Ablauf- und Terminplanung¶

Zeit ist eine der zentralen und zugleich begrenztesten Ressourcen im Projektmanagement – ihre Bedeutung lässt sich jedoch nicht isoliert betrachten, sondern steht in unmittelbarem Zusammenhang mit zwei weiteren entscheidenden Einflussgrößen: den Kosten und der Leistung. Gemeinsam bilden Zeit, Kosten und Leistung das sogenannte magische Dreieck des Projektmanagements, dessen Gleichgewicht über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheidet. Jede Veränderung an einer dieser drei Größen hat unweigerlich Auswirkungen auf die beiden anderen – wird also etwa der Zeitrahmen zunehmend begrenzt, erfordert dies entweder zusätzliche finanzielle Mittel oder einen reduzierten Leistungsumfang.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, warum ein effektives Zeitmanagement als Schlüsselfaktor für den Projekterfolg gilt. Denn nur wenn es gelingt, den zeitlichen Rahmen realistisch zu planen, zu überwachen und bei Bedarf anzupassen, können Termine eingehalten und Projektziele erreicht werden, ohne dass darunter die Qualität leidet oder Budgetgrenzen überschritten werden. Die Methoden und Prozesse der Terminplanung leisten hierbei einen wesentlichen Beitrag und gehören daher unbedingt in Ihren Werkzeugkasten!

Zu Beginn dieses Kapitels finden Sie zunächst eine allgemeine Einführung, die Ihnen die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Instrumente der Terminplanung – Ablaufplan, Terminplan und Netzplan – näherbringen soll. Im Anschluss wartet dann eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer belastbaren Terminplanung auf Sie – mit allen relevanten Kerngrößen, Definitionen und Formeln.

Ebenen der Terminplanung – vom Ablaufplan zum Terminplan¶

Für die Terminplanung Ihres Projekts braucht es im Wesentlichen einen Ablaufplan sowie einen Terminplan – und auch wenn die beiden Begriffe im Projektalltag häufig synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich inhaltlich doch entscheidend: Während der Ablaufplan festlegt, welche Aktivität in welcher sachlogischen Reihenfolge umzusetzen ist, konzentriert sich der Terminplan auf die konkrete zeitliche Einordnung dieser Aktivitäten. Die Ablaufplanung bildet somit die strukturelle Grundlage für die Feinterminierung.

Der Ablaufplan – also die Grobterminplanung – wird in der frühen Projektphase erstellt. Er gründet auf den im Projektstrukturplan definierten Arbeitspaketen sowie deren einzelnen Aktivitäten und legt eine logische Abfolge dieser Aktivitäten auf der Basis ihrer Beziehungen und Abhängigkeiten fest: Welche Tätigkeiten sind zwingend vor- oder nachgelagert, welche können parallel bearbeitet werden und welche sind völlig unabhängig voneinander zu betrachten? Ziel ist es, für die geplanten Aktivitäten eine erste Reihenfolge festzulegen, um die Ziele des Projekts möglichst effizient zu erreichen. Konkrete Termine werden dabei noch nicht fixiert – im Vordergrund stehen vielmehr die Schnittstellen, die möglicherweise einer weiteren Klärung bedürfen. Zudem bildet die Grobterminplanung die Grundlage für weitere Planungen – wie beispielsweise die Abstimmung mit Stakeholdern und die weitere Ressourcenplanung.

Auf den Ablaufplan folgt in der nächsten Planungsstufe der Terminplan: Als Teil der Feinterminplanung geht dieser einen Schritt weiter, indem er den Aktivitäten konkrete Start- und Endzeitpunkte zuordnet: Die beteiligten Teammitglieder schätzen dafür auf Grundlage ihrer Expertise möglichst realistische Durchführungszeiten für die einzelnen Aktivitäten, ohne jedoch Pufferzeiten in ihre Schätzung einfließen zu lassen.

