Zeitmanagement¶

In der Projektarbeit ist Zeit einer der limitierenden Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg bei Ihrem Vorhaben entscheiden können. Stetig näher rückende Deadlines gehören zu den alltäglichen Herausforderungen, die eine optimale Nutzung vorhandener Ressourcen erfordern: Hier können Ihnen von Experten entwickelte und in der Praxis erprobte Methoden – die im Folgenden noch ausführlich vorgestellt werden – helfen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, indem Sie lernen, Aufgaben zu priorisieren und zu delegieren.

Selbstmanagement als Grundlage für Zeitmanagement¶

Doch zunächst einmal: Die Basis für ein funktionierendes Zeitmanagement bildet ein konsequentes Selbstmanagement. Anders als das Zeitmanagement, welches primär die äußere Organisation von Aufgaben und Terminen umfasst, richtet sich Selbstmanagement auf die Steuerung und Anpassung von Verhaltensweisen, Gewohnheiten und Einstellungen gemäß der eigenen Zielvorstellungen. Damit greift Selbstmanagement deutlich weiter und bezieht Disziplin, Motivation und Eigenverantwortung mit ein. Nur wer sich selbst gut managt, also durch Reflexion seine Verhaltensweisen, Gewohnheiten und Einstellungen steuert, kann so auch sein Zeitmanagement optimieren.

Folgende Tipps können Ihnen dabei helfen, die Basis für Ihr Zeitmanagement zu schaffen:

Effizienzsteigerung durch Erholung¶

Eine hohe Arbeitsbelastung führt schnell zu Stress, unter dem Ihre Konzentration früher oder später unweigerlich leiden wird. Daher sollten Sie sich neben einem gesunden und aktiven Lebensstil auch um ausreichend Erholungsphasen bemühen. Planen Sie feste Pausenzeiten in Ihren Arbeitsalltag ein und halten Sie sich auch an diese – auch dann, wenn sich die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch zu türmen scheint. Kurze Unterbrechungen nach intensiver Arbeit oder eine ausgedehnte Mittagspause werden Ihnen neuen Elan verleihen, Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Stress reduzieren.

Nein sagen¶

Ein klares „Nein“ geht vielen Menschen nur schwer über die Lippen, da damit häufig die Befürchtung verbunden ist, Kollegen und Vorgesetzten vor den Kopf zu stoßen oder sie sogar zu verärgern. Dabei kann es für die eigene physische und psychische Gesundheit ebenso entscheidend sein, wie auf regelmäßige Pausen zu achten. Denn wer nie gelernt hat, Nein zu sagen, wird oftmals von einer Flut an Aufgaben überwältigt. Stress bis hin zum Burnout-Syndrom sowie schwerwiegende körperliche Erkrankungen können auch hier die Folge sein.

Dabei ist es nicht nur vollkommen akzeptabel, auch mal ein klares Nein auszusprechen, sondern sogar ein Zeichen von persönlicher Stärke. Also trauen Sie sich und sagen Sie zu gegebener Zeit höflich aber durchaus bestimmt Nein. Es ist an dieser Stelle auch nicht notwendig, sich ausführlich zu erklären oder sich gar zu entschuldigen – "Ich habe leider keine Zeit, weil ich mit meinen anderen Aufgaben bereits ausgelastet bin", ist hier vollkommen ausreichend. Im Idealfall können Sie ihrem Gegenüber eine Alternative in Form eines anderen Kollegen oder eines anderen Termins anbieten.

Routinen etablieren¶

Schaffen Sie sich feste Arbeitsroutinen und tägliche Rituale, die Ihnen dabei helfen, Ihren Tag zu strukturieren und so zu Ihrer kognitiven Entlastung beitragen. Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, täglich unzählige Entscheidungen zu treffen – durch wiederkehrende Abläufe behalten Sie jedoch den Kopf für die wirklich wichtigen frei. So können Sie es sich beispielsweise zur Gewohnheit machen, jeden Tag mit der Bearbeitung der dringlichsten Aufgabe zu beginnen und ihn mit einer Reflexion über Ihren Fortschritt zu beschließen.

