Ablauf- und Terminplanung¶

Zeit ist eine begrenzte Ressource in Projektmanagement. Vor dem Hintergrund des Magischen Dreiecks wird deutlich, warum ein effektives Zeitmanagement als Schlüsselfaktor für den Projekterfolg gilt. Denn nur wenn es gelingt, den zeitlichen Rahmen realistisch zu planen, zu überwachen und bei Bedarf anzupassen, können Termine eingehalten und Projektziele erreicht werden, ohne dass darunter die Qualität leidet oder Budgetgrenzen überschritten werden. Die Methoden und Prozesse der Terminplanung leisten hierbei einen wesentlichen Beitrag.

Zu Beginn dieses Kapitels finden Sie zunächst eine allgemeine Einführung, die Ihnen die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Instrumenten der Terminplanung – Ablaufplan, Terminplan und Netzplan – näherbringen soll. Im Anschluss wartet dann eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer belastbaren Terminplanung auf Sie – mit allen relevanten Kerngrößen, Definitionen und Formeln.

Ebenen der Terminplanung – vom Ablaufplan zum Terminplan¶

Für die Terminplanung Ihres Projekts brauchen Sie zunächst einen Ablaufplan. Dieser legt fest, welche Arbeitspakete bzw. Aktivitäten in welcher Reihenfolge umzusetzen sind. Anschließend wird auf Basis des Ablaufplans der Terminplan erstellt, der die konkrete zeitliche Einordnung der Arbeitspakete bzw. Aktivitäten beinhaltet.

Der Ablaufplan basiert auf den im PSP definierten Arbeitspaketen (Grobterminplan) und gegebenenfalls auf deren einzelnen Aktivitäten (Feinterminplan). Bevor Sie den Ablaufplan erstellen, müssen Sie festlegen, ob Sie diesen auf Arbeitspaket- oder Aktivitätenebene erstellen möchten. Im Folgenden sprechen wir von der Arbeitspaketebene. Der Ablaufplan mit Aktivitäten folgt dem gleichen Vorgehen, ist aber feingranularer. Im Ablaufplan werden die Arbeitspakete auf Basis ihrer Beziehungen und Abhängigkeiten in eine logische Abfolge gebracht: Welche Tätigkeiten sind zwingend vor- oder nachgelagert, welche können parallel bearbeitet werden und welche sind völlig unabhängig zu betrachten?

Auf den Ablaufplan folgt die Erstellung des Terminplans. Dafür sind die Zeitdauern der jeweiligen Arbeitspakete erforderlich, die dem ausgefüllten Arbeitspaketformular entnommen werden können. Anschließend werden die frühest- und spätestmöglichen Anfangs- und Endzeitpunkte für jedes Arbeitspaket berechnet und der kritische Pfad identifiziert.

Der Terminplan sollte in Abstimmung mit dem Auftraggeber freigegeben werden, damit bildet er die verbindliche Grundlage für die Projektsteuerung.

Darstellungsweisen der Terminplanung¶

Eine gängige Darstellungsform für Terminpläne ist die Netzplantechnik. Im Netzplan wird die Abfolge der Arbeitspakete durch gerichtete Pfeile veranschaulicht. Der Fokus liegt dabei insbesondere auf den logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen sowie auf der Identifikation des kritischen Pfads.

Die Visualisierung des Terminplans als Netzplan ist nicht die einzige Möglichkeit der grafischen Darstellung. In der Praxis finden auch sogenannte Gantt-Diagramme Anwendung. Dabei handelt es sich um Balkendiagramme, die die Dauer der einzelnen Arbeitspakete durch Ihre Länge veranschaulichen. Während also ein Netzplan den Fokus in der Darstellung auf die Abhängigkeiten der Arbeitspakete untereinander legt, ohne dabei aber deren Dauer grafisch sichtbar zu machen, stehen beim Gantt-Diagramm die Zeitdauern im Mittelpunkt.