Auf dieser Grundlage können anschließend mithilfe der passenden Formeln die frühestmöglichen und spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte für jede Aktivität berechnet werden. Zudem lässt sich so anschließend der kritische Pfad identifizieren, also jene Prozesse, die keinen zeitlichen Spielraum (Puffer) haben und deren Verzögerung somit unweigerlich den Projektendtermin gefährdet. Oftmals zeigt sich bei dieser Analyse jedoch, dass der ursprünglich geplante Projektzeitrahmen nicht realistisch eingehalten werden kann - dann beginnt der iterativer Optimierungsprozess, bei dem mögliche Maßnahmen wie die Parallelisierung von Aktivitäten oder eine Erhöhung der Ressourcen diskutiert werden, um die geplante Projektlaufzeit nicht zu überschreiten.

Sobald eine tragfähige Planung vorliegt, muss der Terminplan freigegeben werden – etwa durch Sie als Projektmanager, die Geschäftsleitung, den Kunden oder externe Partner wie Lieferanten. Die im Terminplan enthaltenen Soll-Termine gelten fortan als verbindliche Grundlage für das Zeitmanagement und bilden nicht selten einen vertraglich relevanten Bestandteil gegenüber dem Auftraggeber oder Projektsponsor.

Strukturierte Visualisierung - vom Terminplan zum Netzplan¶

Nachdem der Terminplan erstellt und die zeitlichen Abläufe fixiert wurden, bietet die Erstellung eines Netzplans eine weiterführende Möglichkeit, die Abläufe im Projekt grafisch und damit übersichtlicher darzustellen. Ziel ist es dabei, nicht nur die zeitliche Abfolge, sondern insbesondere die logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten sichtbar zu machen.

Die aus dem Terminplan abgeleiteten Aktivitäten werden im Netzplan als Knoten dargestellt, wobei die Verbindungen zwischen diesen Knotenpunkten durch gerichtete Pfeile veranschaulicht werden, die die logischen Abhängigkeiten abbilden – die Art der Beziehung zwischen den einzelnen Aktivitäten lässt sich so grafisch differenziert darstellen: Während beispielsweise ein Pfeil von einem Knoten zu einem anderen bedeutet, dass die erste Aktivität abgeschlossen sein muss, bevor die nachfolgende beginnen kann, besitzen parallele Aktivitäten, die gleichzeitig durchgeführt werden können, einen gemeinsamen Startknoten.

Diese grafische Struktur erlaubt es, die zwei zentralen zeitkritischen Informationen zuverlässiger zu ermitteln: den kritischen Pfad und die Pufferzeiten. Daraus ergibt sich auch der hohe Steuerungswert dieser Art der Darstellung. Denn während der kritische Pfad signalisiert, welche Aufgaben höchste Priorität haben und unter keinen Umständen zeitlich ausufern dürfen, lassen sich gleichzeitig auch jene Aktivitäten identifizieren, bei denen zeitliche Flexibilität besteht – also Puffer vorhanden sind, die einen gewissen Handlungsspielraum gewähren. Damit fungiert ein gewissenhaft ausgearbeiteter Netzplan als eine Art Frühwarnsystem, da er das Projektteam dabei unterstützt, die potenziellen Auswirkungen zeitlicher Abweichungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig planend und steuernd einzugreifen.

Ohnehin zwingt die Erstellung eines Netzplans zu einer vertieften Auseinandersetzung mit der zeitlichen Dimension des Projekts. Der Detaillierungsgrad, der für die Abbildung aller Aktivitäten und deren Abhängigkeiten notwendig ist, führt zu einem präzisen Verständnis der Abhängigkeiten im Projekt - und dies unterstützt nicht nur die realistische Einschätzung des Zeitbedarfs, sondern zeigt zudem auf, wo Ressourcen optimiert, Prozesse entzerrt oder Engpässe vermieden werden können.

Die Visualisierung des Terminplans als Netzplan ist jedoch keineswegs die einzige Möglichkeit der grafischen Darstellung. Immer wieder finden sich in der Praxis auch die sogenannten Gantt-Diagramme. Dabei handelt es sich im horizontal gerichtete Balkendiagramme, die die Dauer der einzelnen Aktivitäten oder Arbeitspakete durch die unterschiedliche Länge einzelner Balken veranschaulichen. Während also ein Netzplan den Fokus in der Darstellung insbesondere auf die Abhängigkeiten der Aktivitäten untereinander legt, ohne dabei aber deren Dauer grafisch sichtbar zu machen, stehen beim Gantt-Diagramm Zeiträume im Mittelpunkt.