Ziele setzen und verfolgen¶

Um Ihre Ziele stets diszipliniert verfolgen zu können, sollten diese klar definiert und realistisch erreichbar sein – so verlieren Sie nicht die Motivation oder gar den Fokus. Zudem sollten Sie Ihre Ziele und die nötigen Schritte zur Zielerreichung stetig einer erneuten Überprüfung unterziehen, um Ihr geplantes Vorgehen bei Bedarf anzupassen – so bleiben sie auf dem richtigen Kurs und können Ihre Erfolge messen!

Ablenkungen vermeiden¶

Im Arbeitsalltag werden sich immer wieder Zeitfresser einschleichen, die Sie von Ihren Aufgaben abhalten können. Hierzu zählen beispielsweise wenig produktive und damit unnötige Meetings oder auch die Ablenkung durch permanent auf Ihrem Bildschirm erscheinende E-Mail-Benachrichtigungen. Es ist nun an Ihnen, diese Störfaktoren zu erkennen, um sie anschließend deutlich zu reduzieren. Schalten Sie also beispielsweise die Benachrichtigungsfunktion für E-Mails aus und planen Sie stattdessen lieber feste Zeiten für deren Bearbeitung ein.

Methoden des Zeitmanagements¶

Die im Folgenden nun vorgestellten Methoden können Sie dabei unterstützen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Im Fokus steht dabei stets die Priorisierung von Aufgaben. Denn diese ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektabschluss. Aber natürlich können Sie niemals als Einzelkämpfer siegen, sondern sind immer auch auf Ihr gesamtes Team angewiesen. Sie müssen also nicht nur lernen, Aufgaben zu priorisieren, sondern auch, diese bei Bedarf zu delegieren – und zwar gekonnt.

Delegieren will gelernt sein¶

Das Delegieren von Aufgaben ist keineswegs ein Zeichen von Schwäche, sondern spricht für starke Management- und Führungsqualitäten. Sie mögen sich zwar zunächst davor scheuen, denn häufig scheint es effektiver, sich lange Erklärungen für Teammitglieder zu sparen und die Arbeit einfach schnell selbst zu erledigen. Allerdings werden auch Sie früher oder später mit all den Aufgaben, die sich auf Ihrem Schreibtisch türmen werden, überfordert sein – ganz gleich, wie organisiert Sie auch sein mögen. Hinzu kommt, dass auch die Mitglieder Ihres Teams zunehmend unzufrieden und frustriert sein werden. Denn wem nie eine Aufgabe anvertraut wird, fühlt sich schnell geringgeschätzt.

Als Projektmanager profitieren Sie in vielerlei Hinsicht davon, Aufgaben zu delegieren:

Sie haben mehr Zeit für die Aufgaben, die nicht delegiert werden können.
Ihre Teammitglieder sind motivierter und erweitern ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten.
Aufgaben zu delegieren verbessert die Gesamteffizienz der Organisationseinheit – sei es das Projektteam oder eine Abteilung.
Der Krankenstand von überlasteten Führungskräften sinkt.
Muss sich eine Führungskraft oder ein Wissensträger einmal freistellen lassen, können Kollegen dies ohne Probleme abfedern, da sie bereits mit den nun anfallenden Aufgaben vertraut sind.

Sie sollten sich allerdings davor hüten, Aufgaben, die Sie selbst nicht mehr bewältigen können, einfach unreflektiert an Kollegen oder Teammitglieder zu delegieren, da auch hier die Gefahr einer Überlastung droht. Die Übernahme von Aufgaben sollte daher stets im Team besprochen werden. Dabei gilt der Grundsatz: Sie können nur Aufgaben delegieren, wenn sich Ihr Gegenüber auch dazu bereit erklärt, diese zu übernehmen. Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Ziel. Es ist Ihre Aufgabe, im Team deutlich zu machen, dass es jedem erlaubt ist, zusätzliche Anforderungen abzulehnen, ohne Folgen befürchten zu müssen, wenn die gefühlte Belastung für den Einzelnen nicht mehr zu bewältigen ist. Und bleiben Sie immer fair: Es ist kein guter Stil, besonders ungeliebte Aufgaben einfach an untergeordnete Mitarbeitende zu delegieren!