Ergänzend dazu kann eine tabellarische Darstellung eingesetzt werden. Diese bietet eine strukturierte Übersicht aller relevanten Planungsinformationen, wie Start- und Endtermine, Dauern, Verantwortlichkeiten sowie Pufferzeiten. Im Vergleich zu den grafischen Darstellungen ist sie weniger visuell, ermöglicht jedoch eine kompakte und gut nachvollziehbare Dokumentation.

Schritt-für-Schritt zur belastbaren Terminplanung¶

Während Gantt-Diagramme insbesondere die zeitliche Dauer von Arbeitspaketen visualisieren und tabellarische Darstellungen eine kompakte Übersicht über alle Planungsdaten bieten, fokussiert sich die Netzplantechnik auf die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen.

Gerade diese Abhängigkeiten sind entscheidend für das Verständnis des Projektablaufs, da sie aufzeigen, welche Vorgänge parallel durchgeführt werden können und welche zwingend aufeinander folgen müssen. Zudem ermöglicht die Netzplantechnik die Identifikation des kritischen Pfads, der maßgeblich die Projektdauer bestimmt.

Aus diesem Grund wird im Folgenden die Netzplantechnik detailliert betrachtet. Für Ihr Projekt möchten wir Ihnen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben, die Sie vom PSP zum Netzplan führt.

Schritt 1: Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge bringen

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Netzplans besteht darin, die im PSP angelegten Arbeitspakete in eine logische, ablauforientierte Reihenfolge zu bringen. Dabei helfen folgende zentrale Fragen:

• Welches Arbeitspaket muss zuerst bearbeitet werden?
• Welche Arbeitspakete sind in welcher Art und Weise voneinander abhängig – d. h. welche Arbeitspakete müssen bereits abgeschlossen sein, bevor andere beginnen können?
• Welche Arbeitspakete können parallel bearbeitet werden?

Schritt 2: Fehlende Arbeitspakete ergänzen

Nach der ersten Strukturierung gilt es noch einmal zu überprüfen, ob alle relevanten Arbeitspakete abgebildet werden.

Hier empfiehlt sich die Abläufe im Netzplan einer Plausibilitätsprüfung zu unterziehen. Anschließend werden eventuell fehlende Arbeitspakete sowohl im PSP als auch im Netzplan ergänzt.

Schritt 3: Zusätzliche Informationen in die Felder des Netzplans einbringen

Aus dem bereits ausgefüllten Arbeitspaketformular können zusätzliche Informationen in die Felder des Netzplans übernommen werden.

• Titel - Pflichtfeld
• Dauer - Pflichtfeld
• Nummer des Arbeitspakets - optionales Feld
• Verantwortlicher - optionales Feld

Schritt 4: Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen festlegen

Die Definition der Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen bildet die Grundlage für die Berechnung des Netzplans und die Steuerung des Projekts. Beachten Sie, dass ein Arbeitspaket mehrere Vorgänger oder Nachfolger haben kann. Der Einfachheit halber werden im Folgenden die Abhängigkeiten jeweils nur eines Vorgängers bzw. Nachfolgers betrachtet. Es gibt drei verschiedene Folgen:

• Ende-Anfang (EA, Standardfolge): Hierbei handelt es sich um die Standardbeziehung – ein Arbeitspaket kann erst beginnen, wenn das vorhergehende vollständig abgeschlossen ist. Ein typisches Beispiel ist das Betonieren eines Fundaments und der anschließende Aufbau der Wände: Erst wenn das Fundament vollständig hergestellt und ausgehärtet ist, kann mit dem Errichten der Wände begonnen werden. Eine zeitliche Überlappung ist hier nicht möglich, da das zweite Arbeitspaket logisch vom Abschluss des ersten abhängt.
• Anfang-Anfang (AA, Anfangsfolge): Zwei Arbeitspakete sind so miteinander verknüpft, dass ihr Beginn zeitlich zusammenfällt oder aneinander gekoppelt ist. Ein Beispiel ist das Backen verschiedener Plätzchensorten: Beide Sorten werden gleichzeitig in den Backofen geschoben, da der Backvorgang zur selben Zeit starten soll. Abhängig von Teigart und Backdauer können die Plätzchen jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten fertig sein und entsprechend nacheinander aus dem Ofen genommen werden. Der gemeinsame Start ist entscheidend, nicht das gleichzeitige Ende.
• Ende-Ende (EE, Endfolge): Zwei Arbeitspakete sind so miteinander verknüpft, dass sie gleichzeitig enden. Ein Beispiel ist das Kochen von Soße und Nudeln: Beide sollen zur gleichen Zeit servierfertig sein. Die Soße kann bereits früher angesetzt und über einen längeren Zeitraum köcheln, während die Nudeln erst kurz vor dem Servieren ins Wasser gegeben werden. Entscheidend ist dass beide Arbeitspakete gleichzeitig abgeschlossen werden.