Schritt-für-Schritt zur belastbaren Terminplanung¶

Sie haben es sicherlich schon gemerkt: Die Erstellung eines Netzplans ist ein schrittweiser Prozess, der vom Groben ins Detail führt. Für die Praxis möchten wir Ihnen nun unsere Checkliste an die Hand geben, die sie Schritt-für-Schritt vom PSP zum Netzplan führt – inklusive aller relevanten Formeln und Definitionen.

Schritt 1: Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge bringen

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Netzplans besteht darin, die im Projektstrukturplan angelegten Arbeitspakete sowie deren Aktivitäten in eine logische, ablauforientierte Reihenfolge zu bringen. Dabei helfen folgende zentrale Fragen:

• Welches Arbeitspaket muss zuerst bearbeitet werden?
• Welche Arbeitspakete sind in welcher Art und Weise voneinander abhängig – d. h. welche Arbeitspakete müssen bereits abgeschlossen sein, ehe andere beginnen können?
• Welche Arbeitspakete können parallel bearbeitet werden?

Auf dieser Grundlage werden die Knoten des Netzplans konstruiert, die jeweils ein Arbeitspaket oder aber auch eine Aktivität darstellen - die Verbindungen zwischen diesen Knoten durch gerichtete Pfeile zeigen später die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und Aktivitäten auf.

Schritt 2: Fehlende Arbeitspakete und Aktivitäten ergänzen

Nach der ersten Strukturierung gilt es noch einmal zu überprüfen, ob alle relevanten Arbeitspakete und Aktivitäten abgebildet werden, da es insbesondere bei komplexen Projekten immer wieder vorkommt, dass Aufgaben übersehen oder Zusammenhänge fehlerhaft dargestellt wurden.

Hier empfiehlt sich ein Abgleich mit dem PSP sowie eine Plausibilitätsprüfung der Abläufe. Anschließend werden eventuell fehlende Arbeitspakete oder Aktivitäten sowohl im PSP als auch im Netzplan ergänzt – einschließlich aller logischen Verbindungen zu bestehenden Elementen.

Schritt 3: Arbeitspakete und Aktivitäten um notwendigen Informationen ergänzen

Um die Übersichtlichkeit und Transparenz nicht zu gefährden, müssen für alle Arbeitspakete oder Aktivitäten, die einen Knoten im Netzplan bilden, detaillierte Informationen hinterlegt werden:

• Aktivitätsnummer: Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennzahl, die direkt aus dem PSP entnommen wird.
• Verantwortlicher: Bei Arbeitspaketen handelt es sich dabei um den bereits im AP-Formular benannte Arbeitspaketverantwortlichen, machen einzelne Aktivitäten einen Knoten im Netzplan aus, kann die Verantwortlichkeit ebenfalls aus dem AP-Formular entnommen werden.
• Dauer: Zeitraum, der für die Bearbeitung des Arbeitspakets oder der Aktivität benötigt wird. Eine Besonderheit sind dabei die aus dem Phasenmodell entnommenen Meilensteine, da diese im Netzplan als Aktivität mit der Dauer 0 angegeben werden.
• Titel: Knapp und verständlich formulierter Titel des Arbeitspakets oder der Aktivität.
• Fristen: Fixierung der frühestmöglichen Anfangszeitpunkte (FAZ) und Endzeitpunkte (FEZ) sowie der spätestmöglichen Anfangszeitpunkte (SAZ) und Endzeitpunkte (SEZ). Diese ergeben sich erst aus der in Schritt 5 erläuterten Berechnungen.