Wenn Sie also Aufgaben delegieren, beachten Sie noch die folgenden Tipps:

Geben Sie Mitarbeitenden eine genaue Erläuterung der Aufgabe.
Machen Sie den Zweck und das Ziel der Aufgabe deutlich.
Vergewissern Sie sich durch Nachfragen, ob die Mitarbeitenden alles verstanden haben.
Vereinbaren Sie mit Mitarbeitenden eine Frist.
Überprüfen Sie den Fortschritt und holen Sie zu den vereinbarten Terminen Feedback ein.
Erlauben Sie Ihren Teammitgliedern, ihre eigenen Methoden und Ideen bei der Durchführung der Aufgabe einzubringen.
Sorgen Sie dafür, dass die anderen Mitarbeitenden darüber informiert werden, dass die Aufgabe an jemand anderen vergeben wurde.

Die Eisenhower-Matrix¶

Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig – diese Einsicht wird dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten und einstigen Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte Dwight D. Eisenhower, der zeitlebens für seine außergewöhnlichen organisatorischen Fähigkeiten bekannt gewesen ist, zugeschrieben. Später entwickelten Experten für Zeitmanagement – wie Stephen R. Covey – daraus eine Systematik zur Priorisierung anfallender Aufgaben: Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode, eröffnet mittels der Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Kategorien, denen Aufgaben zunächst zugeordnet und anschließend in der angeratenen Art und Weise bearbeitet werden. Durch die Darstellung mittels eines Koordinatensystems – die Wichtigkeit wird hier an der x-Achse, die Dringlichkeit an der y-Achse angetragen – ergeben sich vier Quadranten:

Wichtig und dringend (Quadrant I): Diese Kategorie fasst alle Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, da sie unmittelbar Einfluss auf Ihre Ziele nehmen. Rücken Sie diese Aufgaben also in den Mittelpunkt und seien Sie bei ihrer Bearbeitung konzentriert und konsequent – Unterbrechungen gilt es hier in jedem Fall zu vermeiden.
Wichtig, aber nicht dringend (Quadrant II): Aufgaben dieser Kategorie sind zwar strategisch wichtig, aber aufgrund fehlender oder weit in der Zukunft liegender Deadline nicht dringend – hierzu zählen beispielsweise langfristig angelegte Planungen oder angedachte Weiterbildungen. Oftmals ist es im Arbeitsalltag nicht möglich, diese Aufgaben wirklich konsequent abzuarbeiten, da Sie immer wieder durch dringlichere Tätigkeiten gefordert sein werden oder zusätzliche Informationen benötigen. Nutzen sie daher ein System zur Wiedervorlage, um diese Aufgaben zu terminieren. Mit der nötigen Ruhe wird es Ihnen gelingen, diese nach und nach zu bewältigen.
Dringend, aber nicht wichtig (Quadrant III): Ist eine Aufgabe zwar besonders dringend, aber von geringerer Wichtigkeit, sollten Sie diese delegieren. Nutzen Sie die Expertise Ihrer Mitarbeitenden, beziehen Sie diese ein und machen Sie die Teammitglieder damit zu erfolgreichen Mitstreitern.
Weder wichtig noch dringend (Quadrant IV): Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sollten Sie keinesfalls bearbeiten, sondern umgehend im Papierkorb verschwinden lassen. Gelegentlich kann es jedoch vorkommen, dass sich die Priorität einer Aufgaben ändert – aber auch das muss Ihnen keine Sorgen bereiten. Denn in diesem Fall wird die Aufgabe ganz sicher erneut auf Ihrem Schreibtisch landen.

Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)¶

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, hat seinen Ursprung in den Arbeiten des Ökonomen Vilfredo Pareto, der Ende des 19. Jahrhunderts sowohl die Verteilung des Landbesitzes in Italien als auch die Einkommens- und Vermögensverhältnisse der europäischen Länder untersuchte. Dabei stellte er fest, dass ein Großteil des Vermögens (ca. 80 %) von einem kleinen Teil der Bevölkerung (ca. 20 %) gehalten wird – und entwickelte auf der Basis seiner Beobachtungen zunächst das Modell der Pareto-Verteilung: ein mathematischer Ansatz zur Modellierung von Einkommensverhältnissen.

Später wurde daraus das allgemeinere Pareto-Prinzip abgeleitet. Dieses besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % des Aufwands erzielt werden können – im Umkehrschluss bedeutet das folglich, dass es für die restlichen 20 % auf der Seite der Ergebnisse 80 % des Aufwands bedarf. Jedoch sollte dieses Verhältnis nicht allzu starr betrachtet werden. Denn wirklich zentral ist hier die Kernaussage des Pareto-Prinzips: Es herrscht eine Ungleichverteilung zwischen investiertem Aufwand und erzieltem Ergebnis – das Prinzip behält also beispielsweise auch dann seine Gültigkeit, wenn 70 % der Ergebnisse auf 30 % des Aufwands zurückzuführen sind.

Doch wie können Sie als Projektmanager nun dieses Wissen für Ihr Projekt nutzen?

Das Pareto-Prinzip kann Ihnen dabei helfen, sowohl Ihre Effizienz als auch Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie sich zunächst auf die 20 % der Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben – also zu 80 % zu Ihrem Erfolg beitragen. So schaffen Sie sich ein überschaubares Arbeitspensum und sorgen zugleich für eine deutliche Reduktion an Komplexität, denn wenn sie stets versuchen, die vollen 100 % im Blick zu haben, besteht immer die Gefahr, die wirklich erfolgsversprechenden Aufgaben aus dem Fokus zu verlieren.

Doch hüten sie sich vor einem weit verbreiteten Missverständnis des Pareto-Prinzips: Sich auf die wesentlichen 20 % der Aufgaben zu konzentrieren, bedeutet nicht automatisch, dass die damit erzielten 80 % der Ergebnisse auch ausreichend sind für einen Erfolg Ihres Projekts – schließlich tragen auch die verbleibenden 20 % zum großen Ganzen bei. Es ist also nicht ratsam, einen Großteil der anfallenden Aufgaben zu ignorieren, stattdessen sollten Sie diese gekonnt an kompetente Teammitglieder delegieren, um sich die vollen 100 % zu sichern.

Die ALPEN-Methode¶

Die Planung zeitlicher Abläufe mittels Netzplänen ist unumstritten ein essenzieller Bestandteil zur Realisierung eines jeden Projekts – doch eine erfolgsversprechende Strukturierung ist nicht nur im großen sondern auch im kleinen Rahmen – wie der täglichen Aufgabenorganisation – von besonderer Bedeutung. Hier setzt die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert an, deren fünf Schritte Hilfestellung für eine effektiven Tagesplanung bieten, um Produktivität und Wohlbefinden zu steigern und Überlastungen vorzubeugen.

A wie Aufgaben notieren: Erfassen Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben, Termine und Verpflichtungen für den Tag.
L wie Länge schätzen: Versuchen Sie, die benötigte Zeit für die Erledigung einer jeden Aufgabe möglichst realistisch zu schätzen.
P wie Pufferzeiten einplanen: Reservieren Sie Puffer für Unvorhergesehenes.
E wie Entscheidungen treffen: Priorisieren Sie die anstehenden Aufgaben und entscheiden Sie, welche Sie selbst erledigen können und welche sie delegieren oder für einen späteren Zeitpunkt terminieren möchten.
N wie Nachkontrolle: Überprüfung Sie am Ende eines jeden Tages, welche Ihrer gesetzten Ziele Sie wirklich erreicht haben und passen Sie bei Bedarf Ihre weitere Planung an.