Schritt 5: Vorwärts- und Rückwärtsberechnung durchführen

Nun geht es daran, die frühesten sowie spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte zu berechnen: Während zur Festlegung der frühestmöglichen Anfangszeitpunkte (FAZ) und Endzeitpunkte (FEZ) eine Vorwärtsrechnung durchgeführt wird, ergeben sich die spätestmöglichen Endzeitpunkte (SEZ) und Anfangszeitpunkte (SAZ) aus der sogenannten Rückwärtsrechnung.

Bei der Vorwärtsrechnung folgen Sie den Pfaden vom ersten Arbeitspaket hin zum letzten und berechnen für jedes dieser Arbeitspakete den FAZ und den FEZ. Beachten sie dabei, dass der FAZ des ersten Arbeitspakets immer als Basis zu verstehen ist und daher gleich 0 gesetzt wird. Ausgehend davon berechnen Sie alle weiteren Werte: Der FEZ eines jeden Arbeitspakets ergibt sich aus der Addition des FAZ und der festgelegten Dauer. Diese Summe – also der FEZ des eben berechneten Arbeitspakets – ist zugleich der FAZ des Nachfolgearbeitspakets. Diesem Schema folgend addieren sie also nun bei jedem Arbeitspaket die Dauer zum FAZ und legen das Ergebnis als FAZ des direkt folgenden Arbeitspakets fest. Sollte ein Arbeitspaket mehrere Vorgänger haben, nehmen Sie den höchsten FEZ-Wert der Vorgänger als FAZ-Wert für dieses Arbeitspaket.

Bei der Rückwärtsrechnung wird das Feld von hinten aufgerollt – beginnen Sie die Berechnung der SAZ und der SEZ also beim letzten Arbeitspaket des Netzplans und arbeiten Sie sich entlang der Pfade rückwärts zum ersten Arbeitspaket vor, während Sie für jedes Arbeitspaket die SAZ und die SEZ berechnen. Als Basis und damit Startwert für die Rückwärtsrechnung dient dabei der FEZ des letzten Arbeitspakets – übernehmen Sie diesen als SEZ für dieses Arbeitspaket (FEZ und SEZ sind somit identisch) und subtrahieren sie davon die angenommene Dauer für dieses Arbeitspaket. Die so entstandene Differenz ist nun der SAZ des Arbeitspakets. Da dieser SAZ identisch mit dem SEZ des Vorgänger-Arbeitspakets ist, muss dieser nun nur noch übertragen werden, um die Rechnung nach identischem Schema für alle Arbeitspakete weiter durchzuführen. Hat ein Arbeitspaket mehrere Nachfolger, wählen Sie den SAZ mit dem geringsten Wert als SEZ aus.

Ob alle Berechnungen korrekt ausgeführt wurden, merken Sie sobald Sie mit ihrer Rückwärtsrechnung wieder beim ersten Arbeitspaket des Netzplans angekommen sind. Denn richtig liegen sie nur dann, wenn der Wert des SAZ mit dem Wert des FAZ übereinstimmt – also gleich 0 ist.