Schritt 4: Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten festlegen

Die präzise Definition der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten ist essenziell für die Berechnung und spätere Steuerung des Zeitplans. Dabei unterscheidet man vier Haupttypen von Abhängigkeiten, die im Netzplan durch gerichtete Pfeile visualisiert werden:

• Ende-Anfang (EA, Standardfolge): Hierbei handelt es sich um die Standardbeziehung – eine Aktivität kann erst beginnen, wenn die vorhergehende vollständig abgeschlossen ist. Ein typisches Beispiel ist das Betonieren eines Fundaments und der anschließende Aufbau der Wände: Erst wenn das Fundament vollständig hergestellt und ausgehärtet ist, kann mit dem Errichten der tragenden Wände begonnen werden. Eine zeitliche Überlappung ist hier nicht möglich, da die zweite Aktivität logisch vom Abschluss der ersten abhängt.
• Anfang-Anfang (AA, Anfangsfolge): Zwei Aktivitäten sind so miteinander verknüpft, dass ihr Beginn zeitlich zusammenfällt oder aneinander gekoppelt ist. Ein Beispiel ist das Backen verschiedener Plätzchensorten: Beide Sorten werden gleichzeitig in den Backofen geschoben, da der Backvorgang zur selben Zeit starten soll. Abhängig von Teigart und Backdauer können die Plätzchen jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten fertig sein und entsprechend nacheinander aus dem Ofen genommen werden. Der gemeinsame Start ist entscheidend, nicht das gleichzeitige Ende.
• Ende-Ende (EE, Endfolge): Zwei Aktivitäten sind so miteinander verknüpft, dass sie gleichzeitig enden. Ein anschauliches Beispiel ist das Kochen von Soße und Nudeln: Beide sollen zur gleichen Zeit servierfertig sein. Die Soße kann bereits früher angesetzt und über einen längeren Zeitraum köcheln, während die Nudeln erst kurz vor dem Servieren ins Wasser gegeben werden. Entscheidend ist nicht der Beginn der einzelnen Tätigkeiten, sondern dass beide Aktivitäten zeitlich aufeinander abgestimmt gleichzeitig abgeschlossen werden.
• Anfang-Ende (AE, Sprungfolge): Hierbei handelt es sich um eine seltene Beziehung, die auch als Sprungfolge bezeichnet wird – eine nachfolgende Aktivität endet dabei erst dann, wenn die Vorgänger-Aktivität begonnen hat. Diese Beziehung zweier Aktivitäten steht unserer intuitiven Vorstellung einer Chronologie entgegen, ist aber im Rahmen eines Netzplans durchaus möglich, da Vorgänger und Nachfolger hier ausschließlich auf der Basis ihrer logischen Abhängigkeiten definiert werden und eben nicht anhand ihrer Chronologie – somit ist es möglich, dass ein Nachfolger zeitlich vor seinem Vorgänger angesiedelt ist. Ein anschauliches Beispiel ist der Wachwechsel im Sicherheitsdienst: Der Dienst von Wachmann A endet erst dann, wenn Wachmann B seinen Dienst angetreten hat. Obwohl der Dienst von A chronologisch vor dem Dienst von B liegt, wird A im Netzplan als Nachfolger von B betrachtet, da sein Ende logisch vom Beginn des Dienstes von B abhängt.

Die Art der Abhängigkeiten hat maßgeblich Einfluss auf die zeitliche Flexibilität innerhalb des Projekts: So ermöglichen AA-Verbindungen ebenso wie EE-Verbindungen ein gleichzeitiges Arbeiten, da Vorgänge überlappen können – ein deutlich gelockerter Zeitplan ist die Folge. EA- und AE-Verbindungen hingegen sind aufgrund ihrer linearen Abhängigkeit voneinander deutlich restriktiver und erlauben somit ein geringes Maß an Flexibilität – der Zeitplan bleibt hier starr und erlaubt kaum noch korrigierende Eingriffe.

Schritt 5: Vorwärts- und Rückwärtsberechnung durchführen

Nun geht es daran, die frühesten sowie spätesten Start- und Endzeitpunkte zu berechnen: Während zur Festlegung der frühestmöglichen Anfangszeitpunkte (FAZ) und Endzeitpunkte (FEZ) eine Vorwärtsrechnung durchgeführt wird, ergeben sich die spätestmöglichen Anfangszeitpunkte (SAZ) und Endzeitpunkte (SEZ) aus der sogenannten Rückwärtsrechnung – stets entlang der im Vorfeld festgelegten Pfade, die durch die gerichteten Pfeile angezeigt werden.

