässerungssystem. Produktexterne Schnittstellen ergeben sich zwischen dem Gebäude und seiner Umwelt, z. B. zwischen Fundaments und Baugrund oder bei der Einbindung in öffentliche Versorgungsnetze wie Strom, Wasser und Abwasser. Bei der Entwicklung eines Lidschattens bestehen organisatorische Schnittstellen z. B. zwischen Marketing, Produktentwicklung und Labor. Produktinterne Schnittstellen betreffen beispielsweise die Abstimmung zwischen Rezeptur und Verpackung oder zwischen Produktformulierung und Applikator. Produktexterne Schnittstellen ergeben sich unter anderem zwischen dem fertig entwickelten Produkt und den Produktionsanlagen oder zu Abfüll- und Verpackungssystemen. Je Schnittstellen beschrieben sind, desto geringer ist das Konflikt- und Fehlerrisiko im weiteren Projektverlauf.

Abschließend umfasst eine vollständige Spezifikation auch die Regelungen zu Prüfungen und Qualitätssicherung. Anforderungen sind nur dann steuerbar, wenn ihre Erfüllung überprüfbar ist. Beim Hausbau bedeutet dies beispielsweise, dass Bauabnahmen, statische Prüfungen oder Energieeffizienznachweise eindeutig definiert sind. Beim Lidschatten können dermatologische Tests, Haltbarkeitsprüfungen oder regulatorische Freigaben erforderlich sein. Es ist festzulegen, nach welchen Kriterien geprüft wird, wer die Verantwortung trägt und wie Ergebnisse dokumentiert werden. Erst durch klar definierte Nachweise wird aus einer formulierten Anforderung eine verbindliche und überprüfbare Vorgabe.

Lastenheft und Pflichtenheft¶

Häufig wird bei Spezifikationen zwischen Lastenheft und Pflichtenheft unterschieden – zwei komplementäre Dokumente, die durch unterschiedliche Perspektiven bestimmt sind:

Das Lastenheft ist häufig Bestandteil eines Vertrages, das entsprechend vom Auftraggeber erstellt wird. Es nimmt eine problem- und zielorientierte Sichtweise ein und beschreibt, was ein Produkt oder System leisten soll. Es legt also die Ziele, das Projektumfeld und die gewünschten Funktionen fest, ohne jedoch eine bestimmte technische Lösung vorwegzunehmen. Es bleibt damit lösungsneutral und bildet die Grundlage für die Ausarbeitung des Pflichtenhefts.

Das Pflichtenheft wiederum wird vom Auftragnehmer (idealerweise von Ihnen zusammen mit Ihrem Projektteam) auf Basis des Lastenhefts erstellt und beschreibt, wie die Anforderungen des Auftraggebers umgesetzt werden sollen. Es dokumentiert also konkret die technischen Maßnahmen, Architekturen und Technologien mittels derer das Projekt verwirklicht werden soll und ist somit realisierungsorientiert und lösungsspezifisch.

Sich ändernde Anforderungen, die im Lastenheft bereits festgelegt wurden, können Anpassungen im Pflichtenheft erforderlich machen. Umgekehrt können notwendige Änderungen und Anpassungen im Pflichtenheft Auswirkungen auf das Lastenheft haben. Eine sorgfältige Abstimmung beider Dokumente kann während der Projektrealisierung deshalb relevant werden.

Mit der Spezifikation haben Sie gemeinsam mit Ihrem Auftraggeber und Ihrem Projektteam genau festgelegt, was wie erreicht werden soll und welche Anforderungen das Ergebnis Ihres Projekts erfüllen muss. Um diese Anforderungen strukturiert und kontrollierbar umsetzen zu können, ist ein klarer Prozess notwendig. Sie erstellen hierfür ein Phasenmodell für Ihr Projekt.