Schritt 6: Pufferzeiten berechnen und kritischen Pfad bestimmen

Auf der Basis der durchgeführten Berechnungen lassen sich nun die Pufferzeiten für jedes Arbeitspaket bestimmen sowie der kritische Pfad identifizieren:

• Gesamtpuffer (GP): Dieser gibt die maximale Zeitspanne an, um die ein Arbeitspaket (A) verschoben werden kann, ohne dass dadurch der geplante Endtermin des Projekts verschoben wird. Formel: GP = SAZ(A) - FAZ(A) = SEZ(A) - FEZ(A)
• Freier Puffer (FP): Dieser gibt die maximale Zeitspanne an, um das eine Arbeitspaket (A) verschoben werden kann, ohne dass das Nachfolger-Arbeitspaket (NF) davon beeinflusst wird. Formel: FP = FAZ(NF) - FEZ(A)
• Kritischer Pfad: Anhand der Pufferzeiten lässt sich der kritische Pfad identifizieren, da es sich bei diesem um den längsten Pfad innerhalb des Netzplans handelt, dessen Arbeitspakete keinen Gesamtpuffer aufweisen. Eine Verzögerung bei einem dieser Arbeitspakete würde also unweigerlich zu einer Verlängerung des gesamten Projekts führen – die Einhaltung des geplanten Endtermins ist also kritisch.

Schritt 7: Probleme erkennen und Maßnahmen einleiten

Zeigt sich, dass das Projekt nach dem ersten Berechnungsdurchlauf im angedachten zeitlichen Horizont nicht umsetzbar ist, beginnt der iterative Prozess der Optimierung: Es gilt nun, an den Stellschrauben zu drehen, um den Netzplan realistisch einhaltbar zu gestalten:

• Kapazitäts- und Ressourcenanpassungen von Arbeitspaketen mit Puffer: Arbeitspakete können zeitlich gestaucht (z. B. durch Erhöhung des Personaleinsatzes) oder gestreckt werden (z. B. bei reduzierter Verfügbarkeit von Ressourcen). Im Rahmen der Netzplanoptimierung können Arbeitspakete unter bestimmten Voraussetzungen in Zeiten verschoben werden, in denen Mitarbeitende nicht voll ausgelastet sind. Darüber hinaus können Arbeitspakete, sofern dies fachlich zulässig ist, auch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Beachten Sie in diesem Fall, dass Sie ggf. eine zusätzliche Vor- und Einarbeitungszeit berücksichtigen müssen. Nun besteht die Möglichkeit, freie Kapazitäten für Arbeitspakete auf kritischen Pfaden zu nutzen.
• Strukturelle Anpassung der Planung: Reichen diese Maßnahmen nicht aus, kann eine gezielte Überarbeitung von Arbeitspaketen sinnvoll sein. Durch das Neuabgrenzen, Zusammenfassen, Aufteilen oder Streichen von Arbeitspaketen lassen sich möglicherweise Abhängigkeiten verändern und zusätzliche Steuerungsspielräume im Netzplan schaffen.

Tipps für die Praxis¶

Sie haben Ihren Terminplan nun erstellt.

1. Aktualisieren Sie ihn regelmäßig, denn eine kontinuierliche Pflege stellt sicher, dass Abweichungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.
2. Stimmen Sie den Terminplan im Projektteam regelmäßig ab, um ein gemeinsames Verständnis über den Projektfortschritt sicherzustellen.

3. Setzen Sie ein Softwaretool zur Unterstützung ein, denn es bietet Ihnen eine Vielzahl funktionaler Möglichkeiten, u. a. zur:

4. Erstellung von Grob- und Feinterminplänen

5. Visualisierung der Abhängigkeiten
6. Automatischen Ermittlung des kritischen Pfades zur Terminoptimierung
7. Meilensteinnachverfolgung
8. Fortschrittsverfolgung
9. Soll-Ist-Analyse

Dank der belastbaren Terminplanung wissen wir nun, wann und in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete durchgeführt werden. Doch jede Zeiteinheit, jedes Arbeitspaket und jede Ressource hat ihren Preis. Im nächsten Schritt widmen Sie sich daher der Kosten- und Budgetplanung. Sie lernen, wie sich Aufwände realistisch kalkulieren, Budgets strukturieren und finanzielle Risiken frühzeitig erkennen und steuern lassen.