Bei der Vorwärtsrechnung folgen Sie den Pfaden von der ersten Aktivität hin zur letzten und notieren für jede dieser Aktivitäten den FAZ und den FEZ. Beachten sie dabei, dass der FAZ der ersten Aktivität immer als Basis zu verstehen ist und daher stets gleich 0 gesetzt wird. Ausgehend davon ergeben sich alle weiteren Werte: Der FEZ einer jeden Aktivität ergibt sich aus der Addition des FAZ und der angenommenen Dauer. Diese Summe – also der FEZ der eben berechneten Aktivität – ist zugleich der FAZ der Nachfolge-Aktivität. Diesem Schema folgend addieren sie also nun bei jedem Knoten die Dauer zum FAZ und legen das Ergebnis als FAZ der direkt folgenden Aktivität fest. Sollte eine Aktivität gemäß Ihres Netzplans mehrere Vorgänger haben, wählen Sie stets den FEZ mit dem höchsten Wert als den FAZ der Folgeaktivität.

Bei der Rückwärtsrechnung wird das Feld von hinten aufgerollt – beginnen Sie die Berechnung der SAZ und der SEZ also bei der letzten Aktivität des Netzplans und arbeiten Sie sich entlang der Pfade rückwärts zum ersten Knoten vor, während Sie für jede Aktivität die SAZ und die SEZ notieren. Als Basis und damit Startwert für die Rückwärtsrechnung dient dabei der FEZ der letzten Aktivität – übernehmen Sie diesen als SEZ für diesen Knoten (FEZ und SEZ sind somit identisch) und subtrahieren sie davon die angenommene Dauer für diese Aktivität. Die so entstandene Differenz ist nun der SAZ der Aktivität. Da dieser SAZ stets identisch mit dem SEZ der Vorgänger-Aktivität ist, muss dieser nun nur noch übertragen werden, um die Rechnung nach identischem Schema für alle Knoten weiter durchzuführen. Hat eine Aktivität mehrere Nachfolger, wählen Sie stets den SAZ mit dem geringsten Wert als SEZ aus.

Ob alle Berechnungen korrekt ausgeführt wurden, merken Sie sobald Sie mit ihrer Rückwärtsrechnung wieder bei der ersten Aktivität des Netzplans angekommen sind. Denn richtig liegen sie nur dann, wenn der Wert des SAZ mit dem Wert des FAZ übereinstimmt – also gleich 0 ist!

Schritt 6: Pufferzeiten berechnen und kritischen Pfad bestimmen

Auf der Basis der durchgeführten Berechnungen lassen sich nun die Pufferzeiten für jede Aktivität bestimmen sowie der kritische Pfad identifizieren:

• Gesamtpuffer: Dieser gibt die maximale Zeitspanne an, um die eine Aktivität A verschoben werden kann, ohne dass dadurch der geplante Endtermin des Projekts verschoben wird. Formel: GP = SAZ(A) - FAZ(A) = SEZ(A) - FEZ(A)
• Freier Puffer: Dieser gibt die maximale Zeitspanne an, um die eine Aktivität A verschoben werden kann, ohne dass die Nachfolger-Aktivität (NF) davon beeinflusst wird. Formel: FP = FAZ(NF) - FEZ(A)
• Kritischer Pfad: Anhand der Pufferzeiten lässt sich der kritische Pfad identifizieren, da es sich bei diesem um den längsten Pfad innerhalb des Netzplans handelt, dessen Aktivitäten weder einen freien Puffer noch einen Gesamtpuffer aufweisen. Eine Verzögerung bei einer dieser Aktivitäten würde also unweigerlich zu einer Verzögerung des gesamten Projekts führen – die Einhaltung des geplanten Endtermins ist also kritisch.

Schritt 7: Probleme erkennen und Maßnahmen einleiten

Zeigt sich, dass das Projekt nach den ersten Planungen und Berechnungen im angedachten zeitlichen Horizont nicht umsetzbar ist, beginnt der iterative Prozess der Optimierung: Es gilt nun, an den Stellschrauben zu drehen, um den Terminplan realistisch einhaltbar zu gestalten:

• Terminliche Optimierung innerhalb der bestehenden Planung: Zunächst sollten alle Möglichkeiten genutzt werden, den Terminplan innerhalb der gegebenen Struktur zu optimieren. Dazu zählt die Ressourcenanpassung innerhalb vorhandener Zeitpuffer, d. h. das Strecken, Stauchen, Verschieben oder – sofern fachlich zulässig – Unterbrechen einzelner Aktivitäten.
• Strukturelle Anpassung der Planung: Reichen diese Maßnahmen nicht aus, kann eine gezielte Überarbeitung von Arbeitspaketen sinnvoll sein. Durch das Neuabgrenzen, Zusammenfassen oder Aufteilen von Arbeitspaketen lassen sich Abhängigkeiten verändern und zusätzliche Steuerungsspielräume im Terminplan schaffen.
• Abstimmung und Kommunikation: In jeder Phase der Optimierung ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam und den relevanten Stakeholdern erforderlich. Regelmäßige Abstimmungen unterstützen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und tragfähige Entscheidungen gemeinsam abzusichern.

Tipps für die Praxis¶

In der Praxis ist der Einsatz spezifischer Softwaretools zur Unterstützung der Termin- und Netzplanung weit verbreitet – insbesondere bei umfangreichen oder komplexen Projekten. Eines der am häufigsten genutzten Programme ist dabei Microsoft Project, das eine Vielzahl funktionaler Möglichkeiten bietet und somit in zahlreichen Organisationen zum Standard gehört:

• Erstellung von Grob- und Feinterminplänen
• Darstellung von Abhängigkeiten durch Netzpläne
• Ermittlung des kritischen Pfades zur Terminoptimierung
• Ressourcenplanung: Zuordnung von Personal, Kosten und Materialien

Vorteile im Überblick:

• Detailtiefe: Detaillierte Strukturierung und präzise Planung möglich.
• Monitoring-Funktion: Fortschritte lassen sich systematisch verfolgen und auswerten.
• Kritischer Pfad: Automatisierte Berechnung des kritischen Pfads zur Terminoptimierung.
• Möglichkeit der Simulation: Vergleich unterschiedlicher Szenarien zur Optimierung der Pläne.

Trotz ihrer Leistungsfähigkeit ist die Anwendung von Microsoft Project nicht uneingeschränkt vorteilhaft. Zwei typische Herausforderungen sind:

• Begrenzte Teamzusammenarbeit: Die Zusammenarbeit mit Microsoft Project ist oft weniger intuitiv als bei moderneren Cloud-Lösungen.
• Unübersichtlichkeit bei Großprojekten: Vor allem Gantt-Diagramme können bei sehr großen Projektplänen schnell unübersichtlich werden.

Je nach Art, Umfang und Methodik des Projekts kann auch der Einsatz anderer Tools von Vorteil sein:

• Primavera: Besonders im Bau- und Ingenieurwesen weit verbreitet; sehr leistungsstark bei großen Infrastrukturprojekten.
• Smartsheet: Einfache, tabellenbasierte Benutzeroberfläche; besonders flexibel und benutzerfreundlich; gute Integration mit anderen Tools.
• Online-Tools für agiles Projektmanagement: Plattformen wie Trello, Asana oder Wrike sind besonders geeignet für kleinere Projekte oder Teams, die nach agilen Methoden arbeiten. Sie bieten zwar keine vollumfängliche Netzplantechnik, sind aber intuitiv bedienbar und kollaborativ ausgerichtet.

Dank der belastbaren Terminplanung wissen wir nun, wann und in welcher Reihenfolge die Aktivitäten durchgeführt werden. Doch jede Zeiteinheit, jedes Arbeitspaket und jede Ressource hat ihren Preis. Im nächsten Schritt widmen Sie sich daher der Kosten- und Budgetplanung. Sie lernen, wie sich Aufwände realistisch kalkulieren, Budgets strukturieren und finanzielle Risiken frühzeitig erkennen und steuern lassen.